Langkah Mengurus ERP Tidak Kembali Mahasiswa Asing

Mungkin langsung timbul beberapa pertanyaan dibawah ini setelah membaca judul diatas;
1. Apasih itu ERP Tidak Kembali?
2. Mengapa kita perlu mengurus ERP Tidak Kembali?
3. Langkah dan dokumen persyaratan apa saja yang perlu kita persiapkan?

Sebelum saya lupa, saya ingin berbagi informasi mengenai hal ini. Kebetulan saya telah terjun langsung ke lapangan dan merasa sayang sekali apabila hal ini tidak saya rekam dalam bentuk tulisan dan membagikannya. Bila nanti saya lupa dan memerlukan proses yang sama, maka saya tidak susah lagi mengingatnya.

ERP Tidak Kembali adalah....

ERP Tidak Kembali merupakan kepanjangan dari Exit Re-Entry Permit Tidak Kembali. Ini adalah dokumen keimigrasian yang merupakan bentuk izin orang asing (WNA) yang telah memiliki KITAS (Kartu izin tinggal terbatas) untuk meninggalkan Indonesia dan tidak kembali lagi. Kalaupun WNA tersebut akan kembali lagi ke Indonesia, baik untuk urusan yang sama atau berbeda, dalam waktu yang belum dapat ditentukan, WNA akan menggunakan visa/izin tinggal yang baru nantinya.

Dokumen ini diurus/diajukan kepada Kantor Imigrasi (Kanim) setempat oleh pihak sponsor (penjamin keberadaan mahasiswa asing di Indonesia) dan di urus ketika WNA sudah tidak berada di wilayah Indonesia atau sudah pulang ke Negara asalnya.

Mudah-mudahan cukup jelas ya, apa yang dimaksud dengan ERP Tidak Kembali, sebagaimana definisi singkatnya diatas. Memang, urusan keimigrasian tidak akan menarik perhatian banyak orang kecuali bagi mereka yang merasa memerlukannya.

Saya sendiri juga begitu. Sebelum saya terjun di dunia Urusan Internasional, yang sehari-harinya perlu mengurus Inbound (mobilitas DARI luar negeri) MASUK ke wilayah kita, dan Outbound (mobilitas DARI dalam wilayah KELUAR negeri), saya bahkan tidak ingin tahu sama sekali tentang hal ini. Namun ketika sudah memerlukannya, ternyata pemahamannya cukup kompleks dan perlu terjun langsung ke lapangan untuk mendapat pemahaman yang tepat dan  jelas.

Mengapa kita perlu mengurus ERP Tidak Kembali…..

Di awal sudah saya katakan bahwa ERP Tidak Kembali adalah bentuk dokumen keimigrasian, yaitu suatu dokumen perjalanan yang dikeluarkan oleh pejabat Imigrasi bagi warga Negara Asing (WNA) yang telah mengantongi izin tinggal terbatas/Kitas. Sedangkan WNA tersebut perlu mengurus/diuruskan ERP Tidak kembali dikarenakan WNA telah meninggalkan wilayah Indonesia dan dipastikan tidak akan kembali lagi ke Indonesia menggunakan Kitas yang sama (tersebut).  Kalau kebetulan yang saya urus disini adalah milik mahasiswa asing  yang melakukan studi bergelar di Universitas tempat saya bekerja.

Begini detail kasus yang saya tangani.

Dalam situasi pandemi saat ini, yang belum membolehkan pembelajaran tatap muka/luring di kelas, maka sesuai dengan kebijakan pemerintah untuk protokol kesehatan, semua bentuk pembelajaran masih harus dilakukan secara online/daring (kecuali untuk urusan tertentu perkuliahan yang sangat memerlukan tatap muka dengan mahasiswa).  Terkait dengan hal ini, mahasiswa asing tersebut bisa saja tetap tinggal di Indonesia sambil menunggu situasi pandemi ini dapat mendukung kegiatan perkuliahan di kelas seperti sedia kala.

Namun sayangnya, keberadaan orang asing di wilayah kita, tidak bisa kita anggap sepele. Sebab, segala bentuk aktifitas dan keadaan orang asing (WNA) akan menjadi tanggung jawab sponsor/penjamin orang asing tersebut berada di suatu wilayah Indonesia. Sedangkan, tetap tidak mungkin sponsor/penjamin dapat memantau 24 jam mahasiswa asing tersebut dalam keadaan aman atau mereka dapat memastikan keselamatannya sendiri di tengah pandemi ini.

Maka dengan keadaan ini, Universitas sebagai sponsor, memberikan 2 pilihan. Pertama, mahasiswa diperbolehkan pulang kenegaranya dan dapat memastikan bahwa mahasiswa tersebut tetap mengikuti kegiatan perkuliahan  daring sesuai jadwal yang ditetapkan. Kedua, mahasiswa asing dapat tetap tinggal di Indonesia, namun harus memastikan bahwa mereka dapat menjaga kondisinya ditengah pandemi ini.

