Memahami Arti Penting Key Performance Indicators untuk Perusahaan Rintisan

Kita memahami bahwa tujuan suatu organisasi atau entitas bisnis adalah mencari profit atau keuntungan.

Begitu pula dengan perusahaan rintisan, dalam proses mencari profit tersebut maka akan melakukan berbagai macam cara untuk mendapatkan profit sebesar mungkin.

Di dalam proses tersebut juga perusahaan rintisan melakukan pengembangan produk atau layanan untuk memenuhi ekspektasi konsumen.

Bahkan tidak jarang sampai menghire firma konsultan eksternal untuk mendapatkan insight dari perkembangan market dan perilaku konsumen.

Hal-hal tersebut tentu butuh sumber daya yang tidak sedikit baik dari segi waktu, modal, dan sumber daya manusia.

Namun demikian, di titik inilah sering terjadi paradoks dimana perusahaan rintisan sudah mengeluarkan banyak biaya namun seringkali perkembangan hasil dari semua usaha tersebut tidak terlihat.

Bahkan bukan hanya tidak terlihat tapi juga tidak bisa dipantau karena memang tidak ada yang bisa dipantau secara tangible.

Hal-hal tersebut semua dikarenakan satu permasalahan di dalam manajemen strategi yaitu Key Performance Indicators (KPI).

Key Performance Indicators yang belum dijalankan atau bahkan belum ada merupakan salah satu penyebab utama perkembangan bisnis menjadi tidak bisa dilihat dan dipantau.

KPI membantu organisasi memahami dan menjawab pertanyaan apakah perusahaan menuju ke arah yang benar dan jika tidak, ke mana perusahaan perlu membelokkan arah strategis.

Menurut saya apa pun yang diukur, tujuan KPI adalah meningkatkan kapasitas organisasi dalam menghadapi era saat ini yang sudah beyond uncertainty.

Alasan Hal Ini Penting

Alasan mendasar mengapa KPI menjadi penting karena KPI adalah ukuran kuantitatif yang digunakan untuk memantau dan menganalisis keberhasilan atau kegagalan strategi bisnis.

KPI akan membantu proses pengambilan keputusan yang efisien untuk keberlangsungan strategi bisnis dalam jangka panjang.

Konsumen, Direksi, pemilik bisnis, investor, dan vendor adalah semua pemangku kepentingan bisnis yang akan dipengaruhi oleh KPI bisnis.

Semua pihak internal perusahaan menjadi mempunyai tugas untuk memantau dan menganalisis kinerja dan indikator bisnis yang penting dan signifikan.

Misalnya bagian penjualan menangani KPI seperti volume penjualan, rasio closing, rasio konversi transaksi, dan sebagainya.

Sementara di sisi lain bagian pemasaran menangani program-program dan biaya kampanye kemudian iklan untuk menguatkan merek perusahaan.

Banyak perusahaan rintisan memasukkan KPI favorit mereka dalam pernyataan misi mereka dan mungkin juga memasukkannya ke dalam operasi sehari-hari mereka.

Hal ini tentu dibenarkan secara sudut pandang strategis. Yang menjadi permasalahan adalah ketika proses mengukur KPI atau indikator kinerja utama tersebut menjadi sia-sia.

KPI | Foto oleh Tima Miroshnichenko dari Pexels 

Hal ini disebabkan organisasi mengukur KPI tanpa menggunakannya untuk mencapai tujuan strategis.

Ketika digunakan dengan benar, KPI akan menjadi bagian penting dari strategi perusahaan.

Nah, dengan demikian maka mengukur KPI yang tepat dan membuat langkah-langkah untuk memastikan strategi terlaksana dengan tepat akan mampu membuat perusahaan rintisan menjadi way ahead of competition.

Yang Harus Dilakukan Perusahaan

Terlepas dari skala bisnis yang sudah besar atau masih rintisan, kita tidak akan bisa mendapatkan informasi apa pun dari pengukuran tersebut jika kita tidak tahu apa yang harus diukur.

Lebih buruk lagi, jika perusahaan mengukur hal yang salah, kesimpulan yang muncul akan dapat membawa bisnis ke jalan yang merugikan kinerja perusahaan.

Lantas bagaimana cara untuk menghindari hal-hal tersebut di atas?

Saya bisa katakan bahwa satu-satunya cara adalah memverifikasi bahwa pengukuran kinerja yang dibuat relevan dengan tujuan dan strategi bisnis rintisan tersebut di masa depan.

Saya paham, tentu saja, lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Begini, secara internal dan eksternal, memang betul bahwa KPI yang dirancang dengan baik dapat mengukur setiap aspek organisasi.

Namun jauh sebelum langkah tersebut, KPI harus didasarkan pada matriks dan tujuan yang tepat.

