Komunikasi Profesional Berdasarkan Etika Profesi

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Komunikasi adalah proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya, termasuk juga dalam hal saling memberikan informasi, pendapat maupun menceritakan suatu hal. Komunikasi dalam bentuk dasar terbagi menjadi 2, yaitu:

• Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal dilakukan oleh seseorang dengan cara lisan maupun melalui tulisan yang dapat mudah dimengerti dan dipahami oleh kedua belah pihak, dan memiliki struktur komunikasi yang teratur serta terorganisir dengan baik dalam penyampaiannya. Contoh: saat berdiskusi dengan sesama teman, atau mempresentasikan prooposal kepada klien perusahaan lain. Bentuk komunikasi secara verbal dalam suatu organisasi adalah

• Berbicara dan menulis
• Mendengar dan membaca

Komunikasi verbal memiliki cakupan aspek-aspek sebagai berikut:

• Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Suatu komunikasi tidak akan menjadi efektif apabila pesan yang ingin disampaikan dengan kata-kata tidak dapat dipahami oleh pihak lain. Oleh karena itu, bentuk dari olah kata sangat penting dalam hal berkomunikasi.
• Racing (kecepatan). Suatu bentuk komunikasi akan menjadi lebih efektif dan sukses, apabila kecepatan saat berbicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat, atau tidak terlalu lambat.
• Intonasi suara. Dalam hal komunikasi, intonasi suara akan mempengaruhi arti dari pesan secara dramatik, sehingga pesan akan memiliki arti lain atau ambigu apabila pengucapannya dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proporsional merupakan salah satu bentuk hambatan dalam berkomunikasi.
• Humor. Dalam suatu komunikasi, humor dapat menjadi salah satu cara untuk meningkatkan rasa kehidupan yang bahagia. Menurut Dugan (1989), dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa memiliki hubungan fisik dan psikis, yang harus diingat bahwa humor adalah salah satu selingan dalam berkomunikasi.
• Singkat dan jelas. Komunikasi akan lebih efektif apabila disampaikan secara lebih singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga akan lebih mudah untuk dimengerti.
• Timing (waktu yang tepat) adalah suatu hal yang kritis sehingga perlu diperhatikan karena dalam berkomunikasi akan berarti seseorang bersedia untuk melakukan komunikasi, yang artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan mengenai apa yang disampaikan. 
• Komunikasi Non Verbal

Komunikasi ini dilakukan dengan bahasa isyarat atau menggunakan gerak-gerik tubuh yang menunjukkan suatu sikap tertentu, pada umumnya kurang terstruktur sehingga sulit untuk mempelajarinya, misal tersenyum, menggelengkan kepala, melipat tangan, mengangkat bahu, dan sebagainya. Bentuk komunikasi non verbal yaitu sebagai berikut:

• Bahasa isyarat
• Ekspresi wajah
• Sandi
• Simbol-simbol
• Warna
• Intonasi suara

Komunikasi non verbal juga penting untuk diketahui mengenai kaitannya dengan penyampaian dalam hal perasaan dan emosi pada seseorang. Tujuan dalam berkomunikasi secara non verbal adalah:

• Memberikan informasi
• Mengatur alur percakapan
• Mengekspresikan emosi
• Memberi sifat, melengkapi, menentang atau melambangkan pesan-pesan verbal
• Mengendalikan atau mempengaruhi seseorang
• Mempermudah tugas-tugas khusus

Berikut yang termasuk komunikasi non verbal yaitu:

• Ekspresi wajah. Wajah merupakan sumber dari bentuk komunikasi, maka ekspresi wajah menjadi cerminan mengenai suasana pada emosi seseorang.
• Kontak mata. Dalam melakukan kontak mata merupakan sinyal secara alamiah dalam berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama melakukan interaksi atau saat tanya jawab, berarti seseorang tersebut telah terlibat dan menghargai pada lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan kepada orang lain untuk memperhatikan yang ada di sekitarnya.
• Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal, karena sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan secara emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan secara sentuhan.
• Postur tubuh dengan gaya berjalan. Cara seseorang saat berjalan, duduk, berdiri dan bergerak akan memperlihatkan ekspresi pada dirinya sendiri. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan bentuk emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
• Sound (suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan merupakan salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan suatu bentuk komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya, maka desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
• Gerak isyarat. Suatu gerak isyarat dapat mempertegas pembicaraan. Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetukkan kaki atau menggerakkan tangan selama berbicara, akan menunjukkan bahwa seseorang dalam keadaan stress, bingung, atau sebagai upaya lain untuk menghilangkan stress tersebut.

