Khazanah Arsip Statis Kota Padang - Bagian 1

 

MENCINTAI KOTA PADANG MELALUI GALERI ARSIP STATIS

: Marshalleh Adaz

• Secara organisasi, GAS berada dibawah naungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang, saat ini berawa dibawah kepemimpinan Muji Susilawati, SH., MM. Pada kesempatan terpisah, penulis berkesempatan berbincang-bincang, menurut Muji, GAS ini adalah gerbangnya informasi sejarah Kota Padang, yaitu menyampaikan segala sesuatu tentang lahirnya kota ini dari sudut pandang arsip statis. Perjuangan terberat kita dibidang arsip statis ini adalah bagaimana generasi muda sekarang tahu dan paham dengan sejarah kota tempat dimana mereka berdomisili, sebab generasi yang tidak tahu sejarah adalah generasi yang menghancurkan cita-cita luhur para pejuang kita dulu. Banyak koleksi yang bisa kita lihat dan dipelajari di GAS ini, tambah Muji.

Pengantar

Wayne dalam bukunya Dictionary of Archival Terminology (1988:128)1 menyatakan jika arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media. Pendapat Walne ini sejalan dengan maksud UU No. 43/2009 bahwa bahwa arsip bagian dari memori kolektif bangsa yang berawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang bagaimana organisasi itu didirikan, dijalankan, dan dikembangkan. Itulah sejarah, atau sesuatu peristiwa yang telah terjadi dan diketahui pada saat sekarang. Kebenaran kejadiannya dapat diketahui melalui bukti-bukti dalam berbagai bentuk medianya. Dalam konteks tulisan ini adalah arsip statis.

Antara arsip statis dan sejarah tercipta korelasi. Arsip statis mampu berkolaborasi dengan sejarah. Sejarah akan diragukan kebenarannya jika tidak didukung bukti-bukti yang tepat. Azmi (1999) menegaskan bahwa arsip statis merupakan bukti otentik mengenai keberadaan dan peran instansi selengkap mungkin dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, sehingga generasi mendatang dapat mengenali bagaimana pendahulunya bertanggung jawab dalam penyelenggaraan negaranya. Dengan demikian arsip statis dapat menjadi bukti tidak terbantahkan dan terpercaya sebagai bukti sejarah dan sekaligus sebagai memori kolektif yang menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa, yang semestinya diketahui setiap orang.

Pemikiran ini yang sesungguhnya menjadi dasar kenapa perlu pengenalan koleksi arsip statis dalam konteks sosialisasi kepada umum, dengan tujuan meningkatkan apresiasi positif terhadap daerah sendiri, bangga dengan kearifan sejarah lokalnya dan mencintai daerahnya dengan segala kelebihan maupun kekurangannya.

Bicara tentang upaya peningkatan kesadaran mencintai sejarah kebangsaan yang berawal dari sejarah lokal melalui bahan mentahnya seperti arsip statis, maka kita akan berbicara tentang khazanah yang tidak pernah habisnya. Yaitu Kota Padang yang dikenal banyak orang dari sisi wilayah dan budayanya ternyata menyimpan keragaman khazanah arsip statis. Masih banyak orang belum mengetahui bagaimana Kota Padang ini dulunya jika dilihat dari sudut aktivitas pemerintahan dan pembangunan.

Tulisan ini merupakan bagian dari keinginan untuk memenuhi keingintahuan bagaimana kota ini dulunya. Bagi penulis Padang bersyukur berada dalam pangkuan arsip statis sehingga menjadi Padang seperti sekarang ini yang harus dicintai, dijaga dan dibela. Secara keseluruhan tulisan ini menyampaikan kekayaan pemikiran para pendahulu, kebijakan yang diambil dan persoalan pembangunan. Tulisan ini sengaja penulis turunkan dalam beberapa bagian, untuk bagian kesatu ini meliputi sejarah Kota Padang, khazanah, terbuka dan/atau tertutup, konsep galeri, dan penutup.

Satu harapan dari awal sampai akhir tulisan ini bahwa kita harus bangga dengan sejarah kita sendiri agar semakin dewasa dalam menapaki hari ini dan hari esok.

Sejarah Kota Padang

Bukti rekam tentang Kota Padang dapat diawali melalui sejarah lisan (tambo) yang sering ditulis, menurut Colombijn2 Padang dulunya dihuni oleh perantau Minangkabau jauh sebelum orang Aceh datang. Salah seorang dari perantau pertama datang menemukan sebuah meriam kecil, pisau, serpihan porselin, dan sebilah pedang. Kata pedang ini dalam bahasa Minang adalah "padang" yang kemudian menjadi nama daerah Padang. Atau nama Padang identik dengan topografi wilayah berupa dataran luas, tanah lapang (padang yang luas) ditepi pantai pesisir Sumatra bagian barat.

