Akreditasi Perpustakaan, Cermati Instrumen dan Siapkan Trik!

Hampir setiap sekolah dilengkapi sarana perpustakaan. Tempat kumpulan sumber ilmu dan sirkulasi peminjaman buku terjadi hampir setiap hari. Bagian gerakan literasi sekolah, perpustakaan bisa dibilang jantungnya giat baca tulis warga sekolah. 

Tidak pilih kasih dan pandang bulu, semua lapisan struktural sekolah dituntut melek maupun peduli perpustakaan. Salah, jika ada praduga bahwa hanya pustakawan saja yang berhak menggaungkan keberadaan serta mengangkat kualitas perpustakaan. 

Namun, sisi lain menunjukkan kebenaran, kala akreditasi di depan mata, para pustawakan sibuk persiapan diri. Akreditasi perpustakaan tingkat nasional tahun 2024 akan dilaksanakan perkiraan pertengahan tahun. Jika mencermati rincian instrumen akreditasi, terbilang cukup banyak. 

Terdapat 9 poin besar. Masing-masing bagian beranak pinak. Dimulai dari koleksi perpustakaan, sarana dan prasarana, pelayanan, tenaga, penyelenggaraan, pengelolaan, inovasi dan kreativitas, tingkat kegemaran membaca, berakhir pada indeks pembangunan literasi masyarakat. Rata-rata sub bagian terdiri atas 4-14 indikator. Bisa dibanyangkan 9 point dikalikan 73 jumlah indikator kunci.

Seandainya perpustakaan terus berbenah, maka komponen penilaian yang diminta tidak menjadi kocar-kacir atau kelabakan. Lalu bagaimanakah cara mengatasi atau trik khusus pihak sekolah menemukan solusi agar dapat mengikuti akreditasi dengan perolehan nilai tinggi?

Berikut kolerasi antara item beserta jabaran trik jika instrumen yang diminta belum mencapai target. Penulis tidak merinci detail contoh setiap kategori, hanya perwakilan yang dianggap subtantif. 

Perlu dipahami bahwa akreditasi perpustakaan dititik beratkan pada jumlah rombongan belajar. Batas maksimal perhitungan rombel yaitu 19 ke atas. 

Perpustakaan (Sumber: padamu.net)

a. Komponen koleksi perpustakaan

• Jenis dan jumlah koleksi buku, lebih dari 3.499 judul buku. Andai belum sesuai target, maka dapat praktikkan cara berikut.

Trik:

Semua warga sekolah baik kepala sekolah, guru, tenaga kependidikan, satpam, murid, paguyuban dilibatkan untuk menyumbang buku. Agenda infak buku setiap hari Jumat. 

Pintu masuk sekolah dilengkapi kotak tempat menaruh infak buku. Supaya memudahkan pustakawan, maka penyumbang mengisi tautan Google Form yang sudah dibagikan/share ke grup masing-masing. 

Isi dari tautan tersebut terdapat judul buku, penulis, penerbit, dan tahun terbit. Agenda infak buku bermaksud menambah panjang daftar koleksi buku. Supaya judul tidak sama, lakukan pemetaan per kelas. 

Contoh, kelas 12 A membawa buku fiksi karya Tere Liye, judul sudah ditentukan olah ketua kelas atau dikelola sendiri supaya tidak terjadi bentrokan judul. Kelas B buku nonfiksi tentang kisah inspirasi. Buku terkait masakan diberikan kepada kelas C, dst. 

• Kegiatan survei kebutuhan pemustaka yang dilakukan oleh perpustakaan dalam 3 (tiga) tahun terakhir

Trik:

Evaluasi per program dilakukan guna mendapatkan saran, masukan, bahkan kritik dari warga sekolah. Program perpustakaan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan para pemustaka atau belum, maka dapat melalui kotak kritik dan saran secara online maupun offline. 

Setiap akhir bulan, kepala perpustakaan dapat menghadirkan perwakilan siswa, seperti OSIS, ketua kelas, bahkan perwakilan ekstrakurikuler untuk menyuarakan apa yang dikehendaki mereka terhadap kualitas dan kuantitas perpustakaan. 

Atau cara lainnya, sediakan emoji. Setelah pemustaka berkunjung dan sebelum keluar ruangan, dipersilahkan memilih stiker emoji tanda layanan puas dan tidak puas serta saran dan kritik.

