Multitasking saat Online Meeting, Berdampak Negatif atau Justru Efektif?

Data menunjukkan bahwa multitasking terjadi pada lebih dari 30% online meeting. Kenapa hal ini bisa terjadi dan apakah berdampak negatif pada jalannya meeting atau justru sebaliknya?

Siapa yang belum kenal dengan zoom, google meet atau microsoft team? saya yakin Anda semua sudah mengenalnya, bahkan menjadi pengguna setia salah satu dari aplikasi tersebut.

Aplikasi tersebut lazim digunakan untuk online atau remote meeting, yang menjadi sangat populer saat wabah covid-19 merebak. Pada saat itu, ketika Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) diterapkan, mayoritas perusahaan baik publik maupun privat dipaksa mengubah metode kerjanya. Pegawai yang biasanya ngantor, harus bekerja dari rumah (WFH).

Ketika wabah covid-19 sudah relatif terkendali, sebagian pemberi kerja tetap mengimplementasikan metode kerja remote (WFH). Metode ini menjadi alternatif terutama bagi peran atau jabatan tertentu yang penyelesaian pekerjaannya tidak harus di kantor. Implikasinya, online meeting akan menjadi rutinitas bagi sebagian pekerjanya.

Pernahkah Anda melakukan multitasking ketika online meeting? atau pernahkah melihat rekan kerja Anda yang melakukannya? saya menduga jawabannya iya.  Distraksi cenderung lebih mudah terjadi ketika online meeting dibanding ketika meeting dilakukan secara tatap muka atau offline. 

Pertanyaannya, apakah multitasking itu berdampak positif atau negatif? kemudian, pada kondisi seperti apakah multitasking cenderung banyak terjadi? mari kita bahas satu per satu.

Dampak positif multitasking saat online meeting

Multitasking dapat meningkatkan produktivitas kerja. Dengan memahami terlebih dulu konteks atau tingkat kepentingan dari online meeting yang dihadiri, Anda dapat mengatur seberapa jauh tingkat keterlibatan dalam meeting tersebut. Apabila konten atau tema pada saat meeting tidak begitu relevan dengan pekerjaan, Anda dapat melakukan multitasking.

Ilustrasi online meeting. Gambar oleh Pintera Studio dari Pixabay 

Anda juga dapat melakukan multitasking dengan mengerjakan suatu hal yang berhubungan dengan topik meeting tersebut, misalnya mencari data terkait di internet atau berdiskusi via whatsapp chat terkait dengan topik meeting. Hal tersebut tentu saja dapat meningkatkan produktivitas kerja.

Dampak negatif multitasking saat online meeting

Hilangnya fokus yang mengakibatkan terlewatkannya informasi penting. Ketika Anda mengalihkan perhatian pada saat online meeting untuk mengerjakan suatu hal lain, kemungkinan ada informasi yang akan dilewatkan, atau Anda akan sukar untuk kembali mengikuti jalannya meeting.

Menyebabkan kelelahan mental. Mengerjakan dua atau bahkan lebih pekerjaan dalam suatu waktu akan membuat mental menjadi letih. Ketika melakukan multitasking pada saat online meeting, mau tidak mau perhatian Anda akan terbagi. Efeknya akan butuh waktu untuk recovery setelah selesai meeting agar dapat fit untuk mengerjakan hal berikutnya.

Dipersepsikan sebagai perilaku yang kurang sopan. Ketika setting video dalam kondisi menyala (ON), aktivitas seperti berbincang dengan orang lain, menerima telpon atau tampak sibuk mengerjakan hal lain akan terlihat sebagai perilaku yang tidak sopan. Dapat juga dipersepsikan bahwa Anda tidak menghargai orang yang sedang berbicara.

Pada kondisi meeting seperti apa multitasking cenderung terjadi?

Multitasking lebih sering terjadi pada remote meeting berdurasi lama. Semakin lama suatu meeting, semakin banyak peserta yang melakukan multitasking. Hal ini wajar mengingat sebagian orang tidak dapat berkonsentrasi penuh dalam jangka waktu yang lama, belum juga ada pekerjaan lain yang harus dilakukan

Hubungan antara durasi online meeting dengan jumlah multitasking, dokpri

Multitasking lebih sering terjadi pada remote meeting dengan jumlah peserta yang banyak. Semakin banyak peserta suatu meeting, semakin banyak pula peserta yang akan melakukan multitasking. Hal ini dapat dijelaskan bahwa dengan jumlah peserta yang sedikit (misal 3 atau 4 orang) akan membawa konsekwensi bahwa mereka harus sering terlibat dalam diskusi pada saat meeting berjalan.

Hubungan antara jumlah partisipan meeting dengan jumlah multitasking, dokpri

Multi tasking lebih sering terjadi pada remote meeting yang diselenggarakan pada pagi hari. Pemilihan waktu meeting juga berkontribusi pada kemungkinan peserta akan melakukan multitasking. Pagi hari adalah waktu dimana pada umumnya kita akan melakukan cek email atau status progres kerja atau berkoordinasi dengan stakeholder terkait. Ketika rapat diadakan pada pagi hari, kebiasaan tersebut sukar untuk ditinggalkan.

Hubungan antara jam meeting dengan jumlah multitasking, dokpri

Apa solusinya?

Di era digital dan pasca wabah covid-19 ini, frekwensi online meeting di banyak perusahaan cenderung meningkat. Sebagian format meeting juga dikonversi menjadi online dari yang sebelumnya offline. Tidak dapat dipungkiri bahwa online meeting dapat lebih efektif dan efisien dibanding offline meeting. Dengan jadwal kerja dan kesibukan tiap personel berbeda-beda, multitasking akan sukar dihindari oleh setiap peserta rapat. Agar multitasking tidak berdampak negatif, berikut adalah beberapa alternatif solusi yang dapat dilakukan:

1. Sepakati mekanisme jika ingin melakukan multitasking. Misalnya bisa dengan off video atau ijin di kolom chat. Semua peserta harus memiliki pemahaman yang sama terkait hal ini sehingga perlu disosialisasikan sebelumnya
2. Sebisa mungkin hindari rapat berdurasi panjang. Jika tidak memungkinkan, berikan jeda atau break pada rapat-rapat yang berdurasi panjang. Hal ini penting untuk menjaga konsentrasi dan fokus peserta rapat.
3. Menyusun agenda atau rundown meeting. Peserta dapat melakukan perencanaan dan memilih pada sesi meeting mana mereka harus fokus dan sesi apa saja yang mereka dapat melakukan multitasking

Nah, semoga remote meeting yang sudah biasa Anda jalani bisa dibuat lebih efektif dan produktif yah!

Sumber:

[1]