Kamu Harus Memahami 3 Logika Ini untuk Membuat Presentasi yang Baik

Beberapa belas tahun yang lalu ketika saya masih berada di level fresh graduate saya banyak belajar mengenai cara-cara membuat presentasi dalam bentuk Microsoft Office PowerPoint atau biasa kita sebut PowerPoint.

Di masa-masa itu saya juga banyak belajar mengenai teknis bermain dengan PowerPoint dan segala pernak-pernik-nya. Intinya saya belajar bagaimana cara memaksimalkan PowerPoint dalam pekerjaan sehari-hari.

Tahun kemudian berganti dan di satu titik saya kemudian mempertanyakan apakah memang ini yang saya butuhkan di masa depan.

Keterampilan teknis dalam membuat PowerPoint yang indah memang sangat diperlukan. Pernak-pernik teknis seperti misalnya how to know audience tetap merupakan salah keterampilan kunci yang harus dikuasai.

Namun kemudian saya berpikir ada keterampilan lain yang lebih penting di era searchlight intelligence seperti saat ini. Yaitu bagaimana kita bisa menguasai logika di balik suatu presentasi atau pembuatan PowerPoint itu sendiri.

Apa alasannya? alasannya adalah membuat presentasi dalam PowerPoint adalah sama dengan menulis.

Menulis di sini tentunya bukan hanya soal menulis di kertas tapi menulis merupakan eksplorasi pemikiran dan logika.

Mengapa Logika Itu Penting Dalam Membuat Presentasi?

Ketika kita menulis sebuah artikel maka kita (seharusnya) membuat suatu outline terlebih dahulu. Outline ini akan memudahkan kita mengisi poin-poin dalam tulisan kita sehingga kita tidak kesulitan dalam menulis.

Proses membuat outline tentunya tidak mudah. Perlu keteraturan dalam proses berpikir dan ditambah dengan riset yang diperlukan.

Tanpa proses itu hampir dipastikan outline tulisan kita akan acak dan kurang terstruktur. Nah, proses keteraturan outline tersebut membutuhkan logika berpikir yang tepat.

Logika itu sendiri adalah ilmu yang bicara mengenai ketepatan bukan kebenaran. Seperti yang sudah pernah saya tuliskan sebelumnya contoh logika adalah misalnya ketika kita akan mengukur sebuah ruangan.

Kita bisa mengukur panjang dan lebar ruangan tersebut dengan menggunakan kaki kita.

Apakah itu salah? tentu tidak. Cara tersebut bisa dibenarkan. Tapi apakah tepat? jelas tidak. Yang tepat adalah dengan menggunakan meteran.

Dengan premis itu maka dalam membuat suatu presentasi juga dibutuhkan logika yang tepat. 

Logika penting dalam presentasi | Foto oleh Monstera dari Pexels

Apa alasannya? begini, anggap saja presentasi kita adalah representasi dari sebuah organisasi. Kemudian di dalam suatu organisasi pasti ada para pemangku kepentingan. 

Pemangku kepentingan yang bisa saja dalam bentuk para pemimpin eksekutif di dalam atau di luar organisasi yang mempunyai kepentingan dengan organisasi kita.

Pemangku kepentingan ini juga bisa dalam bentuk anggota tim kita atau peers dan departemen yang bersilangan secara proses kerja.

Dari sudut pandang itu kemudian kita, sebagai si pembuat presentasi tersebut harus benar-benar memperhatikan logika yang akan kita pakai. Hal ini penting untuk memastikan pesan yang kita ingin sampaikan melalui presentasi tersebut tepat.

Sayangnya yang sering terjadi adalah kita terlalu fokus pada bagaimana cara mempresentasikan, desain, dan hal-hal teknis lainnya yang sebenarnya bisa kita lihat secara visual.

Hal tersulit sebenarnya adalah bukan hal-hal yang bisa ditangkap oleh visual tersebut. Hal yang tersulit adalah bagaimana logika kita tepat dan pesan yang ingin disampaikan dapat diterima.

Hal ini sulit karena logika itu tidak tampak secara visual. Logika hanya bisa dirasakan jika logika tersebut tepat dan mampu membuat koneksi dengan kepentingan para pemangku kepentingan tersebut.

Dengan logika yang tepat maka pesan yang ingin kita sampaikan melalui presentasi tersebut akan mampu menembus batas rencana bisnis dan strategi dari para pemangku kepentingan.

Ketika kita mampu melakukan itu maka dapat dipastikan presentasi kita akan tidak mudah dilupakan dan akan menjadi prioritas utama para pemangku kepentingan.

Lantas Apa 3 Logika Yang Harus Kita Kuasai?

Pengalaman saya bekerja dengan para pemimpin hebat yang tidak hanya mampu membuat presentasi yang menarik tapi sekaligus presentasi yang strategis, ada 3 logika yang harus kita pakai ketika menyusun suatu presentasi.

