Menikmati Sebuah Meeting

Meeting seyognyanya bisa mencapai kesepakatan bersama atas topik permasalahan yang muncul dilengkapi dengan langkah-langkah selanjutnya yang menjadi kewajiban pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Meeting bukan sarana "memindahkan" pekerjaan kita pada orang lain, atau "menjebak" orang lain agar seolah olah sudah diajak bicara, mengetahui, dan menyetujui gagasan dan strategi yang kita lontarkan.

Banyak sekali meeting yang sekedar ngobrol-ngobrol tanpa output yang jelas. Sedari awal, pengundang dan pimpinan meeting tidak secara tegas menyampaikan tujuan dan target dari meeting tersebut. Akibatnya pembicaran seringkali melebar meluas, tak terarah yang pada akhirnya tidak menghasilkan apa-apa.

Saya pernah mengalami beberapa kali meeting dengan sebuah kementerian yang cukup menarik untuk diceritakan. Biasanya setiap kali meeting dipimpin oleh minimal pejabat eselon dua. Selama acara, pimpinan akan meminta semua perwakilan pihak yang hadir untuk menyampaikan pendapat atau paparannya. Setelah semuanya menyampaikan pendapat, asal meeting sudah dua jam berlangsung atau mendekati jam tiga sore, pimpinan rapat tiba-tiba menyimpulkan sendiri hasil meeting dan menutupnya. Padahal dari diskusi selama meeting berlangsung, bisa dikatakan masih sangat jauh dari kesimpulan dan inti permasalahan.

Meeting Efektif

Meeting yang tidak efektif akan terasa lama dan membosankan bagi kita yang ingin cepat mendapatkan solusi. Namun bagi pecinta ghibah dan gosip, semakin lama semakin mengasyikan. Karena sebagian dari kita kerjaannya dari meeting ke meeting, maka membuat suatu meeting seefektif mungkin menjadi keharusan.

Kata orang, meeting lebih dari satu jam sudah tidak efektif. Oleh karenanya dalam waktu satu jam, meeting sudah harus bisa merumuskan target dan kesimpulannya atas persoalan yang dibahas. Partisipasi aktif peserta dan kepiawaian pemimpin meeting menjadi prasyarat utama.

Banyak teori bagaimana menjalankan meeting yang efektif, seperti persiapan yang baik dan matang, pastikan target dan tujuan terkomunikasikan dengan baik, fokus, saling menghargai dan masih banyak tip lainnya yang sering kita dengar.

Terlepas dari teori yang ada, hal lebih penting agar meeting bisa efektif adalah kesadaran para peserta bahwa mereka berkumpul untuk menyelesaikan pesoalan, bukan mendiamkan, menggeser, atau bahkan melemparkan persoalan tersebut kepada pihak lain. Sekali kesadaran ini muncul, saya yakin meeting akan berlangsung cepat dan sangat efektif, tidak berputar-putar dan berhari-hari, bahkan bertahun-tahun membahas persoalan yang sama.

MRR, Jkt-16/01/2024