Lebih jauh lagi pembuktian sejarah Kota Padang dapat diketahui melalui arsip-arsip statis yang tersimpan di Leiden Belanda dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Jakarta. Besar kemungkinan arsip statis di dua tempat ini menjadi referensi tulisan-tulisan bernilai sejarah.

Beberapa arsip statis yang mampu berbicara adalah tulisan yang menerangkan pada tahun 1511 beberapa pelabuhan di Sumatera Barat adalah tempat transit untuk emas dari dataran tinggi dan lada dari daerah pesisir3. Padang semakin diminati ketika direbut oleh orang-orang Aceh pada tahun 16204. Hampir sepanjang abad yang lalu (abad 19 dan awal abad 20) Padang adalah kota metropolitan terbesar di Pulau Sumatera5. Bekas kejayaan metropolitan Kota Padang dapat kita lihat melalui beberapa bangunan tua yang tersisa di sepanjang kawasan sungai Batang Arau.  

Dalam sumber lain disebut juga6, sampai akhir abad ke-18 Kota Padang hanya sekitar Batang Arau, Kampung Cina, Kampung Keling, Pasar Hilir, Pasar Mudik, Pulau Aia, Ranah Binuang, Alang Lawas dan Seberang Padang. Ketika pemerintah Belanda melalui de Stuers (1788-1861) memimpin Padang, kota ini diperluas ke utara, yaitu ke Nanggalo dan Ulak Karang ke selatan sampai ke Teluk Bayur, ke timur sampai ke Lubuk Begalung, Marapalam dan Andalas. Seluruhnya berjumlah 8 wijk dan 1 wijk karena pemekaran. Wijk adalah sistem pemerintahan kampung menggantikan sistem penghulu yang mengepalai wilayah.

Setelah pengakuan kedaulatan RI, Kota Padang menjadi kota otonom di bawah Propinsi Sumatera Tengah. Dilanjutkan dengan keluarnya SK Gubernur Sumatera Tengah tgl. 15 Agustus 1950 No. 65/GP-50 tentang perluasan daerah Sumatera Tengah, serta penghapusan kewedanaan Kota Padang dan penyerahan segala urusan pemerintahan kepada Walikota Padang.

Sampai kemudian terbitnya Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 1980 tanggal 21 Maret 1980, wilayah administratif Kotamadya Padang yang sebelumnya 3 kecamatan bertambah menjadi 11 kecamatan. Kemudian terbit Peraturan Pemerintah No. 29 Tahun 1979 yang menetapkan Kota Padang sebagai Ibu Kota Propinsi Sumatra Barat.

Sekilas ada rantai yang terpenggal, putus dan hilang dalam tulisan sejarah Kota Padang diatas. Ini terjadi karena bentuk tunggal maupun berkelompok rekam peristiwanya sangatlah banyak. Jika sejarah itu komplektisitas maka untaiannya berawal dari sebab sampai kepada akibat. Pernak-pernik yang tidak ditemukan itu berkemungkinan bisa ditemukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kota Padang.

Khasanah

Dispusip Kota Padang memiliki ragam klasifikasi arsip statis. Bersifat unik dan asli. Unik dikarenakan fisiknya yang masih asli, kertasnya yang tipis bahkan rapuh karena pada beberapa bagian ada yang robek atau hilang. Keasliannya juga terlihat dari hasil ketikan mesin tik, legalitas tanda tangan masih asli, dan pada beberapa lembarnya terdapat tulisan tangan. Ada juga memanfaatkan lembaran kosong kertas yang sudah terpakai biasanya untuk memo atau rekomendasi tapi tanda tangan dan cap stempelnya asli. Tahun cipta seluruh arsip statis rata-rata sebelum 1970 dan 1980, dengan awal tahun 1925 atau awal abad 20.

Dalam dunia kearsipan keragaman itu disebut khazanah. Dalam arti kamus bermakna kumpulan sesuatu, perbendaharaan, atau kekayaan. Sehingga secara khusus berarti arsip statis yang dimiliki tanpa melepaskan asal usulnya dan lebih dominan keasliannya akan menjadi khazanah lembaga kearsipan daerah (Dispusip Kota Padang).

