Mengenal Preservasi Arsip Hindia Belanda Bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta

Arsip adalah suatu rekaman dari kegiatan dalam berbagai bentuk sesuai dengan perkembangan teknologi yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi. Sesuai dengan pasal 16 ayat 3 UU no 43 tahun 2009 lembaga kearsipan dibagi menjadi 4 yaitu Arsip Nasional, Arsip Daerah Kabupaten/Kota, Arsip Daerah Provinsi, Arsip Perguruan Tinggi. 

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta bertugas melakukan pembaharuan informasi, menyimpan, menyediakan, mendokumentasikan, serta memberi jasa informasi kepada masyarakat. Selain itu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta juga mengelola informasi yang dimilikinya, salah satunya arsip. Arsip merupakan dokumen penting yang dapat berfungsi sebagai alat bukti. Dalam penyimpanannya suatu individu maupun organisasi harus dapat mempertimbangkan tata cara penyimpanan arsip dengan baik. Mahasiswa Universitas YARSI berkesempatan berkunjung ke DISPUSIP untuk mengetahui bagaimana preservasi arsil Hindia Belanda di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan DKI Jakarta.

Penyimpanan arsip sesuai dengan daur hidup arsip (life cycle of record) yaitu Record office untuk menyimpan record aktif atau arsip dinamis, Record Center untuk menyimpan arsip inaktif atau arsip yang harus dipindah, dan Archives untuk menyimpan arsip statis yang bernilai sejarah dan arsip vital permanen.  Menurut Perka ANRI No 21 Tahun 2011 Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, namun telah habis masa retensinya dan akan dipermanenkan.

Preservasi arsip merupakan sebuah proses perlindungan fisik akan kerusakan arsip, melindungi keberlangsungan siklus hidup arsip supaya informasi tetap dapat diakses. Preservasi arsip krusial di setiap organisasi karena arsip digunakan dalam jangka panjang, dengan terlaksananya preservasi arsip maka suatu organisasi dapat terhindar dari hilangnya informasi. Preservasi arsip bertujuan agar kerusakan arsip dapat diidentifikasi dan dilakukan penanganan yang tepat, sehingga resiko kerusakan dapat ditangani lebih awal oleh staff. Preservasi arsip juga bertujuan untuk memperpanjang usia arsip sehingga kandungan informasi yang terdapat di dalamnya dapat terus dimanfaatkan. Menurut British Library, 2013 terdapat beberapa aspek preservasi penyimpanan rekod atau arsip yaitu : 

• Penyimpanan dengan suhu 13-20 derajat Celcius

• Penyimpanan dengan kelembaban 35% RH-60% RH

• Menghindari penyimpanan serta penanganan arsip yang salah

• Menghindari area yang mudah terkena banjir dan kebakaran

• Menjaga dari serangan serangga dan tikus

• Menghindari terlalu banyak terkena cahaya matahari

• Hindari pencurian dan vandalisme.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta atau yang biasa disebut sebagai DISPUSIP menyimpan berbagai macam arsip salah satunya yaitu arsip Hindia Belanda. Arsip Hindia Belanda dapat dikategorikan sebagai penyimpanan archives untuk arsip statis karena memiliki nilai sejarah. Arsip Hindia Belanda berisi tentang perpajakan, perekonomian serta mengatur tentang kehidupan Belanda pada saat itu. Indonesia telah menyimpan berbagai arsip salah satunya yaitu arsip Hindia Belanda sekitar tahun 1800-1900 yang saat ini sedang dilakukan proses penyimpanan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.

Proses penyimpanan arsip ini yaitu dengan menerjemahkan nya terlebih dahulu sebelum akhirnya dilakukan penyimpanan, kemudian arsip ini akan dibuatkan narasi atau diterjemahkan lebih dulu. Proses preservasi arsip dapat dilakukan dengan proses laminasi arsip untuk mengurangi resiko kerusakan pada kertas, dan dapat dilakukan proses alih media menggunakan scanner alih media. Laminasi arsip adalah salah satu proses preservasi kertas agar terhindar dari kerusakan proses laminasi yaitu melapiskan kertas dengan menggunakan tisu jepang. 

dokumentasi penulis, 2023

Pada gedung DISPUSIP terdapat satu ruangan yang berisi penyimpanan arsip Hindia Belanda Dukcapil yang disimpan dalam mesin dari Jerman, mesin ini adalah mesin satu-satunya yang ada di Indonesia, kelebihan dari mesin ini yaitu tahan api, tahan air dan lainnya. Arsip Hindia Belanda Dukcapil yang disimpan dalam mesin tersebut paling tua 1829 dan paling muda yaitu 1945. Pada arsip ini berisi tentang kelahiran, kematian, perkawinan campuran yang ada pada masa Eropa, Tionghoa hingga pribumi. Meskipun menggunakan mesin canggih yang tahan akan api dan berbagai bencana lainnya arsip ini perlu dilindungi menggunakan kertas bebas asam agar terhindar dari rayap, tidak mudah rusak dan tidak melebur. 

dokumentasi penulis, 2023

Setelah mengetahui preservasi arsip Hindia Belanda yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta, diketahui bahwa arsip menjadi suatu dokumen penting yang harus kita lestarikan, karena arsip memiliki nilai kesejarahan. Setiap individu maupun organisasi harus mengetahui aspek pentingnya preservasi arsip supaya informasi yang dimiliki dapat tetap diakses secara jangka panjang dan terhindar dari hilangnya informasi. Dalam proses penyimpanannya arsip Hindia Belanda melalui serangkaian proses diantaranya dibuatkan narasi atau diterjemahkan terlebih dahulu selain itu untuk preservasi fisik kertas dapat dilakukan proses laminasi hal ini bertujuan untuk mengurangi resiko kerusakan, setelah itu arsip disimpan dalam mesin penyimpanan dengan suhu 13-20 derajat celcius.

Sumber Referensi :

• Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta (DISPUSIP)
• PERKA ANRI No 21 Tahun 2011
• British Library 2013
• Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Pasal 16 ayat 3