1. Para pemangku kepentingan itu sebenarnya tidak terlalu peduli dengan desain presentasi kita

Ini logika dasar pertama yang harus kita miliki. Kita sering terjebak dengan paradigma bahwa presentasi yang hebat adalah presentasi yang mengedukasi dan mempersuasi. 

Padahal alasan utama presentasi diterima adalah karena para pemangku kepentingan tersebut berpikir apa yang kita tawarkan akan membantu bisnis atau pekerjaan mereka.

Sebagus apa pun desain dan teknik presentasi kita namun kita tidak bisa menampilkan logika yang tepat untuk mengirimkan pesan bahwa kita bisa membantu bisnis dan pekerjaan mereka maka presentasi kita tidak akan banyak membantu.

Saya sering mengalami hal ini ketika saya fokus dengan desain tapi lupa dengan logika konten yang tepat. Hal ini membuat presentasi saya enak dipandang tapi tidak terkoneksi di otak.

2. Para pemangku kepentingan itu tidak memiliki awal pemahaman yang sama dengan kita

Logika yang kedua dan sering terlupakan adalah para pemangku kepentingan itu tidak pernah memiliki awal pemikiran yang sama dengan kita.

Ini membuat kita terjebak pada teknis presentasi yang seakan-akan kita dan mereka berada pada titik yang sama padahal tidak sama sekali.

Logikanya adalah seperti kita akan menonton serial atau film yang sudah berjalan beberapa musim atau sekuel, maka jika kita menonton dengan orang yang berbeda-beda seharusnya ekspektasi kita adalah titik awalnya berbeda.

Untuk mendapatkan punch kita perlu logika dalam mengirimkan pesan di dalam presentasi kita tersebut agar pemangku kepentingan itu "diarahkan" pada titik yang sama dengan kita.

Jika kita gagal mengirimkan logika yang tepat untuk ini walaupun presentasi dan desain PowerPoint kita sudah maksimal namun tetap saja kemungkinan mereka gagal paham cukup besar.

Saya pernah mengalaminya di awal-awal karir di bidang yang sekarang saya tekuni. Waktu itu saya sibuk sekali membuat slides yang terbaik dengan asumsi mereka sudah paham.

Asumsi saya yang kurang tepat ini didasarkan pada "niatan" saya pada awal membuat presentasi dengan tujuan mengedukasi dan mempersuasi.

Harusnya asumsi saya waktu itu adalah mereka belum tentu mempunyai titik awal pemahaman yang sama makanya saya harusnya menyiapkan suatu logika yang tepat dalam hal ini adalah latar belakang yang efektif.

3. Presentasi kita mungkin hanya bagian kecil dari pekerjaan rutin para pemangku kepentingan

Nah, ini logika terakhir yang harus selalu kita perhatikan karena saya sering melihat presentasi dibuat dengan berlembar-lembar halaman tanpa menyadari bahwa waktu yang dimiliki para pemangku kepentingan tersebut terbatas.

Faktanya adalah presentasi kita mungkin hanya satu bagian kecil dari keseluruhan aktivitas pemangku kepentingan. 

Hal ini bukan berarti presentasi kita tidak penting, ini hanya masalah logika dan kita harus paham. Waktu mereka terbatas dan waktu kita juga terbatas. 

Dengan pemilihan logika yang tepat di dalam konten presentasi kita akan membantu meringkas berlembar-lembar halaman tersebut menjadi hanya beberapa lembar. Namun memiliki daya koneksi yang luar biasa di otak para pemangku kepentingan tersebut.

Siapkan logika saat presentasi | Foto oleh Kampus Production dari Pexels

Kesimpulan

Sebagai konklusi artikel ini saya ingin memberikan pendapat bahwa membuat presentasi dengan logika yang tepat dikombinasikan dengan berbagai teknis presentasi membutuhkan waktu.

Dalam proses membuat presentasi yang baik ada kalanya kita mungkin tidak bisa terkoneksi dengan kepentingan bisnis para pemangku kepentingan tersebut.

Hal tersebut wajar dan bukan berarti teknik dan desain presentasi kita buruk namun menurut saya ini lebih karena kita belum bisa mengaplikasikan 3 logika di atas.

Ketika kita mempresentasikan hasil kinerja atau proyek, coba mulai dengan memberikan gambaran besar dari sisi bisnis atau tujuan presentasi kita.

Hal ini ini penting agar para pemangku kepentingan tersebut dapat kita letakkan dalam suatu kerangka kerja yang lebih strategis.

Pada akhirnya para pemangku kepentingan juga yang akan memberikan persetujuan terhadap hal yang kita presentasikan. 

Jadi mungkin ini saat yang tepat untuk membawa level presentasi kita ke arah yang lebih strategis.

Salam Hangat

Sumber:

1. D. Q. McInerny/Being Logical: A Guide to Good Thinking

2. Michael Wade/How to Make Presentations to Councils and Boards

3. Carmine Gallo/HBR/What It Takes to Give a Great Presentation

4. Chris Anderson/TED/How to Give a Killer Presentation

5. Joel Schwartzberg/HBR/Present Your Data Like a Pro