Komunikasi tidak hanya terbatas dalam hubungan antar pribadi, namun bisa diterapkan dalam organisasi untuk menyelaraskan suatu kepentingan dan keputusan dalam berorganisasi, supaya dapat mengoptimalkan sumber daya yang ada, untuk dapat mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal dapat membantu menentukan kredibilitas, kewibawaan, dan potensi kepemimpinan dari seseorang. Komunikasi dalam dunia bisnis harus dibentuk baik secara formal maupun non formal yang dapat diarahkan untuk kepentingan internal dan eksternal perusahaan dengan lingkungan bisnisnya.

Pengertian mengenai komunikasi menurut beberapa ahli berdasarkan beberapa pendekatan terdiri dari berikut

• Komunikasi dalam organisasi

Menurut Edward Depari bahwa komunikasi adalah suatu bentuk penyampaian mengenai ide atau gagasan, harapan, pesan yang akan disampaikan melalui lambang tertentu yang memiliki arti akan dilakukan oleh pengirim pesan yang ditujukan kepada penerima pesan.

• Manajemen
• Menurut James A. F. Stoner, suatu komunikasi adalah kemampuan seseorang dalam berusaha memberikan pengertian dengan cara pemindahan pesan.
• Menurut Willian F. Glueck, komunikasi dapat dibagi dalam 2 bagian, yaitu:
• Interpersonal Communication 
• Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi dan pemindahan mengenai pengertian antara dua orang atau lebih dalam suatu kelompok kecil manusia.
• Organization Communication
• Suatu pembicaraan secara sistematis yang akan memberikan informasi dan memindahkan suatu pengertian kepada publik didalam suatu organisasi dan personal maupun pada lembaga diluar hubungannya dengan organisasi.
• Managing Organization Bahavior
• Menurut Jhon R. Schemerhorn bahwa komunikasi adalah suatu proses antar personal dalam mengirim maupun menerima simbol-simbol yang memiliki arti bagi kepentingan orang banyak.
• Organization Communication
• Menurut Sunarja dan Djoenoesih Sunarja bahwa komunikasi bersifat persuasif dan retorika, maka terdapat beberapa gambaran mengenai definisi komunikasi, yaitu sebagai berikut:
• Menurut Charles H. Cooley, komunikasi adalah suatu mekanisme yang akan mengadakan hubungan antara manusia dan mengembangkan semua lambang dari pemikiran bersama dengan arti yang menyertainya dan keleluasaan serta ketepatan dalam waktunya.
• Menurut Carl I. Hovland, komunikasi adalah suatu sistem yang berusaha untuk menyusun suatu prinsip dalam bentuk yang tepat, mengenai hal memindahkan penerangan dan membentuk sikap serta cara berpendapat. Komunikasi juga merupakan proses seorang individu, dimana dapat menooperasikan indra perangsangnya untuk mengubah tingkah laku setiap individunya.
• Menurut Wilbur Schramm, komunikasi dapat berarti bahwa dalam berusaha mengadakan suatu persamaan (pengertian) dengan orang lain.
• Menurut Sir Geral Barry, cara berkomunikasi adalah cara berunding bahwa dengan berkomunikasi dengan orang dapat memperoleh pengetahuan, informasi, dan pengalaman, oleh sebab itu orang akan saling mengerti dalam hal percakapan, keyakinan, kepercayaan, dan kontrol sangat diperlukan dan dikuasai.

Maka dapat disimpulkan mengenai komunikasi, bahwa komunikasi adalah suatu bentuk penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang atau pihak lain.

Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill melalui buku Business Communications Today, terdapat proses komunikasi yang terdiri dari 6 tahap, yaitu sebagai berikut:

• Pengirim memiliki suatu ide atau gagasan
• Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
• Pengirim menyampaikan pesan
• Penerima menerima pesan
• Penerima menafsirkan pesan
• Penerima memberi tanggapan serta umpan balik kepada pengirim pesan

Dapat diartikan bahwa komunikasi ialah sarana atau alat yang diciptakan untuk dapat menjalin pengertian yang sama, serasi, dan akan menimbulkan dasar dari suatu tindakan dan terbentuknya suatu kerja sama. Maka berikut ini bentuk dari peranan komunikasi, yaitu:

• Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan dalam hal pengertian
• Sebagai alat untuk penggerak tindakan atau reaksi pesan dari komunikator. Elemen –elemen dalam komunikasi, yaitu:
• Pengirim, misal: penulis, pembicara, pembuat pesan
• Isi dari pesan yang akan disampaikan
• Media yang digunakan, misal: surat, memo, laporan, peta, dan sebagainya
• Penerima pesan, misal: pendengar, pengamat

