Khazanah arsip statis yang terdapat di Dispusip Kota Padang secara umum dan pada dasarnya bersifat terbuka. Membuka diri untuk berbagai penelusuran, menambah wawasan, dan kegiatan keilmuan.
Konsep Galeri
Sampai saat ini belum ada peraturan yang turun dari atas seperti undang-undang, peraturan presiden, peraturan pemerintah, atau peraturan yang berasal dari lembaga kompeten yang mengharuskan layanan sama bentuknya bagi semua lembaga kearsipan (propinsi, kabupaten, kota dan perguruan tinggi).
Misalnya pada ANRI Jakarta dengan ruang layanan arsipnya, menyajikan pintu informasi melalui guide arsip statis, inventaris arsip dan daftar arsip statis. Tiga komponen ini bermanfaat sekali untuk penemuan kembali arsip statis. Pengunjung yang berkeinginan terhadap sesuatu arsip diharuskan menelusuri daftar tersebut. Arsip yang dikehendaki kemudian dituliskan pada lembaran formulir permintaan. Dimana selanjutnya petugas akan mengambilkan arsip yang diminta dengan menghubungi petugas depot arsip. Dibutuhkan waktu lebih kurang 25 menit agar arsip itu sampai ketangan pengunjung.
Pada sisi lain ruangan layanan arsip juga terdapat ruangan diorama, yaitu refleksi perjalanan bangsa ini dari masa prasejarah sampai kepada orde reformasi. Setiap instrumen diruangan ini sarat dengan informasi memori kolektif bangsa.
Model yang miliki oleh ANRI tersebut adalah contoh, boleh ditiru dan boleh tidak, tergantung kepada kabupaten/kota untuk melakukannya. Namun bagaimanapun bentuk layananan dan cara pelayanan terserah kepada lembaga kearsipan untuk mengakomodir memori kolektif bangsa tersebut. Tidak ada ketentuan bentuk layanan setiap lembaga kearsipan di Indonesia harus sama dengan ANRI atau antara lembaga kearsipan harus sama walaupun tidak sama dengan ANRI. Perbedaan bentuk boleh saja tidak sama akan tetapi komponen penemuan kembali semestinya dimiliki sama bagi seluruh lembaga kearsipan, yaitu guide arsip, inventaris arsip dan daftar arsip statis. Minimal salah satu diantaranya terpenuhi karena ini merupakan bagian dari penilaian pengawasan kearsipan oleh ANRI.
Pada lampiran Perka ANRI No. 28/2011 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis menerangkan bahwa pada pasal 28F Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 menguraikan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran informasi yang tersedia.
Negara wajib memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh informasi mengingat hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis.
Berdasarkan ulasan diatas, dan didorong keinginan untuk membuat perubahan yang unggul, Dispusip Kota Padang kemudian menciptakan layanan dalam bentuk galeri. Implisitnya, galeri identik dengan ruang pamer benda atau karya seni. Tersirat jelas kalau galeri memberi kemungkinan terciptanya konsep diorama dan ruang pameran. Ruang ini kemudian disepakati dengan nama Galeri Arsip Statis Kota Padang (GAS Kota Padang) yang diresmikan oleh Walikota Padang pada tanggal 25 Mei 2015.
Mata pengunjung ketika berada di ruang galeri akan di suguhkan dengan pajangan foto-foto sekitar Kota Padang mulai dari abad 19. Setelah mengisi buku tamu, pengunjung bisa langsung melihat hamparan koleksi khazanah arsip statis yang berada dalam bungkusan, beberapa kliping koran, dan buku-buku dengan informasi arsip statisnya. Seakan berselancar kemasa lalu melihat koleksi tersebut. Seorang petugas akan menghampiri pengunjung dan mengajak lebih dalam menghayati kearifan sejarah lokal ini. Tidak satupun memori yang terlewatkan karena pengunjung diajak bercengkrama, berdiskusi, saling membuka diri dan wawasan tentang khazanah kota ini.
Konsep galeri yang diusung oleh Dispusip Kota Padang sepertinya mencoba memecahkan kekakuan pandangan bahwa arsip statis itu dirata-ratakan tertutup. Seperti prosedur yang ketat atau rumitnya birokrasi izin justru menyulitkan seorang peneliti penelusuran tulisan sejarah. Akibatnya, hasil karya si penulis akan sepotong-sepotong, mengulas hanya dari satu sudut pandang, dan tidak berimbangnya kajian penulis itu sendiri. Dampak lebih parahnya lagi, ketika dinyatakan tertutup maka sejarah untuk generasi berikutnya adalah sejarah tambal sulam tentunya seperti tambal sulam, selalu sama dari penulis satu ke penulis lain. Ini berarti sejarah bukan milik semua orang.
