Saat ini saya dan team sedang mencoba usukan sebuah ide untuk membuat sebuah sistem informasi yang mengatur proses pengadaan atau procurement bagi sebuah perusahaan klien kami.
Setelah berbulan-bulan membangun sistem dasar quality management disana, kami menjadi tahu seluk-beluk dalam perusahaan ini. Waktu yang cukup panjang bekerja bersama dalam membangun sebuah sistem dan kemudian mengimplementasikannya, membuat kami mulai paham kondisi dapur perusahaan. Kami mendeteksi adanya masalah masalah yang telah menahun terjadi, tanpa ada perbaikan.
Sebenarnya hal ini tidaklah terlalu aneh. Kondisi ini lazim terjadi dalam perusahaan yang terus berkembang dan bergerak dinamis. Biasanya alasannya adalah, tidak cukup waktu dan sumber daya untuk melakukan perbaikan, karena begitu tingginya nya kesibukan operasional sehari-hari.
Kami yakin dengan membangun sebuah system informasi untuk proses procurement akan mampu menyelesaikan banyak masalah sekaligus. Tentunya ini sebuah terobosan.
Mengapa membangun sistem ini menjadi vital untuk kondisi perusahaan saat ini? Apabila pekerjaan ini masih dilakukan secara manual tanpa adanya sistem informasi yang terintegrasi, maka akan timbul masalah yang semakin hari akan semakin rumit dan kompleks, karena perkembangan perusahan klien kami ini begitu cepat.
Berbagai data mengenai harga, jenis barang, informasi mengenai supplier, kondisi kontrak, jumlah persediaan dan sebagainya, wajib untuk diketahui banyak pihak, untuk berbagai kepentingan. Lantas siapa selama ini yang bertanggung jawab atas berbagai informasi ini?
Memang sebenarnya ada sebuah bagian dalam perusahan yang bertanggung jawab akan tugas ini. Namun dalam pelaksanaan belum efisien dan sangat menyita waktu dan energi. Informasi ini tidak langsung tersedia. Informasi ini baru dilengkapi apabila ada permintaan. Misalnya, ada pertanyaan dari satu divisi, misalnya divisi sales, untuk satu informasi, maka bagian yang bertanggung jawab akan mulai mengumpulkan informasi dari berbagai divisi dan bagian lain. Seperti layaknya mengumpulkan serpihan piring pecah yang tersebar kemana-mana. Prinsip lama adalah, apabila ada yang membutuhkan, maka akan dicarikan jawabannya. Informasi yang sudah siap untuk dipakai, belum tersedia.
Untuk mengumulkan data atau informasi yang dibutuhkan, terkadanag harus ditanyakan lagi ke pihak lain, dikonfirmasi lagi untuk memastikan informasi yang diberikan benar, Ini memakan waktu, dan mengganggu tugas rutin karyawan yang satu ini.
Secara informal kadang atasan yang bersangkutan, terpikir unutk menugaskan karyawan ini, sebut saja namanya Ali, untuk selalu siap dengan informasi ini. Nyatanya, informasi ini tidak dibutuh secara rutin, jadi tugas ini pun akhirnya tidak dirutin kan. Apa lagi Ali pun kesibukannya tidak ketulungan.
Situasi ini sebenarnya bukan tanpa sebab. karena informasi yang dibutuhkan tidak tersedia, secara real time. Kenapa tidak ada, karena belum ada yang minta. Kenapa tidak disediakan saja? Pembelaannya adalah kadang sudah kami sudah sediakan kadang tapi setahun setahun tidak ada yang butuh. Masalah seperti ini sangat nyata dan lazim terjadi dalam operasional perusahaan.