Khazanah arsip adalah kumpulan arsip atau jumlah keseluruhan arsip yang berasal dari berbagai pencipta arsip dan disimpan di lembaga kearsipan.

Khazanah Dispusip Kota Padang keseluruhannya berasal dari berbagai Satuan kerja Perangkat Daerah (SKPD) dilingkungan Pemerintah Kota Padang. Misalnya dari jajaran sekretariat daerah yaitu Bagian Pembangunan, Bagian Pemerintahan, Bagian Humas, dan Bagian Umum. Ada juga dari Bagian Keuangan sekarang Dinas Perbendaharaan, Kas dan Aset Daerah. Dari SKPD yang sudah digabung dan sudah tidak ada lagi seperti perumahan, BP7, dan bagian Pertanahan. Arsip demikian ditemukan dalam kegiatan survei dan akuisisi arsip statis yang sudah bertumpuk-tumpuk, tumpang tindih dengan barang inventaris, dan tersimpan manis di ruangan terpisah yang jarang tersentuh.

Riskan memang kondisi awal saat ditemukannya khazanah tersebut. Kusam, kotor, bau pengap, fisik kertasnya yang tipis, rapuh, bahkan ada yang sudah tidak terbaca informasinya. Keberadaan ini menandakan betapa kurangnya perhatian serta penghargaan terhadap nilai sejarah yang dikandungnya. Siapa sangka didalam tumpukan itu terdapat rekam jejak perjalanan administrasi dan organisasi yang dilakoni oleh pemerintah saat arsip itu tercipta.

Beberapa diantaranya yang dapat ditonjolkan seperti pembangunan Stasiun Pulau Aia (1925), kartu uang sekolah Mulo (1927-1935), rekening air/listrik (1934), beragam pengajuan izin usaha (1940-1970), surat izin mengendarai bendi (1942-1945), kumpulan surat DPRDS (1953), kumpulan surat Dewan Pemerintah Daerah Sementara (1950-1952), kumpulan surat DPRD Gotong Royong (1961), surat-surat pada masa Sumatera Tengah (1956), kumpulan surat-surat kepegawaian masa Jepang, dan klasifikasi arsip statis bernilai sejarah lainnya, termasuk juga berbagai koleksi foto maupun peta pada rentang tahun yang sama.

Ibarat bercerminkan diri dengan melihat kemasa lalu, merasakan dan memahami kondisi Kota Padang pada masa sebelum dan sesudah merdeka, pada masa orde lama dan orde baru, dan perbandingannya dengan era sekarang. Setelah kemerdekaan upaya pembangunan terhambat oleh agresi Belanda. Memasuki awal 1950 Kota Padang mulai menggeliat pembangunannya. Kebebasan pemberian izin diberikan tanpa pengecualian  seperti izin las karbit, obat nyamuk, sabun putar, izin reklame, pertukangan, bofet, dobi/setrika pakaian dan bentuk usaha lainnya. Dibidang politik pun demikian seperti sering terjadinya bongkar pasang kabinet legislatif, perubahan tata tertib, dan corak berpolitik lainnya. Padang menggeliat seketika. Tanda-tanda sebagai kota besar sedang dirintis saat itu.

Hampir dapat dipastikan semua khazanah arsip statis Dispusip Kota Padang bersifat terbuka dan bisa dilihat secara langsung. Keterbukaannya disebabkan informasi yang disampaikan relatif sesuai untuk pengkajian dan penelusuran sejarah lokal yang menjadi memori koleitif bangsa.

Terbuka dan/atau Tertutup

Arsip statis berdasarkan UU No. 43/2009 tentang Kearsipan adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Kata kunci pengertian diatas adalah nilai guna sejarah, telah habis masa simpannya, dan telah diverifikasi oleh lembaga kearsipan. Tentang nilai guna sejarah berarti sesungguhnya  arsip statis merupakan pendukung utama sejarah yang ilmiah dan objektif. Tidak ada keraguan terhadap nilai sejarah yang dikandung oleh arsip statis. Begitu juga masa simpannya ditentukan oleh sebuah daftar retensi. Setelah menjadi statis pada umumnya informasinya lebih bersifat terbuka. Disinilah peran sentral lembaga kearsipan daerah dalam melakukan penilaian dan penetapan apakah arsip statis itu terbuka atau tertutup.

Pada pasal 65 UU No. 43/2009 dinyatakan bahwa arsip statis pada dasarnya bersifat terbuka. Jika secara implisit tertutup atau ada keraguan untuk menjadikannya terbuka tapi setelah melewati masa penyimpanan 25 tahun harus dinyatakan terbuka oleh lembaga kearsipan.

