Multitasking saat Online Meeting, Berdampak Negatif atau Justru Efektif?

Menyebabkan kelelahan mental. Mengerjakan dua atau bahkan lebih pekerjaan dalam suatu waktu akan membuat mental menjadi letih. Ketika melakukan multitasking pada saat online meeting, mau tidak mau perhatian Anda akan terbagi. Efeknya akan butuh waktu untuk recovery setelah selesai meeting agar dapat fit untuk mengerjakan hal berikutnya.

Dipersepsikan sebagai perilaku yang kurang sopan. Ketika setting video dalam kondisi menyala (ON), aktivitas seperti berbincang dengan orang lain, menerima telpon atau tampak sibuk mengerjakan hal lain akan terlihat sebagai perilaku yang tidak sopan. Dapat juga dipersepsikan bahwa Anda tidak menghargai orang yang sedang berbicara.

Pada kondisi meeting seperti apa multitasking cenderung terjadi?

Multitasking lebih sering terjadi pada remote meeting berdurasi lama. Semakin lama suatu meeting, semakin banyak peserta yang melakukan multitasking. Hal ini wajar mengingat sebagian orang tidak dapat berkonsentrasi penuh dalam jangka waktu yang lama, belum juga ada pekerjaan lain yang harus dilakukan

Hubungan antara durasi online meeting dengan jumlah multitasking, dokpri

Multitasking lebih sering terjadi pada remote meeting dengan jumlah peserta yang banyak. Semakin banyak peserta suatu meeting, semakin banyak pula peserta yang akan melakukan multitasking. Hal ini dapat dijelaskan bahwa dengan jumlah peserta yang sedikit (misal 3 atau 4 orang) akan membawa konsekwensi bahwa mereka harus sering terlibat dalam diskusi pada saat meeting berjalan.

Hubungan antara jumlah partisipan meeting dengan jumlah multitasking, dokpri

Multi tasking lebih sering terjadi pada remote meeting yang diselenggarakan pada pagi hari. Pemilihan waktu meeting juga berkontribusi pada kemungkinan peserta akan melakukan multitasking. Pagi hari adalah waktu dimana pada umumnya kita akan melakukan cek email atau status progres kerja atau berkoordinasi dengan stakeholder terkait. Ketika rapat diadakan pada pagi hari, kebiasaan tersebut sukar untuk ditinggalkan.

Hubungan antara jam meeting dengan jumlah multitasking, dokpri

Apa solusinya?

Di era digital dan pasca wabah covid-19 ini, frekwensi online meeting di banyak perusahaan cenderung meningkat. Sebagian format meeting juga dikonversi menjadi online dari yang sebelumnya offline. Tidak dapat dipungkiri bahwa online meeting dapat lebih efektif dan efisien dibanding offline meeting. Dengan jadwal kerja dan kesibukan tiap personel berbeda-beda, multitasking akan sukar dihindari oleh setiap peserta rapat. Agar multitasking tidak berdampak negatif, berikut adalah beberapa alternatif solusi yang dapat dilakukan:

1. Sepakati mekanisme jika ingin melakukan multitasking. Misalnya bisa dengan off video atau ijin di kolom chat. Semua peserta harus memiliki pemahaman yang sama terkait hal ini sehingga perlu disosialisasikan sebelumnya
2. Sebisa mungkin hindari rapat berdurasi panjang. Jika tidak memungkinkan, berikan jeda atau break pada rapat-rapat yang berdurasi panjang. Hal ini penting untuk menjaga konsentrasi dan fokus peserta rapat.
3. Menyusun agenda atau rundown meeting. Peserta dapat melakukan perencanaan dan memilih pada sesi meeting mana mereka harus fokus dan sesi apa saja yang mereka dapat melakukan multitasking

Nah, semoga remote meeting yang sudah biasa Anda jalani bisa dibuat lebih efektif dan produktif yah!

Sumber:

[1]