Hindari pencurian dan vandalisme.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta atau yang biasa disebut sebagai DISPUSIP menyimpan berbagai macam arsip salah satunya yaitu arsip Hindia Belanda. Arsip Hindia Belanda dapat dikategorikan sebagai penyimpanan archives untuk arsip statis karena memiliki nilai sejarah. Arsip Hindia Belanda berisi tentang perpajakan, perekonomian serta mengatur tentang kehidupan Belanda pada saat itu. Indonesia telah menyimpan berbagai arsip salah satunya yaitu arsip Hindia Belanda sekitar tahun 1800-1900 yang saat ini sedang dilakukan proses penyimpanan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.
Proses penyimpanan arsip ini yaitu dengan menerjemahkan nya terlebih dahulu sebelum akhirnya dilakukan penyimpanan, kemudian arsip ini akan dibuatkan narasi atau diterjemahkan lebih dulu. Proses preservasi arsip dapat dilakukan dengan proses laminasi arsip untuk mengurangi resiko kerusakan pada kertas, dan dapat dilakukan proses alih media menggunakan scanner alih media. Laminasi arsip adalah salah satu proses preservasi kertas agar terhindar dari kerusakan proses laminasi yaitu melapiskan kertas dengan menggunakan tisu jepang.Â
Pada gedung DISPUSIP terdapat satu ruangan yang berisi penyimpanan arsip Hindia Belanda Dukcapil yang disimpan dalam mesin dari Jerman, mesin ini adalah mesin satu-satunya yang ada di Indonesia, kelebihan dari mesin ini yaitu tahan api, tahan air dan lainnya. Arsip Hindia Belanda Dukcapil yang disimpan dalam mesin tersebut paling tua 1829 dan paling muda yaitu 1945. Pada arsip ini berisi tentang kelahiran, kematian, perkawinan campuran yang ada pada masa Eropa, Tionghoa hingga pribumi. Meskipun menggunakan mesin canggih yang tahan akan api dan berbagai bencana lainnya arsip ini perlu dilindungi menggunakan kertas bebas asam agar terhindar dari rayap, tidak mudah rusak dan tidak melebur.Â
Setelah mengetahui preservasi arsip Hindia Belanda yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta, diketahui bahwa arsip menjadi suatu dokumen penting yang harus kita lestarikan, karena arsip memiliki nilai kesejarahan. Setiap individu maupun organisasi harus mengetahui aspek pentingnya preservasi arsip supaya informasi yang dimiliki dapat tetap diakses secara jangka panjang dan terhindar dari hilangnya informasi. Dalam proses penyimpanannya arsip Hindia Belanda melalui serangkaian proses diantaranya dibuatkan narasi atau diterjemahkan terlebih dahulu selain itu untuk preservasi fisik kertas dapat dilakukan proses laminasi hal ini bertujuan untuk mengurangi resiko kerusakan, setelah itu arsip disimpan dalam mesin penyimpanan dengan suhu 13-20 derajat celcius.
Sumber Referensi :
- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta (DISPUSIP)
- PERKA ANRI No 21 Tahun 2011
- British Library 2013
- Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Pasal 16 ayat 3