Motivasi untuk melakukan komunikasi adalah:

• Memcahkan masalah
• Mengurangi ketidakpastian (konfirmasi)
• Meningkatkan keyakinan
• Pengawasan situasi (controlling)
• Umpan balik (feedback)

Hambatan Komunikasi

Beberapa faktor penghambat dalam komunikasi adalah

• Masalah dalam pengembangan pesan
• Kadangkala dalam proses pengembangan pesan terdapat beberapa masalah, misal keraguan mengenai isi pesan, merasa asing dengan situasi yang terjadi, terjadi pertentangan dalam hal emosional, terdapat kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
• Masalah dalam menyampaikan pesan
• Masalah yang dapat muncul secara umum adalah tempat duduk yang kurang nyaman, penerangan ruangan yang kurang, konsentrasi audiens yang terganggu, pandangan audiens yang terhalang pilar atau tiang, jarak audiens yang terlalu jauh, dan sebagainya.
• Masalah dalam menafsirkan pesan
• Salah tafsir dapat terjadi karena perbedaan latar belakang usia, tingkat pendidikan, status sosial, jenis kelamin, keadaan ekonomi, dan sebagainya yang akan mempengaruhi tingkat pemahaman suatu masalah pada seseorang atau kelompok.

Kesalahan dalam penafsiran kata dapat memiliki makna ganda atau ambigu yang dapat disebabkan majemuknya latar belakang budaya.

Untuk dapat melakukan komunikasi secara efektif, maka perlu diperhatikan beberapa hal berikut:

• Ketelitian saat membuat pesan

Selalu perhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi, serta kenali bagaimana audiens yang akan di tuju. Menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele-tele, serta jelas. Memberikan penekanan dan pengulangan untuk beberapa hal yang penting.

• Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi

Memilih media atau saluran komunikasi yang baik, jika diperluukan mengatur sedemikian rupa agar dapat menarik perhatian dan konsentrasi dari audiens (penerima pesan). Jika komunikasi yang disampaikan secara lisan, mengusahakan mencari lokasi atau tempat untuk proses penyampaian pesan tersebut lebih nyaman, rapi, teratur, dan sejuk.

• Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan

Jika seorang komunikator atau pengirim pesan dapat menghendaki suatu umpan balik yang cepat, maka memilih media komunikasi yang cepat misal saluran telepon atau proses tatap muka secara langsung. Namun apabila sebaliknya, maka dapat memilih dengan cara lain untuk penyampaiannya, seperti melalui tulisan misal menggunakan surat, kuesioner, atau email.

Keberhasilan dari suatu usaha atau bisnis tentu tidak dapat lepas dari adanya kelancaran dalam hal berkomunikasi, baik secara individu maupun organisasi dan perusahaan yang memiliki keberhasilan dalam hal komunikasi, tentu akan lebih sukses dibandingkan dengan perusahaan yang lemah akan komunikasinya. Arus dalam komunikasi pada suatu organisasi harus menyesuaikan bentuk struktur organisasi dan etika profesi yang cenderung bersifat formal dan tertulis digunakan untuk mengindari kesalahpahaman yang mungkin akan terjadi dan menghambat jalannya operasional dalam perusahaan.

Dalam dunia bisnis, bentuk komunikasi yang professional akan memegang peranan yang sangat penting dan merupakan salah satu faktor penunjang keberhasilan suatu usaha. Umpan balin (feedback) dari konsumen juga diharapkan oleh perusahaan sebagai salah satu parameter kepuasan pelanggan atas layanan yang telah diberikan perusahaan. Bahkan perusahaan-perusahaan besar seperti Unilever, akan menyediakan jalur telepon khusus yang dikenal dengan Customer Care Line yaitu suatu media komunikasi antara konsumen dengan pihak perusahaan jika ditemui suatu bentuk komplain atau pertanyaan mengenai produk dan layanan yang ada di Unilever. Hal ini memberikan kemudahan agar konsumen dapat menghubungi pihak perusahaan apabila memiliki kendala.

Komunikasi professional tidak hanya meliputi hubungan antar individu namun juga dapat terjadi pada hubungan antara individu dengan manajemen perusahaan maupun hubungan antar coroprate, secara internal dan eksternal perusahaan. Karena perusahaan harus dapat membina hubungan yang baik dengan pihak luar perusahaan seperti partner bisnis, supplier, pihak bank, maupun pihak pemerintah.

