Bangun Sistem Saja Tidak Cukup: Pastikan Sistem Beroperasi Dengan Baik

Saat ini saya dan team sedang mencoba usukan sebuah ide untuk membuat sebuah sistem informasi yang mengatur proses pengadaan atau procurement bagi sebuah perusahaan klien kami.

Setelah berbulan-bulan membangun sistem dasar quality management disana, kami menjadi tahu seluk-beluk dalam perusahaan ini. Waktu yang cukup panjang bekerja bersama dalam membangun sebuah sistem dan kemudian mengimplementasikannya, membuat kami mulai paham kondisi dapur perusahaan. Kami mendeteksi adanya masalah masalah yang telah menahun terjadi, tanpa ada perbaikan.

Sebenarnya hal ini tidaklah terlalu aneh. Kondisi ini lazim terjadi dalam perusahaan yang terus berkembang dan bergerak dinamis. Biasanya alasannya adalah, tidak cukup waktu dan sumber daya untuk melakukan perbaikan, karena begitu tingginya nya kesibukan operasional sehari-hari.

Kami yakin dengan membangun sebuah system informasi untuk proses procurement akan mampu menyelesaikan banyak masalah sekaligus. Tentunya ini sebuah terobosan.

Mengapa membangun sistem ini menjadi vital untuk kondisi perusahaan saat ini? Apabila pekerjaan ini masih dilakukan secara manual tanpa adanya sistem informasi yang terintegrasi, maka akan timbul masalah yang semakin hari akan semakin rumit dan kompleks, karena perkembangan perusahan klien kami ini begitu cepat.

Berbagai data mengenai harga, jenis barang, informasi mengenai supplier, kondisi kontrak, jumlah persediaan dan sebagainya, wajib untuk diketahui banyak pihak, untuk berbagai kepentingan. Lantas siapa selama ini yang bertanggung jawab atas berbagai informasi ini?

Memang sebenarnya ada sebuah bagian dalam perusahan yang bertanggung jawab akan tugas ini. Namun dalam pelaksanaan belum efisien dan sangat menyita waktu dan energi. Informasi ini tidak langsung tersedia. Informasi ini baru dilengkapi apabila ada permintaan. Misalnya, ada pertanyaan dari satu divisi, misalnya divisi sales, untuk satu informasi, maka bagian yang bertanggung jawab akan mulai mengumpulkan informasi dari berbagai divisi dan bagian lain. Seperti layaknya mengumpulkan serpihan piring pecah yang tersebar kemana-mana. Prinsip lama adalah, apabila ada yang membutuhkan, maka akan dicarikan jawabannya. Informasi yang sudah siap untuk dipakai, belum tersedia.

Untuk mengumulkan data atau informasi yang dibutuhkan, terkadanag harus ditanyakan lagi ke pihak lain, dikonfirmasi lagi untuk memastikan informasi yang diberikan benar, Ini memakan waktu, dan mengganggu tugas rutin karyawan yang satu ini.

Secara informal kadang atasan yang bersangkutan, terpikir unutk menugaskan karyawan ini, sebut saja namanya Ali, untuk selalu siap dengan informasi ini. Nyatanya, informasi ini tidak dibutuh secara rutin, jadi tugas ini pun akhirnya tidak dirutin kan. Apa lagi Ali pun kesibukannya tidak ketulungan.

Situasi ini sebenarnya bukan tanpa sebab. karena informasi yang dibutuhkan tidak tersedia, secara real time. Kenapa tidak ada, karena belum ada yang minta. Kenapa tidak disediakan saja? Pembelaannya adalah kadang sudah kami sudah sediakan kadang tapi setahun setahun tidak ada yang butuh. Masalah seperti ini sangat nyata dan lazim terjadi dalam operasional perusahaan.

Akhirnya masalah ini tidak pernah tuntas, selalu berputar putar tak berujung.