Namun ternyata, kebiajakan Negara asal mahasiswa asing tersebut, lebih merekomendasikan mereka untuk pulang ke Negaranya. Hal ini dirasa lebih baik bagi mereka terkait dengan kepastian keamanan mahasiswa asing yang bersangkutan, sehingga untuk keadaannya tidak lagi menjadi urusan dan pertanggungjawaban bagi sponsor di Indonesia. Kami ucapkan terimakasih dan apresiasi setinggi-tingginya kepada Negeri Gajah Putih atas kebijakan penjemputan warga Negara mereka di tengah pandemi ini.

Kita lanjutkan…
Dalam posisi mahasiswa asing kami pulang ke Negaranya, baik yang pulang dengan pendanaan sendiri maupun atas penjemputan negaranya, saat itu Kitas mereka di Indonesia masih berlaku. Jadi, sebelum Kitas tersebut habis masa berlakunya, mereka dapat sewaktu-waktu kembali ke Indonesia dengan Kitas (izin tinggal terbatas) yang mereka miliki. Pada Intinya, sponsor harus mencatat sedari awal, kapan masa berlaku Kitas belajar mahasiswa asing. Juga harus segera mengurus perpanjangannya, minimal 1 bulan sebelum masa berlaku Kitas habis.

Namun sayangnya, sampai 2  bulan sebelum Kitas mahasiswa habis, pandemi masih belum menunjukkan titik terang. Dimana posisi mahasiswa asing semuanya telah berada di Negara asalnya. Pembelajaranpun tetap masih dilakukan secara online. Hal ini berarti bahwa pihak sponsor harus segera bertindak. Sebagai catatan, bahwa Kitas mahasiswa asing yang akan habis tersebut, tidak boleh begitu saja dibiarkan. Karena apabila sistem Imigrasi mendeteksi ada WNA yang Kitasnya habis, namun tanpa kabar kepada Imigrasi, maka WNA tersebut akan tercatat overstay. Apabila WNA sudah ada di negaranya dalam kondisi tersebut, tanpa mengurus ERP Tidak Kembali atau memperpanjang Kitasnya, maka baik sponsor maupun WNA pasti akan mendapat masalah besar pada waktu yang akan datang.  

Sekarang pilihannya ada 2, ketika Kitas mahasiswa asing akan habis; Pertama, apakah kita akan memperpanjang Kitas tersebut? Ataukah yang kedua, kita akan memutus izin tinggal (Kitas) tersebut dengan mengurus izin yang disebut ERP Tidak Kembali ini?

Apabila keputusannya pada memperpanjang Kitas, maka mahasiswa asing yang bersangkutan harus segera kembali ke Indonesia. Sebab, untuk memperpanjang Kitas, WNA harus dalam posisi di wilayah Indonesia dan melakukan rekam fisik di Kanim setempat. Oh iya, jangan lupa sebelum memperpanjang Kitas, pihak sponsor harus mengantongi izin belajar dulu yang dikeluarkan oleh Mendikbud-dikti dan diurus setidaknya 1 bulan sebelum mengurus perpanjangan izin tinggal ke Imigrasi. Namun, apabila pilihan kita jatuh pada keputusan yang kedua, maka harus dapat memastikan bahwa ERP Tidak Kembali diurus 1 bulan sebelum masa berlaku Kitas akan habis.

Apakah sudah dapat dipahami mengapa kita perlu mengurus ERP Tidak Kembali mahasiswa asing? Intinya, apabila mahasiswa asing memutuskan untuk tidak memperpanjang Kitasnya karena situasi pandemi yang belum memungkinkan mereka kembali ke Indonesia, sedangkan Kitas tersebut akan habis, maka pada saat itulah kita perlu mengurus ERP Tidak Kembali.

Mungkin pertanyaan selanjutnya yang timbul adalah,” apakah pembelajaran mahasiswa di tempat kami sudah selesai pada saat ERP Tidak Kembali diurus?” Jawabannya BELUM SELESAI. Mahasiswa kami akan kembali lagi ke Indonesia meneruskan perkuliahannya menggunakan Visa belajar yang baru. Dan akan diurus di kemudian hari pada waktu yang sudah memungkinkan.

Langkah dan dokumen persyaratan apa saja yang perlu kita persiapkan….

Pertama, kita perlu kontak Kanim setempat untuk permasalahan  Kitas mahasiswa asing yang akan habis tersebut namun posisi mereka sudah tidak ada di Indonesia. Kamin setempat pasti akan menyediakan layanan masyarakat online/jarak jauh. Layanan yang paling mudah saya manfaatkan adalah WhatsApp chatting.

