Tips Menjaga Komunikasi yang Baik terhadap Klien

Hubungan pelanggan yang baik dan kuat akan memastikan bahwa mereka mempercayai dan mendengarkan Anda dan Anda akan puas dengan pekerjaan yang Anda lakukan untuk mereka. Selain itu, hal-hal yang lebih besar dan lebih baik berkembang dari hubungan tersebut, seperti proyek bisnis tambahan, rujukan ke klien lain, sehingga Anda dapat menaikkan harga layanan atau barang yang Anda tawarkan dengan percaya diri.

Namun, membangun hubungan yang kuat lebih dari sekadar memenuhi kontrak. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk menyenangkan pelanggan dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan lebih banyak pelanggan.

 

1. Bersikap Jujur

Kejujuran adalah hal terpenting yang harus dimiliki setiap orang, bahkan dalam kehidupan profesional. Kejujuran memungkinkan Anda untuk menjaga kepercayaan dan hubungan baik dengan pelanggan Anda. Memang, ada kalanya kamu sulit untuk jujur. Misalnya, Anda mengalami hambatan dalam proyek Anda dengan klien.

Jika Anda jujur kepada pelanggan tentang hambatan ini, reputasi Anda bisa sangat menderita. Namun, seperti dikutip Entrepreneur, pelanggan menghargai kejujuran Anda. Bahkan pelanggan Anda akan memahami hambatan ini dan dapat membantu Anda mengatasinya.

2. Pahami Kondisi klien

Sebelum Anda mulai bekerja dengan klien, ada baiknya memahami karakteristik dan aspek klien. Rumitnya disini bukan berarti harus tahu alamat dan keluarganyakan? Namun, setidaknya Anda harus mengetahui latar belakang dan tipe pelanggan. Pahami apa yang menjadi perhatian utama.

Misalnya, Rangga adalah seorang freelance writer. Kemudian melalui riset Rangga menemukan bahwa kliennya adalah orang yang sangat tertarik untuk menulis bahasa Indonesia yang baik dan benar. Ini akan memberi tahu bahwa itu membutuhkan lebih banyak perhatian dari Anda. Anda juga dapat menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

3. Menjaga Komunikasi

Komunikasi memainkan peran penting dalam membangun hubungan pelanggan yang baik. Komunikasi yang baik  dan koordinasi yang baik akan terhindari dari miss communication. Segala sesuatu yang berhubungan dengan bisnis mengharuskan Anda untuk berkomunikasi dan memberikan update terbaru agar pelanggan mengetahui perkembangannya. Selain itu, jika ada masalah, Anda juga bisa melaporkannya agar customer mengerti dan membantu memberikan solusi.

Oleh sebab itu, komunikasikan dahulu secara efektif. Saat mengirimkan informasi, selalu pastikan dicek ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa. Ini menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang professional.

4. Buat Kontrak kerja

Jika Anda menerima tawaran proyek untuk klien, Anda tidak hanya menyimpulkan perjanjian kolaborasi tertulis dalam percakapan, dan juga inilah cara Anda dan klien memahami dengan benar isi kontrak. Kontrak yang sudah selesai harus ditandatangani sebelum dimulainya kerja sama. Karena profesionalisme dan kerjasama yang lancar antara kedua pihak dari awal sampai akhir.

5. Bertanggung Jawab

Kedua belah pihak bertanggung jawab, bukan hanya pelanggan atau hanya Anda. Pengerjaan proyek ini pasti tidak berjalan mulus. Jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan negosiasi atau kesepakatan tertulis, klien atau Anda dapat bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah tersebut. Jika itu kesalahanmu, cobalah untuk mengakuinya tanpa menghindari atau meminta maaf. Lebih baik mencari solusi terbaik untuk memperbaiki situasi.

Sebaliknya, jika pelanggan terlambat, misalnya,belum membayar tagihan yang jatuh tempo, Anda dapat menuntut tanggung jawab dengan mengirimkan pengingat melalui email atau dengan menghubungi pelanggan. Tidak ada alasan untuk ragu untuk meminta pertanggung jawaban dari pelanggan. Jika ini dilakukan dengan hormat, pelanggan juga akan menghormatinya. Menuntut tanggung jawab juga menunjukkan sikap Anda bahwa kualitas pelayanan sudah baik.

