Apa Itu Procurement dan Apa Saja Tugasnya?

Apa Itu Procurement?

Purchasing, buyer, atau procurement adalah karyawan atau divisi yang bertugas membeli barang dan jasa untuk kebutuhan perusahaan. Semua perusahaan membutuhkan jasa dan bahan baku dalam proses produksinya, dan inilah tanggung jawab purchasing. 

Perusahaan bisa menghabiskan lebih dari 50% budgetnya untuk purchasing, terutama di industri manufaktur yang padat dengan bahan baku mentah. Seorang staf procurement yang baik akan menemukan vendor yang tepat, membeli barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan, dengan harga yang paling menguntungkan. Jadi, staf procurement atau purchasing harus paham kebutuhan spesifik perusahaan, besaran anggarannya, dan apa saja rencana perusahaan di masa depan.

Apa Saja Tugas Procurement?

1. Merencanakan Pengadaan

Staf purchasing harus pandai berkomunikasi dengan divisi-divisi lain, dan memahami kebutuhan mereka akan barang, bahan baku, dan jasa. Staf purchasing juga bertugas mendiskusikan anggaran untuk setiap proses pembelian dan pengadaan, supaya pengeluaran perusahaan bisa ditekan tanpa mengurangi kualitas kerja dan produksi.

Staf purchasing biasanya memakai perangkat analisis TCO atau Total Cost of Ownersship. Analisis ini berguna untuk membandingkan beberapa vendor berdasarkan uang yang dikeluarkan. Artinya, kita tidak asal mencari penjual barang dan jasa paling murah, tapi memilih vendor yang memberikan output maksimal untuk setiap rupiah yang dikeluarkan. 

2. Memilih Vendor Terbaik

Setelah membuat perencanaan, langkah selanjutnya adalah memilih vendor yang paling cocok. Staf purchasing akan mencari vendor yang memiliki reputasi baik, selalu berhasil memenuhi kontrak procurement, punya laporan keuangan yang sehat, dan bisa melayani pengiriman dengan baik.

Untuk menjaga operasional tetap lancar, sebaiknya kita memilih vendor yang jaraknya paling dekat dengan pabrik atau kantor. Tujuannya agar biaya transportasi lebih hemat dan barang atau jasa bisa sampai tepat waktu. Untuk mendapat harga yang lebih baik atau pengadaan lebih cepat, kita bisa mengusulkan kerjasama untuk jangka panjang.

Keuntungan dari bekerjasama dengan vendor langganan adalah: lebih hemat waktu dalam pengadaan, bisa dapat harga lebih murah, pembayaran lebih fleksibel, dan tidak kewalahan karena harus mencari vendor baru.

3. Bernegosiasi dengan Vendor

Tugas terakhir staf procurement adalah melakukan penawaran dan bernegosiasi dengan vendor. Penawaran ini dilakukan berdasarkan dokumen Request for Information (RFI), yaitu keterangan tentang kemampuan vendor terhadap biaya yang dikeluarkan perusahaan, rincian barang dan jasa yang dipesan, jumlah dan jangka waktu pengiriman, sampai jatuh tempo pembayaran.

Staf procurement wajib bernegosiasi untuk mendapat kontrak pembelian yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Dalam negosiasi inilah kita bisa mengubah poin-poin pada RFI sebelum akhirnya ditetapkan lewat MoU atau Perjanjian Kerjasama.

Perusahaan yang terus berkembang akan butuh software bisnis untuk mengelola purchasing, dengan semua budget dan dokumentasinya. Ukirama ERP memiliki modul purchasing yang bisa disesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis, pelajari selengkapnya di sini.