Ditentukan tertutupnya arsip statis sepenuhnya menjadi kewenangan lembaga kearsipan. Namun bukan berarti bisa berlindung dibalik kewenangan tersebut sehingga membuatnya menjadi tertutup. Menjadikannya tertutup apabila (pasal 66 UU 43/2009); tidak menghambat proses penegakan hukum; tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara; tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional; tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri; tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik menyatakan bahwa informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh badan publik harus diperuntukkan untuk orang banyak yang membutuhkannya. Tidak ada ketertutupan informasi kecuali untuk informasi yang bersifat ketat, terbatas dan rahasia. Ketentuan tertutup ini ada pada UU No. 43/2009 dalam kontekstual arsip.

Khazanah arsip statis yang terdapat di Dispusip Kota Padang secara umum dan pada dasarnya bersifat terbuka. Membuka diri untuk berbagai penelusuran, menambah wawasan, dan kegiatan keilmuan.

Konsep Galeri

Sampai saat ini belum ada peraturan yang turun dari atas seperti undang-undang, peraturan presiden, peraturan pemerintah, atau peraturan yang berasal dari lembaga kompeten yang mengharuskan layanan sama bentuknya bagi semua lembaga kearsipan (propinsi, kabupaten, kota dan perguruan tinggi).

Misalnya pada ANRI Jakarta dengan ruang layanan arsipnya, menyajikan pintu informasi melalui guide arsip statis, inventaris arsip dan daftar arsip statis. Tiga komponen ini bermanfaat sekali untuk penemuan kembali arsip statis. Pengunjung yang berkeinginan terhadap sesuatu arsip diharuskan menelusuri daftar tersebut. Arsip yang dikehendaki kemudian dituliskan pada lembaran formulir permintaan. Dimana selanjutnya petugas akan mengambilkan arsip yang diminta dengan menghubungi petugas depot arsip. Dibutuhkan waktu lebih kurang 25 menit agar arsip itu sampai ketangan pengunjung.

Pada sisi lain ruangan layanan arsip juga terdapat ruangan diorama, yaitu refleksi perjalanan bangsa ini dari masa prasejarah sampai kepada orde reformasi. Setiap instrumen diruangan ini sarat dengan informasi memori kolektif bangsa.

Model yang miliki oleh ANRI tersebut adalah contoh, boleh ditiru dan boleh tidak, tergantung kepada kabupaten/kota untuk melakukannya. Namun bagaimanapun bentuk layananan dan cara pelayanan terserah kepada lembaga kearsipan untuk mengakomodir memori kolektif bangsa tersebut. Tidak ada ketentuan bentuk layanan setiap lembaga kearsipan di Indonesia harus sama dengan ANRI atau antara lembaga kearsipan harus sama walaupun tidak sama dengan ANRI. Perbedaan bentuk boleh saja tidak sama akan tetapi komponen penemuan kembali semestinya dimiliki sama bagi seluruh lembaga kearsipan, yaitu guide arsip, inventaris arsip dan daftar arsip statis. Minimal salah satu diantaranya terpenuhi karena ini merupakan bagian dari penilaian pengawasan kearsipan oleh ANRI.

Pada lampiran Perka ANRI No. 28/2011 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis menerangkan bahwa pada pasal 28F Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 menguraikan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran informasi yang tersedia.

Negara wajib memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh informasi mengingat hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis.

Berdasarkan ulasan diatas, dan didorong keinginan untuk membuat perubahan yang unggul, Dispusip Kota Padang kemudian menciptakan layanan dalam bentuk galeri. Implisitnya, galeri identik dengan ruang pamer benda atau karya seni. Tersirat jelas kalau galeri memberi kemungkinan terciptanya konsep diorama dan ruang pameran. Ruang ini kemudian disepakati dengan nama Galeri Arsip Statis Kota Padang (GAS Kota Padang) yang diresmikan oleh Walikota Padang pada tanggal 25 Mei 2015.

Mata pengunjung ketika berada di ruang galeri akan di suguhkan dengan pajangan foto-foto sekitar Kota Padang mulai dari abad 19. Setelah mengisi buku tamu, pengunjung bisa langsung melihat hamparan koleksi khazanah arsip statis yang berada dalam bungkusan, beberapa kliping koran, dan buku-buku dengan informasi arsip statisnya. Seakan berselancar kemasa lalu melihat koleksi tersebut. Seorang petugas akan menghampiri pengunjung dan mengajak lebih dalam menghayati kearifan sejarah lokal ini. Tidak satupun memori yang terlewatkan karena pengunjung diajak bercengkrama, berdiskusi, saling membuka diri dan wawasan tentang khazanah kota ini.

