"Ngomong om. Biar gak mimpi lagi kita setahun kedepan.", sebuah pesan masuk ke WA saya tepat ketika meeting sedang berlangsung. Saat itu saya sedang mengikuti meeting membahas suatu inisiatif strategis perusahaan yang telah berjalan lebih dari dua tahun.
"Haha takut bubar ntar, udah kalem dulu lah.", balas saya pada si pengirim WA, seorang kawan, yang sama-sama sedang mengikuti meeting tersebut.
"Jangan terlalu indah dan mudah. Izin kasi pandangan lah, biar realistis.", tulis kawan saya menuangkan kegusarannya. Sebagai eksekutor program strategis yang dibahas dalam meeting, dia merasa secara keseluruhan program tersebut bermasalah. Permasalahannya dimulai dari perencanaan, penentuan strategi pelaksanaan, target waktu, dan koordinasi antar pihak yang terlibat.
Saya hanya bisa senyum-senyum menanggapi kegalauan teman tersebut, yang kebetulan duduk berhadapan di seberang sisi lain dari barisan saya, dalam format meeting yang berbentuk U-shape. Pada akhirnya saya mengakhiri chat kawan tersebut dengan menulis, "Saya kontraknya hari ini nggak ngomong nih Bang."
Dalam suatu undangan meeting, peran aktif, kritik dan saran memang sangat diharapkan guna membantu merumuskan penyelesaian masalah atau mencapai kesepakatan bersama atas topik yang dirapatkan. Namun demikian, tiap-tiap meeting dengan topik dan peserta yang berbeda-beda memiliki karakteristiknya sendiri-sendiri.
Pun memang saya pada meeting tersebut sudah berjanji dengan "bos" untuk tidak ngomong, hanya mendengarkan pembicaraan selama acara berlangsung. Toh mendengarkan orang menyampaiakan pendapat bisa jadi menjadi pengetahuan baru. Tak jarang juga malah mendapat hiburan mendengarkan pendapat-pendapat lucu nan konyol yang terkadang keluar dari peserta meeting.
Sedari awal saat mengikuti meeting tersebut, memang saya niatkan sebagai sarana hiburan saja, tidak lebih. Mengingat topik pembahasannya sudah dua tahun lebih berlangsung. Kini ada orang-orang baru yang terlibat, namun ternyata argumen, pendapat yang keluar masih itu-itu juga. Inisiatif strategis bisnis, tidak bisa berjalan lancar, tidak mencapai waktu yang ditentukan dan target yang disepakati. Namun para dewa malah menginginkan target yang lebih besar lagi. Bagaimana mungkin? Orang yang mengerjakan sama, caranya sama, lantas mengharapkan hasil yang berbeda dan lebih baik, bisakah? Ternyata meeting selama lebih dari 3,5 jam tidak bisa menjawab persoalan yang terjadi.
Hakikat Meeting
Meeting diselenggarakan untuk mengumpulkan orang-orang dalam suatu forum, membahas, mensosialisasikan, mencari kesepakatan bersama atas suatu topik permasalahan dan perumusan langkah-langkah yang akan dilakukan ke depan. Ada suatu persoalan, melibatkan beberapa pihak atau orang, merasa perlu diselesaikan, ada tindaklanjutnya.
Meeting bukan sekedar duduk, makan snack, ngomong ngalor ngidul tanpa target dan alur yang jelas. Disinilah kepiawaian pimpinan meeting sangat dibutuhkan untuk menjaga jalannya acara dan memancing pihak-pihak yang hadir mengeluarkan pendapat dan sikap kritisnya. Bagaimana dialog dua arah bisa terbangun, kalau bisa dari 10 peserta muncul 20 pendapat, bukan malah sebaliknya tidak ada pendapat sama sekali.
Meeting seyognyanya bisa mencapai kesepakatan bersama atas topik permasalahan yang muncul dilengkapi dengan langkah-langkah selanjutnya yang menjadi kewajiban pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Meeting bukan sarana "memindahkan" pekerjaan kita pada orang lain, atau "menjebak" orang lain agar seolah olah sudah diajak bicara, mengetahui, dan menyetujui gagasan dan strategi yang kita lontarkan.
Banyak sekali meeting yang sekedar ngobrol-ngobrol tanpa output yang jelas. Sedari awal, pengundang dan pimpinan meeting tidak secara tegas menyampaikan tujuan dan target dari meeting tersebut. Akibatnya pembicaran seringkali melebar meluas, tak terarah yang pada akhirnya tidak menghasilkan apa-apa.
Saya pernah mengalami beberapa kali meeting dengan sebuah kementerian yang cukup menarik untuk diceritakan. Biasanya setiap kali meeting dipimpin oleh minimal pejabat eselon dua. Selama acara, pimpinan akan meminta semua perwakilan pihak yang hadir untuk menyampaikan pendapat atau paparannya. Setelah semuanya menyampaikan pendapat, asal meeting sudah dua jam berlangsung atau mendekati jam tiga sore, pimpinan rapat tiba-tiba menyimpulkan sendiri hasil meeting dan menutupnya. Padahal dari diskusi selama meeting berlangsung, bisa dikatakan masih sangat jauh dari kesimpulan dan inti permasalahan.
Meeting Efektif
Meeting yang tidak efektif akan terasa lama dan membosankan bagi kita yang ingin cepat mendapatkan solusi. Namun bagi pecinta ghibah dan gosip, semakin lama semakin mengasyikan. Karena sebagian dari kita kerjaannya dari meeting ke meeting, maka membuat suatu meeting seefektif mungkin menjadi keharusan.
Kata orang, meeting lebih dari satu jam sudah tidak efektif. Oleh karenanya dalam waktu satu jam, meeting sudah harus bisa merumuskan target dan kesimpulannya atas persoalan yang dibahas. Partisipasi aktif peserta dan kepiawaian pemimpin meeting menjadi prasyarat utama.
Banyak teori bagaimana menjalankan meeting yang efektif, seperti persiapan yang baik dan matang, pastikan target dan tujuan terkomunikasikan dengan baik, fokus, saling menghargai dan masih banyak tip lainnya yang sering kita dengar.
Terlepas dari teori yang ada, hal lebih penting agar meeting bisa efektif adalah kesadaran para peserta bahwa mereka berkumpul untuk menyelesaikan pesoalan, bukan mendiamkan, menggeser, atau bahkan melemparkan persoalan tersebut kepada pihak lain. Sekali kesadaran ini muncul, saya yakin meeting akan berlangsung cepat dan sangat efektif, tidak berputar-putar dan berhari-hari, bahkan bertahun-tahun membahas persoalan yang sama.
MRR, Jkt-16/01/2024
