Imigrasi Ketapang Aplikasikan Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian

PENDAHULUAN

Kemajuan di bidang teknologi informasi telah memungkinkan instansi-instansi pemerintahan maupun perkantoran melakukan interaksi dengan konsumen melalui komputer dan jaringan internet. Seiring dengan kemajuan teknologi, perkembangan dunia informasi saat ini sudah berkembang semakin cepat dan semakin pesat, sehingga banyak instansi yang meninggalkan kualitas pelayanannya dalam berbagai hal. Salah satu perkembangan yang penting adalah semakindibutuhkannya penggunaan sistem yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara efisien, cepat, dan valid, selain itu juga mudah dalam dalam pengolahan data dan juga mudah dalam pencairan data saat diperlukan. Salah satu faktor yang menuntut penerapan teknologi informasi adalah adanya kebutuhan akan informasi yang cepat, akurat, terkini dan terintegrasi. Sebuah instansi yang ingin berkembang dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data berbasis internet.

Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Sisitem informasi manajemen dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektifkan proses dalam berbisnis, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja sehingga dapat memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang cepat sekali berubah. Sistem informasi manajemen memberikan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan bagi pihak manajemen, manajemen dapat menggunakan jaringan komputer untuk mendapatkan laporan dan informasi yang diinginkan sehingga manajemen dapat lebih efisien dalam pengambilan keputusan yang tentunya menguntungkan perusahaan secara jangka panjang.

Pengaplikasian teknologi informasi yang tepat akan mempengaruhi strategi baru dalam organisasi. Perkembangan dunia informasi yang semakin meningkat seiring dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi komputer yang mampu menunjang berbagai kebutuhan dan permintaan informasi dari pengguna membuat informasi telah menjadi suatu kebutuhan utama dalam organisasi publik. Oleh karena itu, sarana yang cepat dan tepat untuk mengakses, mengolah dan menyimpan sumber informasi telah menjadi bagian yang tak terpisahkan.

Birokrasi yang tidak efisien dan efektif pada pemerintahan sebagai penyelenggra pelayanan publik seringa tau selalu menjadi permasalahan dan dianggap tidak mampu melakukan hal-hal yang sesuai dan tepat serta sangat merugikan masyarakat sebagai konsumennya. Hal tersebut tentunya sangat memerlukan perhatian yang besar dari pemerintah. Seharusnya birokrasi dalam penyelenggaraan pelayanan publik itu bukan mempersulit, tetapi memudahkan bagi setiap masyarakat. Pemerintahan yang baik cenderung mencipatakan terselenggaranya fungsi pelayanan publik dengan baik pula. Sebaliknya pemerintahann yang buruk mengakibatkan fungsi pelayanan publik tidak dapat terselenggara dengan baik.

Untuk mengatasi kondisi tersebut perlu dilakukan suatu upaya memperbaiki kualitas penyelenggaraan publik yang berkesinambungan demi mewujudkan pelayanan publik yang transparan akuntabel, responsif, terhadap keluhan masyarakat sehingga pada akhirnya dapat memberikan kepuasan masyarakat dan menjadi prinsip yang harus dikedepankan pada penyelenggaraan pemerintahan. Terwujudnya pelayanan yang dapat memberikan kepuasan masyarakat dalam arti pelayanan yang cepat, tepat, adil, dan akuntabel, merupakan harapan bago setiap institusi/Lembaga/organisasi pelayanan publik. Oleh karena itu, Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang menganggap perlu melakukan penyempurnaan sistem pelayanan publik yang menyangkut perbaikan mode dan prosedur pelayanan publik. Penerapan dan pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dapat membantu memfasilitasi terhadap harapan tersebut di atas.

PEMBAHASAN

Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, Direktorat Jenderal Imigrasi Republik Indonesia dalam mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan yang baik adalah melalui upaya pembenahan sistem pelayanan keimigrasian yang lebih responsif dan diterima oleh masyarakat melalui dukungan implementasi teknologi informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan fungsi keimigrasian. Salah satu bentuknya yaitu dengan membangun Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian (SIMKIM) yang tujuannya adalah untuk mencapai optimalisasi kiner ja keimigrasian.

Definisi Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian yang biasanya lebih dikenal dengan SIMKIM berdasarkan pasal 1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian adalah sistem teknologi informasi dan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan informasi guna mendukung operasional, manajemen dan pengambilan keputusan dalam melaksanakan Fungsi Keimigrasian. Bahasa mudahnya adalah teknologi informasi yang kita gunakan untuk menjalankan Fungsi Keimigrasian.

