Seharusnya setiap peserta rapat dapat terbiasa membuat catatan sendiri ketika menghadiri sebuah rapat atau musyawarah. Kebiasaan ini akan memberikan pengaruh positif bagi seseorang dalam mengikuti setiap kegiatan rapat.
Menjadi pendengar yang baik
Peserta rapat yang biasa membuat catatan hasil rapat biasanya akan menjadi pendengar yang baik. Dia akan berusaha mendengar setiap informasi yang disampaikan saat rapat berlangsung.
Dia cenderung akan mendengarkan setiap orang yang berbicara dalam rapat karena ingin memperoleh informasi secara maksimal yang akan dituangkan dalam catatannya.
Pendengar yang baik cenderung memberikan perhatian penuh kepada pembicara. Dia akan menghindari tindakan-tindakan yang dapat menimbulkan gangguan rapat seperti, memeriksa telepon, berbicara dengan sesama peserta rapat, atau menyelesaikan tugas lain saat rapat berlangsung
Pendengar yang baik juga akan memberikan respon dan ekspresi wajah yang tepat saat orang lain tengah berbicara. Dia tidak akan memotong pembicaraan orang lain saat sedang menyampaikan sesuatu dalam rapat.
Menjadi pendengar yang baik dalam rapat sangatlah penting untuk memastikan bahwa kita dapat memahami informasi yang disampaikan dengan jelas, memberikan respon yang tepat, dan membangun hubungan yang baik dengan sesama peserta.
Pendengar yang baik akan mendengarkan dengan serius informasi yang disampaikan oleh pembicara. Sikap ini ditandai dengan menunjukkan bahasa tubuh yang mendukung seperti, menanggukan kepala atau memberikan respon verbal yang tepat.
Pendengar yang baik juga tidak akan mengganggu pembicara saat berbicara dengan pertanyaan-pertanyaan, kecuali jika pembicara meminta umpan balik dari pendengar.
Sikap aktif dalam rapat
Kebiasaan mencatat hasil rapat dapat membantu seseorang menjadi lebih aktif dalam rapat dan lebih mudah terlibat dalam diskusi. Ketika hendak membuat catatan hasil rapat, mau tidak mau, kita harus terlibat aktif dalam setiap proses.
Kita akan lebih aktif menyampaikan pertanyaan, pendapat, dan berbagi pengalaman untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi.
Andaipun kita kurang aktif berbicara dalam rapat, setidaknya ketika kita membuat catatan rapat akan membuat kita lebih aktif sebagai pendengar. Dengan menjadi pendengar yang aktif, seorang peserta rapat akan mendapatkan informasi yang maksimal dari seluruh rangkaian rapat yang dilaksanakan.