Komunikasi professional tentu akan memiliki pengaruh pada kredibilitas seseorang maupun perusahaan, sehingga akan memudahkan dalam membina hubungan baik dalam bisnisnya untuk jangka panjang. Selain itu dapat membangun dan meningkatkan citra baik perusahaan di masyarakat.

Etika dapat digambarkan sebagai nilai dan norma dalam acuan menentukan perilaku manusia dalam menjalani kehidupannya. Etika juga membentuk sikap kritis dan rasional terhadap perilaku manusia serta merupakan kewajiban akan sikap seseorang terhadap hubungan antar manusia baik secara langsung maupun kelembagaan.

Profesional adalah memiliki kemampuan teknis dan operasional yang diterapkan secara optimus dalam batas-batas etika profesi. Seorang profesional adalah “A Person who doing something with great skill”. Syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam pengembangan profesionalisme adalah sebagai berikut:

• Pengakuan, Perlunya memperoleh pengakuan terhadap kemampuan dan keberadaan (eksistensi) seseorang sebagai profesional secara serius dan resmi, yang telah memiliki keterampilan, keahlian, pengalaman, dan pengetahuan tinggi serta manfaatnya dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau aktivitas terhadap pelayanan individu, masyarakat, lembaga atau organisasi, dan negara.biasanya suatu pengakuan bagi para profesional dapat berbentuk perizinan, status, penghargaan, harga sertifikat kualifikasi akademik resmi atau formal yang dimiliki.
• Organisasi, Kehadiran tenaga profesional sangat diperlukan, baik yang dapat memberikan manfaat, pelayanan, ide, atau gagasan yang kreatif dan inovatif, maupun yang berkaitan dengan produktivitas terhadap kemajuan suatu organisasi atau perusahaan. Organisasi merupakan wadah yang tepat untuk mengambangkan kemampuan dan keterampilan bagi seorang profesional. Biasanya pihak organisasi akan memberikan penghargaan (reward) terhadap pencapaian suatu prestasi dan memberikan sanksi (punishment) bila terjadi suatu pelanggaran etika profesi.
• Kriteria, Pelaksanaan peranan, kewajiban dan tugas atau pekerjaan serta kemampuan profesional dituntut sesuai dengan kriteria standar profesi, kualifikasi dan teknis keahlian yang memadai, pengalaman, dan pengetahuan yang jelas agar dapat dipertanggung jawabkan berdasarkan standar-standar teknis, operasional, dan kode etik profesi.
• Kreatif, Seorang profesional harus memiliki kemampuan untuk mengembangkan ide dan gagasan prnuh dengan buah pikiran yang cemerlang, inovatif, dan kreatif demi tercapainya kemajuan bagi dirinya, lembaga atau perusahaan, produktivitas, dan memberikan manfaat serta pelayanan yang baik kepada masyarakat lainnya.
• Konseptor, Seorang profesional paling tidak memiliki kemampuan dalam membuat atau menciptakan konsep-konsep kerja yang jelas, baik perencanaan strategis, pelaksanaa, koordinasi, komunikasi, maupun evaluasi, baik dalam pencapaian mengenai rencana kerja dalam jangka pendek maupun panjang dan sekaligus menciptakan citra positif.

Setiap profesi yang berhubungan dengan ilmu komunikasi selalu dituntut untuk bertanggung jawab terhadap pelayanan publik sehingga memiliki tanggung jawab menghadirkan keberadaan institusi dalam masyarakat. Seorang professional dalam melakukan tugas dan kewajibannya selalu berkaitan dengan kode etik profesi (code of profession) dan kode perilaku (code of conduct) sebagai standar moral, tolak ukur atau pedoman dalam melaksanakan pekerjaan dan kewajibannya masing-masing sesuai dengan fungsi dan perannya. Disamping itu, seorang professional komunikator harus mampu bekerja atau bertindak melalui pertimbangan yang matang dan benar. Seorang professional dapat membedakan secaraa etis mana yang dapat dilakukan dan mana yang tidak dapat dilakukan, sesuai dengan pedoman kode etika profesi yang disandang oleh yang bersangkutan.

Referensi:

I Dewa, A. H., & Ni Ketut, S. R. (2019). Etika Profesi dan Profesionalisme Public Relations. Jurnal Ilmiah Agama dan Budaya, 44-69.

Widio, R. (2018). Komunikasi dan Etika Profesi. Retrieved from Komunikasi Profesional: https://www.academia.edu/38519392/Modul_01_KOMUNIKASI_DAN_ETIKA_PROFESI_Komunikasi_Profesional+&cd=2&hl=id&ct=clnk&gl=id