Melalui SIMKIM pelaksanaan fungsi keimigrasian akan menjadi efektif, efisen, dan professional karena sistem ini mampu mengintegrasikan seluruh fungsi keimigrasian dengan baik di dalam negeri maupun di luar negeri, terbangunnya sistem online dan termutakhir dalam data dengan pengamanan optimal dalam Pusat Data Keimigrasian dan terjaga keamanan datanya dengan terbangunnya Disaster Recovery Center (DRC), serta dapat diakses dengan mengintegrasikan sistem pada instansi dan/atau lembaga pemerintahan terkait.

Dari segi sarana dan prasarana dengan hadirnya Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian (SIMKIM) yang semakin baik mendorong agar tercapainya proses pelayanan paspor yang semakin cepat tanpa mengabaikan aspek keamanannya. Hal ini menghindari terjadinya kepemilikan paspor ganda, paspor dengan data yang tidak benar ataupun ketidaklengkapan persyaratan. Dengan SIMKIM pemohon paspor juga dapat mengajukan aplikasi secara online. Tujuan utama SIMKIM ialah memudahkan dalam proses pengumpulan dan pengolahan data, mencegah penggandaan paspor dan banyak lainnya.

Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang adalah salah satu UPT Keimigrasian di Kabupaten Ketapang dengan jelas memiliki suatu peran yang penting. Tugas pokok dan fungsi Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang adalah untuk melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Kalimantan Barat di bidang Keimigrasian di wilayah Kabupaten Ketapang dan Kabupaten Kayong Utara. Terlebih dalam hal pelayanan kepada masyarakat atau publik dalam hal pengurusan hal-hal seperti dokumen perjalanan, visa dan fasilitas, izin tinggal dan status, intelijen, penyidikan, penindakan, serta sistem informasi keimigrasian.

Yang paling utama berkaitan dengan SIMKIM diatas adalah Pelayanan Dokumen Perjalanan Republik Indonesia (DPRI). DPRI atau paspor merupakan dokumen yang wajib harus dimiliki oleh setiap warga negara yang ingin bepergian antar negara. Di dalam paspor harus memuat data diri, foto pemegang paspor, lembar-lembar untuk pencatatan/penerapan visa dan tanda keberangkatan atau kedatangan oleh petugas keimigrasian dari negara asal keberangkatan dan negara yang dikunjungi. Seiring perkembangan dan kemajuan teknologi, transportasi dan perekonomian, permintaan penerbitan DPRI atau paspor semakin meningkat dari waktu ke waktu. Pentingnya mengkaji pelayanan paspor ini dilihat dari banyaknya pemohon pengurusan paspor dari masyarakat yang meningkat, hal ini menandakan bahwa mobilitas sosial masyarakat yang meningkat sehingga akan berpengaruh pada kebutuhan masyarakat akan permohonan paspor, sehingga hal ini layak dan perlu untuk diteliti guna mengetahui sejauh mana aparat/petugas kantor imigrasi dalam meningkatkan pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat.

Pelaksanaan SIMKIM dalam upaya peningkatan pelayanan keimigrasian merupakan tindak lanjut dari UU No 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian. Penerapan e-government pada SIMKIM mencakup kegiatan memperbaharui teknologi informasi keimigrasian mulai dari sistem administrasi, tata cara prosedur, tata kelola, dan pengarsipan. Dalam hal ini Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang walaupun mengalami kesulitas di awal, namun seiring berjalannya waktu pegawai dapat menyesuaikan perubahan dengan baik. karena sejauh ini yang dilakukan pegawai Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang hanya seputar pengoperasian SIMKIM dan tidak mencakup masalah teknis. Pada dasarnya SDM dalam Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang 80% mengerti pengoperasian sistem yang berbasis elektronik. Hal ini juga didukung oleh sistem yang digunakan dalam kantor imigrasi sangat mudah untuk dipelajari. Sistem yang memang dibuat sesederhana mungkin oleh Direktorat Jenderal Imigrasi.

Infrastruktur dan superstruktur pendukung yang memadai merupakan unsur yang sangat penting agar tercipta lingkungan kondusif untuk mengembangkan e-government. Di Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang terdapat beberapa fasilitas pendukung untuk membuat proses penerapan e-government pada SIMKIM lebih efektif dan efisien. bentuk-bentuk fasilitas tersebut ada data base e-office yang terpusat di Jakarta, pengambilan paspor hanya menunjukkan barcode pembayaran pada saat foto. aplikasi antrian pendaftaran online berbasis android, antrian pendaftaran visa online, pemberian izin tinggal untuk WNA secara online menggunakan website. Tersedianya beberapa fasilitas pendukung penerapan e-government pada SIMKIM tidak sejalan dengan fasilitas pelayanan secara offline yang masih kurang memadai. Hal ini dikarenakan jumlah pemohon untuk DPRI semakin tahun semakin meningkat.