Konsep galeri yang diusung oleh Dispusip Kota Padang sepertinya mencoba memecahkan kekakuan pandangan bahwa arsip statis itu dirata-ratakan tertutup. Seperti prosedur yang ketat atau rumitnya birokrasi izin justru menyulitkan seorang peneliti penelusuran tulisan sejarah. Akibatnya, hasil karya si penulis akan sepotong-sepotong, mengulas hanya dari satu sudut pandang, dan tidak berimbangnya kajian penulis itu sendiri. Dampak lebih parahnya lagi, ketika dinyatakan tertutup maka sejarah untuk generasi berikutnya adalah sejarah tambal sulam tentunya seperti tambal sulam, selalu sama dari penulis satu ke penulis lain. Ini berarti sejarah bukan milik semua orang.

Seperti disampaikan oleh Ina Mirawati8, berkaitan dengan keterbukaan dan ketertutupan arsip yang terjadi di masa kolonial, Meilink Roelofsz dalam pidatonya yang berjudul "Van Geheim tot Openbaar" mengatakan para sejarawan pada tahun 1900-an yang ingin menulis mengenai sejarah kolonial merasa kesulitan mendapatkan data yang akurat karena pada waktu itu belum ada keterbukaan arsip. Alasan pemerintah kolonial masih merahasiakan arsip-arsip yang berhubungan dengan kekuasaan kompeni pada waktu itu karena dianggap bahwa segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi, urusan intern perusahaan dan politik yang dianut masih bersifat rahasia. Baru setelah melalui berbagai perdebatan dan setelah tahun 1856, dengan masuknya arsip-arsip kolonial ke dalam Rijksarchief, maka arsip dinyatakan terbuka untuk umum dan penulisan sejarah kolonial yang sesungguhnya mulai dimungkinkan.

Apa yang disampaikan oleh Ina Mirawati diatas dapat diterima sepenuhnya, bisa diterapkan di setiap lembaga kearsipan termasuk di GAS Kota Padang. Konsep galeri sendiri adalah perwujudan dari semangat otonomi daerah. Dimana setiap daerah diberi kewenangan untuk mengatur rumah tanggannya sendiri. Dalam bidang kearsipan, dibawah pengawasan ANRI, arsip statis dituntut menjadi bagian dari pelayanan informasi kesejarahan dan pencarian jati diri. Sehingga GAS Kota Padang ini adalah bentuk semangat otonomi daerah tersebut.

Penutup

Padang yang berada dalam pangkuan arsip statis sampai saat ini telah mengalami berbagai perubahan dan menunjukan perkembangan yang signifikan. Sedangkan arsip statis yang dipangku oleh Kota Padang sekarang tak lebih dari lembaran-lembaran usang yang rapuh. Dianggap tidak bermakna karena ketuaannya. Akankah kita belajar dari kearifan hasil karya para pendahulu atau berbuat sebaliknya. Pada tulisan berikutnya akan kita temukan ulasan terhadap koleksi khazanah arsip statis berdasarkan klasifikasinya. Semoga semakin jauh kita mengetahuinya akan semakin tinggi kecintaan terhadap kota ini.  

Daftar Pustaka

Azmi. (Makalah) Strategi Pengaturan Arsip Statis pada Lembaga Kearsipan Dalam Upaya Meningkatkan Akses dan Mutu Layanan Arsip Statis Kepada Publik. Tahun 1999.

Freek Colombijn. Paco-Paco (Kota) Padang. Sejarah Sebuah Kota Di Indonesia Pada Abad Kedua Puluh Dan Penggunaan Ruang Kota. Padang. 1994.

Rusli Amran. Sumatra Barat Hingga Plakat Panjang. Penerbit Sinar Harapan. Jakarta. 1981.

Christin Dobbin. Gejolak Ekonomi Kebangkitan Islam dan Gerakan Padri, Minangkabau 1784 - 1847. Komunitas Bambu. Jakarta. 2008.

Rusli Amran. Padang Riwayatmu Dulu. Jakarta. 1986.

Mardanas Sofwan. Sejarah Kota Padang. Jakarta. 1987.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis

Ina Mirawati. Keterbukaan dan Ketertutupan Arsip Statis. Makalah. 1988.