Pengukuran KPI | Foto oleh Anna Nekrashevich dari Pexels 

Ada beberapa langkah yang bisa dilakukan perusahaan rintisan untuk menemukan KPI yang sesuai dengan tahapan perkembangan bisnis.

 1. Memastikan strategi yang akan digunakan

Langkah pertama dan sangat fundamental, memastikan strategi yang akan digunakan akan mampu membuat perusahaan rintisan menghindari kesalahan elementer.

Dengan strategi yang fix maka akan dapat diturunkan menjadi penentuan KPI yang tepat pula. 

Bisa dibayangkan ketika perusahaan rintisan belum menentukan strategi apa yang akan dipakai maka parameter pengukurannya juga pasti tidak bisa diturunkan.

Jika perusahaan rintisan memulai dengan pengukuran kinerja tanpa mempertimbangkan langkah pertama ini, hal ini berisiko membuang waktu dan sumber daya pada yang tidak terkait dengan hasil yang diinginkan.

Alih-alih, gunakan tujuan strategis untuk membuat target terukur yang dapat diterapkan secara menyeluruh. 

Hanya dengan demikian maka perusahaan rintisan bisa mengidentifikasi ukuran kinerja yang akan membantu dalam mencapai tujuan dan strategi yang lebih besar.

2) KPI yang saling terhubung

Kesalahan umum lainnya saat mengatur KPI adalah membuatnya secara terpisah. Misalnya, penjualan dan complaint handling. Keduanya memang independen namun tidak berarti tidak dapat diukur dan dikaitkan.

KPI perusahaan rintisan harus terintegrasi secara horizontal dan harus dikaitkan dengan tujuan strategis yang lebih luas. 

Dalam istilah manajemen strategi, ini menyiratkan kemampuan perusahaan rintisan untuk melihat bagaimana mengubah satu metrik memengaruhi yang lain.

3. Mengukur masa depan

Sebenarnya secara teoritis pengukuran KPI yang tepat adalah tidak hanya mengukur kinerja masa kini namun juga harus mampu mengukur kinerja masa depan.

Dalam teori manajemen hal ini disebut dengan lagging dan leading indikator.

Secara sederhana lagging indikator adalah pengukuran mengenai hasil akhir suatu proses bisnis dan leading indikator adalah visi perusahaan apakah bisa digunakan untuk melihat peluang masa depan atau tidak.

Dengan memerhatikan dua tipe ini maka perusahaan akan bisa melihat masa kini dan sekaligus masa depan.

4. Fokus pada proses

Karakteristik perusahaan rintisan pasti berbeda dengan perusahaan yang sudah mapan. 

Menurut saya untuk perusahaan rintisan lebih baik fokus terlebih dahulu pada proses alih-alih hasil.

Apa alasannya? Basis pemikiran ini adalah pada akhirnya apa pun karakteristik atau industrinya, semua pengukuran tersebut mengarah kepada pertanyaan "KPI mana yang harus diprioritaskan?"

Jadi ketika kita hanya fokus pada hasil akan ada kecenderungan untuk terus menambah KPI yang tidak perlu.

Dengan fokus pada proses maka perusahaan rintisan akan mampu secara gradual melihat dan mengukur apakah strategi sudah benar, apakah KPI sudah tepat, dan apakah semua sudah terhubung atau malah tidak sama sekali.

Kesimpulan

Terakhir, ada satu poin penting yang ingin saya tekankan yaitu untuk tidak mengabaikan lingkungan eksternal perusahaan rintisan. 

Pemimpin di perusahaan rintisan harus mampu mengamati perubahan lingkungan eksternal misalnya perilaku dan selera konsumen.

Kemudian kapasitas menganalisis data yang tersedia juga menjadi poin penting yang tidak boleh dilewatkan. 

KPI yang tepat namun tidak didukung oleh kapasitas analisis data maka hanya akan menjadi angka-angka yang tidak berarti apa pun.

Dengan menentukan strategi yang tepat serta pengukuran yang fokus pada proses maka perusahaan dan bisnis rintisan akan mampu melihat indikator mana saja yang merupakan hasil akhir dan mana yang merupakan arah masa depan.

Tanpa itu semua maka penambahan modal, sumber daya, teknologi, dan bahkan digital tools yang digunakan, hanya akan menjadi pemanis cerita ketika perusahaan rintisan gagal di tengah persaingan yang cenderung semakin tanpa batas.

Salam hangat saya

Andesna Nanda

Kandidat Doktor Ilmu Manajemen Universitas Brawijaya dan praktisi manajemen strategi

Referensi:

Harvard Business Review/What Are Your KPIs Really Measuring?

Harvard Business Review/Create KPIs That Reflect Your Strategic Priorities