Manfaat SIMKIM bagi pegawai kantor imigrasi sendiri tentunya mempermudah dan mempercepat akses dalam penerbitan DPRI. Dalam hal memberikan informasi dan edukasi ke masyarakat pengguna layanan pun jauh lebih mudah dengan adanya website dan media sosial yang dikelola. Selain itu, penerapan e-government pada SIMKIM dapat mencegah adanya kesalahan manipulasi data atau duplikasi dalam penerbitan DPRI. Mencegah pungli juga merupakan manfaat penerapan SIMKIM karena di Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang tidak melayani pembayaran jasa pelayanan keimigrasian secara langsung, melainkan pembayaran dilakukan melalui bank atau kantor pos yang akan disetorkan ke Kas Negara. Sedangkan manfaat yang diperoleh masyarakat setelah diterapkannya e-government melalui SIMKIM adalah lebih mudah, efektif dan efisien. Masyarakat mengakui dengan adanya website, proses pendaftaran ijin tinggal sejauh ini lancar dan cepat. Aplikasi antrian pendaftaran paspor berbasis android pun membuat proses mengurus penerbitan paspor menjadi lebih efektif. Serta pembayaran jasa layanan dengan sistem barcode tidak menyulitkan masyarakat.

KESIMPULAN

Penerapan SIMKIM dalam rangka pengembangan pengelolaan data keimigrasian yang dapat mempermudah proses pengumpulan, pendokumentasian, dan penggunaan data keimigrasian. Hal ini disebabkan oleh Imigrasi memiliki peranan yang sangat penting dan menjadi pintu gerbang orang keluar dan masuk Negara. Pada dasarnya, data terkait kemigrasian harus lengkap, tepat, dan akurat untuk digunakan dengan cepat dalam pengambilan keputusan tentang keimigrasian. Sebaliknya, data tentang keimigrasian yang tidak tepat atau tidak valid ala akan berpengaruh pada pengambilan keputusan akan menjadi tidak tepat.

SIMKIM memberikan kemudahan akses dan kehandalan dari data disebabkan oleh terdapat user management. Hal ini sesuai dengan tanggung jawab dan wewenang pegawai berdasarkan masing-masing satuan kerja. Sehubungan dengan itu, Username dan password yang digunakan setiap pengguna berbeda. Selain itu, tampilan yang ada user friendly dan nyaman untuk digunakan. Namun, terdapat kendala tidak stabil jaringan akses menyebabkan sistem menjadi kurang optimal.

Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang mewujudkan political will atau kesungguhan dalam penerapan e-government melalui SIMKIM dengan adanya kemauan dan kemampuan mempelajari hal-hal baru terkait perubahan sistem administrasi, prosedur, manajemen, dan pengarsipan. Sosialisasi terkait penerapan e-government telah dilakukan dengan baik oleh Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang.

Penerapan SIMKIM Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang untuk membantu dalam operasional, manajemen dan melaksanakan fungsi imigrasian. Berkaitan dengan itu, SIMKIM dipilih karena terdapat kesesuaian dengan tugas dan fungsi keimigrasian. Tugas dan fungsi keimigrasian, yaitu melaksanakan tugas dibidang imigrasi di bidang informasi dan sarana komunikasi keimigrasi, lalu lintas keimigrasian, status keimigrasian, serta pengawasan dan penindakan keimigrasian. Keberhasilan organisasi dalam melakukan tugas dan fungsinya tergantung pada keberhasilan pelaksanaan dari pekekerjaan organisasi tersebut.

SIMKIM merupakan kumpulan subsistem (module) yang terdiri dari sistem subtantif, sistem fasilitatif, dan penunjang kesisteman. Keseluruhan sistem tersebut berhubungan satu sama lain sebagai sebuah sistem untuk mencapai sasaran pelaksanaan tugas pokok keimigrasian dengan baik dan benar. Pada hakikatnya, SIMKIM merupakan sistem mandatory dari Dirjen Imigrasi, tetapi Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang diberikan kebebasan untuk mengembangan sistem internal yang dibutuhkan dengan tidak membebani data pusat. Sistem dapat dikembangan dengan persetujuan dari pusat. Dengan demikian, Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang tidak hanya menjadi pengikut sistem namun juga dapat mengembangan sistem.