Kotak survei layanan (Dokumentasi pribadi)

• Koleksi khusus karya pendidik, tenaga kependidikan dan peserta didik (kliping, karya tulis, kumpulan foto, dll) yang dimiliki lebih dari 200 judul

Ini menjadi tantangan tersendiri bagi guru maupun karyawan. Kekurangan koleksi simbol minimnya literasi guru.

Manfaatkan aset sekolah, list daftar guru dan tenaga kependidikan yang sudah banyak menghasilkan buku. Selain buku, artikel, dan kliping bisa dibuat tambahan skor nilai. 

Kliping kegiatan proses belajar, kumpulan foto mengajar, dokumentasi siswa praktik P5, semuanya bisa dijadikan rekomendasi lampiran instrumen. Andai masih kurang, setiap guru dibekali menulis best practice hasil pengalaman pribadi. 

Tuangkan dalam bentuk artikel. Atau bagi penggemar sastra, tulislah puisi, dalam kurun waktu persiapan akreditasi puisi-puisi tersebut dapat dijadikan antologi. Selain menambah koleksi perpustakaan, hasil karya berupa buku ini dapat dijadikan kenaikan pangkat.

Salah satu koleksi karya guru (Dokumentasi pribadi)

Hal sama berlaku untuk siswa, sehingga siswa tergugah dalam dunia menulis. Tim literasi sekolah dan OSIS dapat menjadi pioner untuk menghasilkan buku. Bentuklah wartawan sekolah, selain meliput berita ada sebagian dari mereka yang bertugas mengunggah hasil liputan atau berita ke web sekolah maupun portal perpustakaan digital sekolah. Cerpen siswa dipilah kemudian dibagi menjadi dua klasifikasi. Ada yang dibukukan dan ada pula berupa e-book. 

Untuk mengasah menulis artikel dalam bentuk buletin maupun majalah, datangkan atau datangi narasumber sebagai latihan menulis. Pelatihan tidak berhenti pada pemberian materi, akan tetapi berkelanjutan hingga menghasilkan produk.

Koleksi karya siswa (Dokumentasi pribadi)

Berkunjung ke sekolah lain dan pelatihan menulis buletin (Dokumentasi pribadi)

b. Komponen Sarana dan Prasarana Perpustakaan

• Trik desain ruang perpustakaan

Buatlah desain perpustakaan sesuai jenjang sekolah. Atur rak buku semenarik mungkin. Jangan biarkan sampah tersebar di mana-mana. Masuk dan keluar perpustakaan lakukan sterilisasi.

Steril tas, tunjukkan kartu perpustakaan, steril sampah, steril sepatu bahkan sampai kaus kaki untuk hindari bau, lolos pemeriksaan dengan meninggalkan makanan dan minuman. 

Kursi lesehan sandaran bisa dijadikan alternatif kenyamanan pengunjung. Agar suasana terkesan tidak monoton, dinding perpustakaan dihiasi poster-poster literasi. 

Poster-poster tersebut merupakan hasil program perpustakaan terkait lomba poster antar kelas tema "Cintai Ilmu, Cintai Buku". Siswa makin senang berkunjung ke perpustakaan, sambil melihat hasil karyanya dipajang, ras abangga menjadi motivasi bagi siswa.

Tak kalah menarik dari kursi sandar, tim perpustakaan bisa menyediakan mini bar, program ngopi gratis dapat diterapkan setiap satu minggu sekali. Bukan sembarang gratis, sebelumnya tantangan bagi pemustaka atau pengunjung yang berhasil menceritakan ulang tentang isi buku yang telah dibaca, meskipun tidak sampai akhir. Minimal dengan cara ini bisa menarik siswa untuk rajin ke perpustakaan.

Andai perpustakaan tidak punya lahan cukup luas, maka dapat mengambil inisiatif mode lesehan. Kursi kecil ala cangkrungan pinggir jalan, bisa diadaptasikan di ruangan ini. 

Spot-spot foto rupanya bisa pengaruhi kehadiran siswa tuk ke perpus. Jangan lupa pencahayaan dan suasana hening dijaga dengan baik. Ketersediaan jaringan internet sangat dinanti para pengunjung. 

Senada dengan hal tersebut, maka perpustakaan sudah selayaknya miliki perlengkapan multimedia (komputer yang terhubung internet, LCD, scanner, printer, dan televisi). 

Diharapkan alat-alat multimedia tadi digunakan untuk nonton film bareng di perpustakaan. Saat pelajaran, moving ruangan dari kelas bergeser ke perpustakaan mampu menghadirkan suasana berbeda. 

