Mengenal Supply Chain Management

Apa itu supply chain management?

Pekerjaan utama suatu  perusahaan yang menjual produk (manufaktur) adalah mengolah bahan mentah menjadi barang jadi lalu mendistribusikannya ke tangan konsumen. Rangkaian kegiatan tersebut termasuk ke dalam rantai pasok atau supply chain dan harus dikelola dengan baik demi kesuksesan perusahaan. Untuk mengelola rantai pasok secara optimal, perusahaan perlu melakukan supply chain management.

Di artikel ini, kita akan mengulas dengan rinci tentang apa itu supply chain management, apa kegunaannya, komponennya, sampai masalah-masalah yang mungkin timbul dalam prakteknya.

Jadi, apa sebenarnya definisi Supply Chain Management? Akademisi menyimpulkan bahwa supply chain management (SCM) secara garis besar adalah serangkaian kegiatan perencanaan, pengaturan, dan penjadwalan arus barang atau produk, dari mulai pembelian/pengadaan bahan baku, tahap produksi, hingga diantarkan ke tangan konsumen. Harapannya, dengan adanya supply chain management, rantai pasokan ini bisa dieksekusi dengan se-efektif dan se-efisien mungkin.

Baca juga: 7 Inventory Management Software Terbaik 2023

Kenapa supply chain management penting?

Apa sih pentingnya supply chain? Ada beberapa tujuan utama menggunakan SCM, yang paling penting diantaranya adalah supaya perusahaan bisa menyelaraskan permintaan dengan pasokan yang ada. Kedengaran sederhana, bukan? Kenyataannya ternyata tidak semudah itu. Nyatanya, ada berbagai hambatan atau masalah yang sering dialami oleh pengusaha saat menjalankan supply chain, seperti manajemen pengadaan barang, manajemen pemasok, mengelola hubungan dengan pelanggan, identifikasi masalah dan merumuskan solusi untuk berbagai masalah tersebut, manajemen risiko, serta masih banyak lagi. Supaya bisa tetap menjadi perusahaan yang profitable dalam supply chain, penting bagi manajemen perusahaan untuk bisa mengelola supply chain sehingga menghasilkan produk yang tidak hanya murah, namun berkualitas, bervariasi, dan juga disediakan tepat waktu.

Apa saja bagian-bagian supply chain management?

Ada tiga bagian dalam supply chain management:

1.    Upstream 

Baca juga: Apa Itu Odoo Open Source ERP?

Inilah bagian hulu atau awal dalam supply chain management. Di sini, perusahaan mendapatkan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi. Bahan baku dan barang-barang pendukungnya ini didapatkan dari para supplier. Bagian ini bisa disebut juga dengan pembelian atau pengadaan.

2.    Internal Supply Chain

Ini adalah proses produksi, yang mengubah bahan mentah ke barang jadi atau produk.  Di dalam internal supply management ini hal-hal yang ditekankan adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengaturan stok.

3.    Downstream Supply Chain

Downstream supply chain adalah komponen terakhir, yaitu pengiriman produk/jasa kepada customer akhir. Fase ini biasa ditangani oleh distributor eksternal, atau bisa juga ditangani sendiri oleh perusahaan.

Apa saja fungsi supply chain management?

Ada tiga fungsi utama supply chain management: 

1. Mengelola Arus Material

Fungsi pertama dan utama dari supply chain management tentunya adalah mengubah bahan baku menjadi produk jadi yang siap dikonsumsi oleh konsumen akhir. Peran utama supply chain di sini adalah mengelola stok barang serta bahan baku. Fungsi ini meliputi berbagai biaya fisik berupa ongkos material, sewa gudang untuk penyimpanan, ongkos produksi, transportasi, dan yang lainnya. Dalam mengelola arus material atau arus barang ini, seorang manajer akan bergantung pada data stok dan permintaan sebelum memesan bahan baku. Di titik inilah arus data/informasi berperan dalam supply chain management.

1. Mengelola Arus Informasi

Fungsi kedua dari supply chain management adalah untuk  menggambarkan besaran supply dan demand dengan akurat, atau bisa disebut dengan arus informasi. Fungsi SCM yang satu ini sangat bergantung pada ketersediaan data, yang menentukan kecocokan antara stok bahan baku, kuantitas produksi, dan permintaan konsumen. Lebih jauh lagi, fungsi arus informasi dari supply chain management adalah untuk memperkirakan besarnya permintaan dan penawaran barang di masa depan, atau biasa disebut forecasting.

Forecasting

Forecasting paling umum dipakai untuk meramalkan berapa banyak permintaan dari konsumen dalam beberapa waktu ke depan. Inilah salah satu cara efektif untuk menghindari overstocking. Forecasting juga dipakai untuk memperkirakan kemampuan supplier dalam memasok barang untuk perusahaan kita. Hal ini bisa mencegah kita kewalahan karena kekurangan bahan baku di masa depan, terutama ketika permintaan dari konsumen sedang tinggi.