6. Menanggapi Keluhan dan pendapat klien dengan sigap.

Pelanggan menghargai tanggapan yang cepat, penuh perhatian, dan responsif dari pemasar. Oleh karena itu, cobalah untuk memahami situasi pelanggan dan tanggapi dengan empati. Di sini kita belajar memahami karakter dan situasi orang lain. Itulah asyiknya bekerja.

Namun, ini berlaku untuk pelanggan yang mengubah status pelanggan. Jangan memperlakukan hal-hal seperti konsumen normal. Tanamkan rasa percaya diri Anda. Jika konsumen atau masyarakat terlihat tidak memiliki prospek untuk masa depan, tidak ada alasan untuk bereaksi berlebihan karena hal tersebut dapat menjadi pemborosan energi.

7. Memahami Tujuan dan Kebutuhan Klien yang baik.

Setelah berbicara dengan pelanggan, ada kalanya Anda harus tanggap terhadap kebutuhan pelanggan. Selain kebutuhan, kita juga harus memahami bahwa pelanggan memiliki tujuan mereka sendiri. Misalnya, Anda melihat salah satu pelanggan muda Anda membeli sandal kayu kuno.

Dari sana Anda dapat berasumsi bahwa pelanggan muda mungkin akan membelinya untuk orang tua mereka. anda bisa juga menawarkan produk lain untuk ulang tahun orang tua klien. Dengan contoh diatas dapat disimpulkan bahwa kalian bisa membuat karya tulisan yang berkaitan dengan orang tua. Tidak hanya dengan audio dan video saja, Anda juga bisa menulis deskripsi iklan dengan bahasa yang sesuai dengan zaman dahulu. Bisa jadi, produk sandal kayu tersebut justru mengingat kenangan nostalgia dan juga anda bisa juga mempromosikan produk tentang band 90an, band nostalgia, dan lainnya.

8. Bangun gaya humor agar klien tidak terlalu tegang dan serius

Sebagian besar pelanggan tertarik pada informasi yang menyenangkan dan gila. Dengan cara ini Anda dapat menambahkan sedikit humor ke dalam bahasa periklanan. Selain itu, Anda juga dapat menawarkan bahasa yang lucu dan segar dalam bahasa obrolan. Meskipun lucu, pastikan gaya humornya sangat netral dan tidak berlebihan. Agar humor tetap segar dan lucu, Anda bisa juga mempelajari informasi terbaru dengan mencari tahu lelucon terbaru.

9. Usahakan lebih dari ekspetasi dari klien

Anda harus setuju dengan klien tentang tenggat waktu dan tujuan proyek yang Anda lakukan. Namun menurut Forbes, akan ada saatnya Anda bisa mengupayakan hal-hal yang melebihi ekspektasi pelanggan. Misalnya, Anda dapat mengirimkan hasil akhir proyek kepada klien sebelum tenggat waktu yang diberikan. Anda juga dapat memberikan hasil lebih dari yang disepakati selama klien menyukainya.

Ini memperkuat dan menjaga hubungan baik antara Anda dan pelanggan. Dengan cara ini pelanggan dapat melihat bahwa Anda tidak hanya melakukan apa yang mereka minta. Selain itu, Anda memberikan kesan bahwa Anda selalu ingin melakukan yang terbaik untuk kepuasan pelanggan.

10. Meminta Feedback dari Client

Tips yang kesepuluh, mintalah umpan balik dari pelanggan Anda. Umpan balik penting untuk bisnis Anda. seringkali klien kita diam saja ketika ada masalah atau pertanyaan, mungkin malu untuk bertanya dan lain sebagainya.

Jadi kami harus meminta umpan balik dari mereka agar kami tahu. Jika mereka memiliki rasa sakit atau reaksi, ada kritik dan saran  yang dapat membantu kita menjaga komunikasi yang baik dengan mereka dan mereka juga merasa didengarkan.

11. Menjaga Konsisten

Konsisten dalam penyediaan layanan merupakan kunci penting untuk membangun hubungan pelanggan yang baik. Pastikan pelanggan selalu mendapatkan layanan hebat yang sama, tidak peduli dengan siapa mereka berinteraksi di perusahaan. Ini membantu membangun kepercayaan dan kenyamanan dalam hubungan dengan pelanggan.

Seperti yang Anda lihat, tips-tips di atas ini sebetulnya tidak sulit untuk diikuti. Saya berharap artikel ini bisa membantu Anda menjalin hubungan yang baik dengan para klien.