Fasilitas kursi lesehan di perpustakaan (Dokumentasi pribadi)

Indikator keamanan gedung perpustakaan meliputi jenis keamanan dan fasilitas yang terdiri dari CCTV, pintu detektor, tempat penitipan barang/loker, pintu darurat, alarm tanda bahaya, alat pemadam api, dan tenaga sekuriti. 

Acapkali kelengkapan indikator menjadi penghalang sekolah sebagai partisipan akreditasi perpustakaan. Namun, dapat disiasati melalui pengadaan loker ataupun meja sebagai gantinya loker untuk tempat menaruh tas pengunjung. Letakkan meja dekat pustawakan sehingga peninjauan keamanan pengunjung tetap terjaga. 

Lalu, bagaimana jika tidak miliki sekuriti? 

Selain memanfaatkan pustawakan, cara lainnya yaitu siswa yang bergabung dalam ekstra literasi dapat dijadwalkan setiap hari untuk piket di perpustakaan. 

Bisa juga dengan merekrut tenaga TU dialihkan menjadi tim perpustakaan. Kenapa bukan guru? Untuk menghindari bias tugas pokoknya sebagai pengajar.

c. Komponen Pelayanan Perpustakaan

Layanan perpustakaan dengan skor tertinggi yakni lebih dari 40 jam selama satu minggu. Perhitungannya dapat menyesuaikan jam dinas. Buka mulai pukul 07.00 s.d. 15.30 hari Senin sampai Jumat. 

Terhitung setiap hari 8,5 jam dikalikan 5 sehingga total sebanyak 42,5. Angka fantastik melebihi target. Kemudian layanan penelusuran, hal ini dapat terlihat pada sistem yang dipakai. Manual ataukah elektrik. Menjadi tugas pustakawan guna selalu update entri data sumber rujukan. 

Trik

Cara sederhana libatkanlah siswa yang piawai atau jasa teknisi untuk membuat seperangkat sistem perpustakaan. Sistem bisa dioperasikan secara mudah dan terdapat banyak fitur. 

Misalnya survei kepuasan pustakawan, layanan konsultasi, website perpustakaan (mulai dari profil perpustakaan, OPAC, informasi layanan, kontak, link ke data base online, media sosial, dan FAQ). 

Perpustakaan dapat melayani registrasi keanggotaan melalui dua cara. Konvensional dan online. Kartu siswa maupun guru dibuatkan secara fisik. 

Sewaktu-waktu tidak membawa kartu ketika berkunjung, maka tetap diperbolehkan masuk. Hal ini disebabkan cadangan data pengunjung sudah tersimpan di data base perpustakaan. Gunakan NIP atau nomor keanggotaan sebagai pengguna dan password untuk masuk sistem. 

Bagi siswa cukup menyebutkan NIS. Bisa juga sidik jari atau identitas mata sebagai layanan masuk perpustakaan. Mesin akan mengidentifikasi sidik jari maupun mata seseorang yang sudah dilengkapi data pribadi pengunjung atau pemustaka.

Selain segi IT, nyatanya keramahan dan untaian senyum para petugas perpustakaan sangat didambakan pengunjung. Nilai tambah tersendiri untuk menarik perhatian siswa maupun guru. 

Seandainya jauh dari keramahan dan kenyamanan meskipun koleksi buku sangat lengkap tidak akan ada artinya. Susunlah SOP terkait pelayanan perpustakaan ini. Trial secara kontinu dan jangan lupa SOP akan berjalan efektif seandainya dibarengi monitoring dan evaluasi.

• Jenis kegiatan promosi

Idealnya setiap tahun gebrakan perpustakaan dapat dilihat pada kenaikan grafik promosinya. Promosi tidak boleh berhenti, jangan mudah puas hati, jika dirasa perpustakaan sudah banyak pengunjungnya. 

Beberapa kegiatan yang dapat dijadikan referensi ajang proposi yaitu webinar, lomba resensi, penyiaran, lomba media ajar guru, pameran, jumpa pengarang/penulis, media sosial, bannner, brosur, dll. 

Trik

Promosi dapat melibatkan paguyuban dan komite. Profesi wali murid sangat membantu gerakan promosi perpustakaan. Contohnya, wali murid dengan pekerjaan sebagai wartawan bisa mempublikasikan melalui media masa, baik elektrik maupun konvensional. Pembuatan brosur tentang lomba-lomba perpustakaan dapat ditugaskan kepada OSIS. 

Narasumber seperti penulis atau pengarang dapat bekerja sama dengan Dewan Kesenian Daerah ataupun Dinas Pendidikan sebagai upaya pencerahan ilmu baru. 

