Audit terhadap Siklus Jasa Personal

Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasannya dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah.

Gaji : Merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang memiliki jenjang menejer.

Upah : Merupakan pambayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (Buruh).

Siklus jasa personal dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi personal, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi personal bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penepatan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaan, adan penetapan berbagia tunjangan kesejahteraan karyawan serta menghitung gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan tenaga kerja dan distribusi biyaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan kos produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

- Fungsi penerimaan pegawai bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan upah dan gaji, kenaikan pangkat dan lain lain.

- Fungsi pencatatan waktu bertanggugjawab atas penyelengaraaan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.

- Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggugjawab atas penghitungan penghasilan setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.

- Fungsi pembuatan bukti kas keluar bertanggungjawab atas pengeluaran kas untuk pembayaran gaji dan upah seperti tercantum dalam daftar gaji dan upah.

- Fungsi pembayaran gaji dan upah bertanggungjawab atas pengisian cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut menjadi uang.

- Fungsi akuntan biyaya bertagnggungjawab atas pencatatan distribusi biyaya ke dalam kartu kos produk dan kartu biyaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja.

- Fungsi akuntansi umum bertanggungjawab atas pencatatan gaji dan upah dalam jurnal umum.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus jasa personal adalah:

- Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap pesanan dan departemen dalam perusahaan yang memakai jasa tenaga kerja.

- Kartu kos produksi merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

- Buku pembantu biaya merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat biaya tebnaga kerja (Selain biaya tenaga kerja langsung) setiap departemen dalam perusahaan.

- Kartu penghasilan karyawan merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.

Aktivitas pengendalian yang perlu dilakukan untuk meminimalisir, mencegah, dan mendeteksi salah saji adalah :

- Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi dikarenakan untuk menghasilkan ketelitian dan keandalan suatu dokumen data waktu hadir karyawan.

- Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direksi.

- Setiap perusahaan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi.

- Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus di dasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi personalia.

- Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan awal.

- Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepada departemen karyawan yang bersangkutan.

- Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia.

- Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepada fungsi.

- Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan.

- Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.

- Kartu jam hadir harus di bandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

- Kartu jam kerja ini merupakan dasar untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja.

- Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fgungsi pencatat.

- Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhutungan oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran.

- Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan.

- Kartu penghasilan karywan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

- Panduan akun dan review terhadap pemberian kode akun.

Pengujian substantif terhadap saldo akun yang terkait dengan siklus jasa personal  merupakan akun utang lancar (utang gaji dan upah, Utang pajak penghasilan karyawan, Utang dan pensiun, Utang bonus, Utang komisi), pengujian subtantif terhadap saldo akun yang terkait dengan siklus jasa personal mirip dengan pengujian subtantif terhadap saldo utang usaha.