Kalau supply chain management gagal memberikan data akurat atas permintaan konsumen, dapat berakibat pada overstocking atau understocking. Apa dampaknya? Overstocking atau kelebihan menyimpan produk/bahan baku akan mengganggu cash flow perusahaan, sementara understocking akan menyebabkan perusahaan gagal memenuhi permintaan konsumen. Ada beberapa cara untuk menghindari overstocking maupun understocking:

• Memakai sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

Overstocking bisa dihindari kalau perusahaan memakai sistem ERP. Salah satu fungsi yang penting dari ERP adalah inventory management, yang memastikan jumlah stok barang secara real time dan bisa memantau beberapa gudang sekaligus. 

Software ERP memang membutuhkan investasi uang dan waktu yang lebih bila dibandingkan dengan software akuntansi biasa, tapi ERP akan membuat bisnis lebih efisien serta menghemat biaya dalam jangka panjang. Kenapa? Karena biaya software ERP jauh lebih murah daripada kalau biaya gudang harus membengkak karena overstocking, atau malah bahan baku rusak dan kedaluwarsa karena terlalu lama disimpan. Pemborosan yang bisa dicegah, bukan?

• Mengumpulkan data akurat sebelum melakukan order 

Cara paling sederhana untuk menghindari overstocking dan understocking, pastinya dengan memastikan pembelian atau order bahan baku sudah sesuai kebutuhan. Masalahnya, kadang data tentang stok dan permintaan barang tidak akurat, karena datanya tidak diupdate secara real time. Data kamu akan akurat dan up to date kalau menggunakan sistem inventory management. Ukirama ERP adalah salah satu solusi yang terjangkau untuk bisnis yang membutuhkan inventory management. Perusahaan juga bisa menggunakan alat untuk melihat tren permintaan pasar, misalnya dengan Google Trends.

• Mencatat penjualan dengan sistem POS 

Perhatikan, apakah software Point of Sales yang kamu gunakan sudah memberikan informasi yang paling berguna untuk bisnismu? 

Software POS yang ideal harus punya fitur inventory management dan bisa memberikan data penjualan, tipe customer, kategori produk dan stoknya, atau bahkan memberi peringatan untuk order ulang bila stok sudah menipis. Sebagai alternatif, sistem ERP menawarkan pengelolaan inventory yang lebih lengkap dan sanggup memproses data yang lebih kompleks, dan bahkan fitur-fitur khusus industri spesifik seperti Bill of Material atau input data resep makanan untuk industri Food and Beverages (F&B).

1. Mengelola Arus Finansial

Fungsi terakhir supply chain management yang tidak kalah penting adalah memperhitungkan biaya survei pasar, perencanaan produk, dan berbagai macam biaya yang mungkin muncul untuk menjaga agar perusahaan tetap up-to-date dengan tren pasar dan permintaan konsumen. Dengan tiga fungsi Supply Chain Management ini, perusahaan bisa menghindari dua "penyakit", yaitu bottleneck effect dan bullwhip effect. Apa itu?

Contoh bullwhip effect, misalnya suatu kafe menjual 100 gelas kopi per hari. Ternyata, permintaan meningkat selama musim hujan yang dingin, jadi 150 gelas per hari. Akhirnya, pemilik bisnis membeli stok bahan baku lebih banyak menjadi 200 gelas per hari, supaya permintaan konsumen terpenuhi. Meskipun perkiraan permintaan sebelumnya hanya 200, namun ketika sampai pada distributor, pesanan ditambah menjadi 300 karena distributor pun takut kehabisan stok kehabisan stok! Belum berhenti sampai di sini, pihak pabrik juga ikut meningkatkan permintaan menjadi 350 gelas per hari. Akibatnya, stok produk jadi berlebih dan banyak yang tidak terjual di sepanjang supply chain.

Sementara, bottleneck effect adalah sebaliknya, yaitu permintaan konsumen tidak terpenuhi karena kurangnya jumlah barang, lambatnya pengiriman, terjadinya kecelakaan atau bencana alam, dan lain sebagainya. Kedua efek ini bisa diminimalkan dengan supply chain management yang baik, salah satunya dengan menggunakan software enterprise resource planning yang mudah digunakan dan diakses datanya oleh berbagai divisi secara instan, seperti Ukirama Cloud ERP.

Kesimpulan

Ada dua strategi umum yang wajib untuk supply chain management. Pertama, adalah membangun hubungan dengan supplier. Hal ini sangat penting dimana membangun kemitraan yang baik untuk memastikan ketersediaan bahan baku. Perusahaan yang sukses akan memilah dan memilih supplier terbaik yang paling unggul dan bisa diandalkan, dari sisi kualitas, kuantitas, kecepatan dan ketepatan. Kedua, adalah mengumpulkan data dan respons pelanggan agar tetap kompetitif, kemudian berfokus dalam meningkatkan kualitas produk dan pelayanan.