Kedua, Siapkan dokumen pengurusan ERP Tidak Kembali sesuai yang diminta pihak Kanim setempat, yaitu;

1. Surat permohonan pengajuan ERP Tidak Kembali ditujukan kepada Kepala Kanim, tandatangan Pimpinan perguruan tinggi dibubuhi stempel basah. Dokumen dikeluarkan Universitas/per nama mahasiwa asing.
2. Fotocopy 1 lembar Paspor /per nama mahasiwa asing.
3. Fotocopy 1 lembar Kitas /per nama mahasiwa asing.
4. Fotocoy 1 lembar  KTP sponsor ukuran A4 (fullpage)
5. Salinan Elektronik Kitas. Biasanya dokumen ini dikirimkan pada saat pengajuan Kitas disetujui, dan dikirimkan pihak imigrasi ke email mahasiswa asing. Apabila ada maslaah sehingga kita pihak sponsor tidak dapat mendapatkan dokumen tersebut, maka kita dapat menghubungi Kanim untuk meminta kembali dan dikirimkan ke email sponsor dengan menyertakan Nomor paspor mahasiswa asing.
6. Surat pernyataan dan Jaminan bermaterai 6000 dari sponsor/penjamin (yang formatnya telah ditentukan oleh Kanim). Dokumen ini bisa meminta contoh/formatnya kepada Kanim setempat.
7. Tiket pulang atau stempel Imigrasi yang tertera di paspor mahasiswa asing. Apabila kita tidak memilikinya dengan sebab tertentu, maka dapat dikomunikasikan kepada Imigrasi untuk dokumen pengganti.
8. Dokumen pendukung dari Universitas, seperti Surat tanda diterima sebagai mahasiswa (Offer Letter/Letter of Acceptance), atau SK mahasiswa, atau Sk Beasiswa (apabila mahasiswa tersebut mendapat beasiswa), atau Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). Intinya, dokumen pendukung ini dapat menyebutkan dari kapan dan sampai kapan mahasiswa asing tersebut akan berada di Indonesia untuk keperluan belajarnya.
9. Surat kuasa bermaterai 6000 pengurus ERP Tidak Kembali/ surat tugas perjalanan Dinas dari Universitas (Apabila diperlukan).

Ketiga, datang langsung ke Kanim setempat lalu mengisi form pengajuan ERP Tidak Kembali. Form ini akan diberikan oleh Kamin setempat pada saat pengajuan sesuai jumlah mahasiswa asing yang diurus.

Keempat, ambil dokumen bukti persetujuan Imigrasi untuk ERP Tidak Kembali mahasiswa setelah diproses selama 3 hari kerja. Dokumen ini sebagai pegangan Universitas/pihak sponsor apabila dikemudian hari ada sedikit permasalahan yang menyebabkan checking pihak imigrasi ke Universitas.

Kesimpulan

1. ERP Tidak Kembali merupakan izin WNA meninggalkan wilayah Indonesia dalam situasi Kitas mereka masih berlaku, dan tidak akan kembali ke Indonesia dengan Kitas yang sama tersebut (Pemutusan izin tinggal/Kitas).
2. ERP Tidak Kembali diurus oleh pihak sponsor pada 1 bulan sebelum masa berlaku habis. Ini sudah menjadi ketentuan pasti dari Imigrasi.
3. ERP Tidak Kembali tidak dipungut biaya apapun dari Imigrasi.
4. ERP Tidak Kembali dapat diurus oleh perwakilan Universitas, dengan menununjukkan surat kuasa/per nama WNA, atau juga dapat menunjukkan surat tugas perjalanan Dinas. Yang mengurus ERP Tidak Kembali tidak harus nama Sponsor yang namanya tertera dalam catatan Imigrasi. Apabila atas nama Universitas, biasanya sponsor adalah Rektor/Dekan/Kepala lembaga.
5. ERP Tidak Kembali diurus ketika WNA sudah tidak berada di wilayah Indonesia pada saat pengurusan. Apabila masih berada diwilayah Indonesia, dokumen yang akan diurus disebut EPO (Exit Permit Only), bukan ERP Tidak Kembali.
6. Pengurusan ERP Tidak Kembali memerlukan waktu 3 hari kerja, dan pihak sponsor akan mendapat secarik dokumen tanda bukti ERP Tidak Kembali telah disetujui. Mahasiswa asing yang bersangkutan juga akan mendapat email notifikasi untuk ERP yang telah disetujui oleh Imigrasi.
7. Pastikan semua dokumen persyaratan yang diminta Imigrasi dipenuhi dengan lengkap dan tepat.
8. Pada saat ERP Tidak Kembali tersebut telah disetujui, maka WNA tidak boleh kembali ke Indonesia dengan visa yang sama. WNA harus mengurus Visa baru sesuai keperluannya tinggal di Indonesia (lagi). Hal ini akan menjadi tanggung jawab sponsor untuk memastikannya, sebagaimana surat pernyataan bermaterai yang dibuat sebagai salah satu dokumen persyaratan pengurusan ERP Tidak Kembali. Apabila WNA yang telah disetujui ERP Tidak Kembali ternyata dikemudian hari kembali dengan Visa yang telah diputus tersebut, maka Sponsor memiliki tanggung jawab untuk memulangkannya ke Negara asalnya.

Demikian, semoga bermanfaat bagi yang memerlukannya.

Jepara, 29 Oktober 2020

Further Reading:
1. Artikel 1
2. Artikel 2