Andai tidak memungkinkan, hubungi ketua komite, gali wali murid yang bisa berikan tips menulis sebagai guru tamu. Alternatif terakhir libatkan guru bahasa guna berikan pembekalan menulis. 

Penyiaran dapat berupa posdcast. Hidupkan podcast meskipun dengan alat sederhana. Era digital ini obrolan antara siswa dan guru atau warga sekolah lainnya dapat mengangkat isu terkini atau tema sehari-hari melalui podcast. 

Kunjungi sekolah yang sudah maju keterampilan podcastnya. Belajar dan terapkan di sekolah Anda. kepenyiaran ini bisa membantu promosi perpustakaan yang bersanding dengan inovasi podcast.

Jangan lupakan indikator rambu-rambu perpustakaan. Rambu-rambu tersebut meliputi 7 hal. Papan nama perpustakaan sebaiknya berada di atas pintu ataupun depan ruangan. Pilih letak strategis, supaya mudah dibaca dan diingat pengunjung. Selektif bentuk tulisan serta variasi warna hal yang tidak boleh terlewatkan. 

Petunjuk arah dapat menggunakan tanda panah yang ditempel pada rak maupun akrilik berdiri. Lengkapi denah perpustakaan sesuai tata letak atau desain ruangan. 

Papan nama ruang, misalnya untuk kepala perpustakaan, toilet, direktori ruangan bisa cetak maupun elektronik, tata tertib perpustakaan secara umum, dan rambu mitigasi bencara juga wajib dipersiapkan.

e. Komponen tenaga perpustakaan

• Kepala perpustakaan

Aspek kualifikasi pendidikan kepala perpustakaan sebisa mungkin sarjana ilmu perpustakaan atau lebih tinggi. Andai belum terpenuhi maka bisa menggunakan opsi lulusan D3 ilmu perpustakaan, S1 bidang lain atau lebih tinggi dengan sertifikat diklat bidang perpustakaan. Alternatif ketiga ini dapat dijadikan pilihan bagi sekolah yang tidak memiliki pustakawan. Asalkan sertifikat perpustakaan memenuhi.

Senada dengan indikator berikutnya adalah sejauh mana jumlah kegiatan pengembangan keprofesian berkelanjutan kepala perpustakaan untuk mengikuti workshop, konferensi, magang dan lain-lain.

• Tenaga perpustakaan meliputi:
• Pustakawan dengan jumlah lebih dari dua orang
• Tenaga medis lebih dari 3 orang
• Tenaga teknis bidang IT lebih dari 2 orang

Trik

Semua tenaga tersebut dituntut selalu aktif mengembangkan diri. Ikuti workshop perpustakaan daerah, provinsi, maupun nasional. Konferensi dan kompetisi dapat diikuti. Webinar online tentang kelola perpustakaan makin menjamur. Follow media sosial terkait perpustakaan agar tidak ketinggalan informasi terkini. 

Studi banding maupun magang di perpustakaan universitas atau sekolah lain, dapat diagendakan setahun sekali. Tujuan dari magang supaya pustakawan maupun kepala perpustakaan benar-benar merasakan kesempatan bekerja sambil menimba ilmu di perpustakaan lain. Temuan baru diadaptasikan dan diterapkan.

Simpulan

Perpustakaan menjadi tempat 'pelarian' sebagian pengunjung guna menekuni referensi pikiran dan kesehatan mental positif yang tertuang pada kumpulan buku. Lembaran buku menjadi inspirasi dan meneguk pengetahuan tanpa batas melalui kalimat demi kalimat. 

Bukan sekadar banyaknya koleksi buku dihadirkan, tetapi bagaimana tim perpustakaan sekolah mampu menggugah emosional siswa dan guru supaya lebih cinta dengan keberadaan perpustakaan dan isinya. Kenyamanan lahir batin saat di perpustakaan dipengaruhi oleh aspek kelengkapan fasilitas, desain, pelayanan pustakawan dan program menarik. 

Layanan perpustakaan dikatakan sukses dan berharga jika dibarengi satu senyuman pustakawan dibandingkan 100 pengunjung namun berhati gundah. Akreditasi tidak hanya sekadar meraih hasil berupa angka, skor maupun nilai. 

Namun, lebih tertuju pada respons warga sekolah terhadap peningkatan kinerja perpustakaan. Siapkan tim andal tuk semarakkan akreditasi perpustakaan. Cermati instrumen dan siapkan trik jitu!