Masalah kedua, yang ingin diatasi dengan sistem informasi adalah membenahi alur informasi. Saat ini tidak ada aturan main yang jelas mengenai informasi ini. Ada kalanya semua bagian sudah mendapat informasi lengkap sejak awal project. Tetapi tak jarang pula hal ini tidak berjalan mulus. Proses kerja dengan klien pun kadang sangat bervariasi, sehingga kebutuhan akan informasi ini akan sangat berbeda tergantung situasi.

Jadi bisa dibilang bahwa solusi yang ingin kami tawarkan ini membangun sistem informasi yang terintegrasi yang dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan, kapan saja dia butuh. Memang Solusi yang sangat urgent saat ini

Walaupun usulan ini sangat stratejik ini, tetapi tidak serta-merta dapat disampaikan dan langsung disetujui oleh klien. Sebagai konsultan kami harus memutar otak dulu, agar usulan ini dapat dipahami, dirasa penting dan disetujui, untuk dilaksanakan segera.

Biasanya strategi yang kami lakukan seperti ini. Kami akan membangun frame, membangun konteks yang relevan, termasuk didalamnya benefit yang diperoleh dan kemudian barulah secara detail menjelaskan seperti apa usulannya. Biasa dianalogikan adalah kami harsu siapkan framenya terlebih dahulu, kemudian baru gambarnya dipasang dengan rapi. Sehingga menjaadi sebuah kesatuan yang kuat. Tanpa ada frame yang kokoh, sebagus apa pun gambarnya tidak akan bisa meyakinkan klien. Ini berdasarkan pengalaman saja.

Tentunya usulan tadi juga juga harus dijelaskana sedetail mungkin. Bagaimana memulainya, seperti apa pelaksannaan pembanguan system ini, berapa lama membuatnya, siapa saja yang terlibat ,apa saja gangguan yang mungkin muncul di tengah project dan biasanya ditutup dengan membicarakan berapa besar biayanya dan berapa lama waktu pengerjaannya.

Anggaplah semua berjalan lancar, sesuai dengan rencana. Yaitu, usulan kami diterima, harga disetujui, kontrak ditandatangani dan pekerjaan dimulai.

Selanjutnya kembali kita asumsikan bahwa pekerjaan pun selesai tepat waktu tanpa ada gangguan yang berarti. Ini artinya perusahaan kembali memasuki fase krusial yang kedua, yaitu fase implementasi. Apa itu ?

Sederhananya, sistem baru yang sudah jadi, sekarang waktunya untuk digunakan. Namanya sesuatu yang baru, tentu banyak hal yang berubah. Yang paling mendasar adalah kebiasaan. merubah kebiasaan bukan hal gampang.

Disinilah mulai dibutuhkan sebuah proses yang disebut manajemen perubahan/Change Management. Apa saja yang harus di manage, tentu pertanyaan ini akan muncul. Namanya saja manajemen perubahan, tentu akan ketemu dengan kegiatan atur mengatur, tata menata, penyesuaian sana sini, komunikasi dan macam macam aktivitas.

Serangakaian strategi, tata kelola dan serangkaian aktivitas perlu dilakukan agar tahap impelementasi sistem berjalan lancar. Sistem baru ini harus diadopsi secara penuh, tidak ada yang menyerah karena tidak tahu cara menggunakan sistem baru. Untuk itu pengguna sistem baru harus diajarkan cara menggunakannya, harsu dibantu membangun mindset baru yang tentu dibutuhkan.

Keterlambatan dan gangguan dalam transisi, bisa bermacam macam. Ada yang kewalahan, ada yang malas belajar, ada yang gaptek, dan yang cukup lazim adalah sulit merubah pola kerja ke pola kerja baru. Hal-hal non-teknis inilah yang harus diselesaikan dengan manajemen perubahan.

Situasi diatas bisa muncul dengan bermacam versi. Dan akan terjadi berulangkali di berbagai perusahaan. Disinilah pentingnya melakukan manajemen perubahan.