Akhirnya masalah ini tidak pernah tuntas, selalu berputar putar tak berujung.
Masalah kedua, yang ingin diatasi dengan sistem informasi adalah membenahi alur informasi. Saat ini tidak ada aturan main yang jelas mengenai informasi ini. Ada kalanya semua bagian sudah mendapat informasi lengkap sejak awal project. Tetapi tak jarang pula hal ini tidak berjalan mulus. Proses kerja dengan klien pun kadang sangat bervariasi, sehingga kebutuhan akan informasi ini akan sangat berbeda tergantung situasi.
Jadi bisa dibilang bahwa solusi yang ingin kami tawarkan ini membangun sistem informasi yang terintegrasi yang dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan, kapan saja dia butuh. Memang Solusi yang sangat urgent saat ini
Walaupun usulan ini sangat stratejik ini, tetapi tidak serta-merta dapat disampaikan dan langsung disetujui oleh klien. Sebagai konsultan kami harus memutar otak dulu, agar usulan ini dapat dipahami, dirasa penting dan disetujui, untuk dilaksanakan segera.
Biasanya strategi yang kami lakukan seperti ini. Kami akan membangun frame, membangun konteks yang relevan, termasuk didalamnya benefit yang diperoleh dan kemudian barulah secara detail menjelaskan seperti apa usulannya. Biasa dianalogikan adalah kami harsu siapkan framenya terlebih dahulu, kemudian baru gambarnya dipasang dengan rapi. Sehingga menjaadi sebuah kesatuan yang kuat. Tanpa ada frame yang kokoh, sebagus apa pun gambarnya tidak akan bisa meyakinkan klien. Ini berdasarkan pengalaman saja.
Tentunya usulan tadi juga juga harus dijelaskana sedetail mungkin. Bagaimana memulainya, seperti apa pelaksannaan pembanguan system ini, berapa lama membuatnya, siapa saja yang terlibat ,apa saja gangguan yang mungkin muncul di tengah project dan biasanya ditutup dengan membicarakan berapa besar biayanya dan berapa lama waktu pengerjaannya.
Anggaplah semua berjalan lancar, sesuai dengan rencana. Yaitu, usulan kami diterima, harga disetujui, kontrak ditandatangani dan pekerjaan dimulai.
Selanjutnya kembali kita asumsikan bahwa pekerjaan pun selesai tepat waktu tanpa ada gangguan yang berarti. Ini artinya perusahaan kembali memasuki fase krusial yang kedua, yaitu fase implementasi. Apa itu ?
Sederhananya, sistem baru yang sudah jadi, sekarang waktunya untuk digunakan. Namanya sesuatu yang baru, tentu banyak hal yang berubah. Yang paling mendasar adalah kebiasaan. merubah kebiasaan bukan hal gampang.
Disinilah mulai dibutuhkan sebuah proses yang disebut manajemen perubahan/Change Management. Apa saja yang harus di manage, tentu pertanyaan ini akan muncul. Namanya saja manajemen perubahan, tentu akan ketemu dengan kegiatan atur mengatur, tata menata, penyesuaian sana sini, komunikasi dan macam macam aktivitas.
Serangakaian strategi, tata kelola dan serangkaian aktivitas perlu dilakukan agar tahap impelementasi sistem berjalan lancar. Sistem baru ini harus diadopsi secara penuh, tidak ada yang menyerah karena tidak tahu cara menggunakan sistem baru. Untuk itu pengguna sistem baru harus diajarkan cara menggunakannya, harsu dibantu membangun mindset baru yang tentu dibutuhkan.
