Organisasi merupakan sebuah sistem yang terdiri dari sekumpulan orang yang saling bekerja sama dan memiliki tujuan tertentu. Menurut Bakke (dalam Sutarto,1991):
An organization is a continuing system of differentiated and coordinate human activities utilizing, transforming, and welding together a specific set of human, material, capital, ideational, dan natural resources into a unique, problem solving whole whose function is to satisfy particular human needs in interaction with other system of human activities and resources in its particular environment (hal.28)
Berdasarkan definisi tersebut, organisasi dianggap sebagai sebuah sistem. Sistem dibagi menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Menurut Salisbury (dalam Syafaruddin,2004) sistem terbuka adalah sistem yang memiliki interaksi yang intensif dengan lingkungannya sehingga perubahan yang terjadi dalam lingkungan akan mempengaruhi organisasi begitupun sebaliknya, sedangkan menurut Winardi (dalam Syafaruddin,2004) sistem tertutup adalah sistem yang tidak memiliki relasi dengan lingkungannya. Organisasi yang dimaksud dalam paper ini adalah BUMN. Menurut Nugroho dan Siahaan (2005) BUMN merupakan Badan Usaha Milik Negara yang bertujuan untuk meningkatkan kesejahtraan masyarakat dengan menyediakan barang atau jasa.
Paper ini tidak setuju dengan pernyataan, “Pendekatan sistem tertutup lebih tepat untuk BUMN dalam meningkatkan kinerja perusahaan karena dapat membantu stabilitas perusahaan”. Menurut penulis pendekatan yang tepat untuk BUMN dalam meningkatkan kinerja perusahaan adalah sistem terbuka. Sistem terbuka tepat karena BUMN merupakan sistem sosial yang perlu menyesuaikan diri dengan lingkungan eksternalnya, BUMN juga tidak bisa untuk tidak berinteraksi dengan masyarakat, dan masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi BUMN dan berinteraksi dengan BUMN.
BUMN memiliki tujuan yang harus dicapai. Tujuan BUMN adalah untuk mensejahtrakan rakyat dengan menyediakan barang atau jasa. Dilihat dari tujuannya BUMN merupakan sistem sosial yang perlu menyesuaikan diri dengan lingkungan eksternal agar dapat mensejahtrakan rakyat.
BUMN harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal untuk dapat mengetahui informasi-informasi dari masyarakat yang nantinya dapat digunakan untuk peningkatan kinerja dalam BUMN. Hal ini sama seperti yang diungkapkan oleh Pace & Faules (dalam Mulyana, 2013) :
Organisasi adalah sistem sosial. Batas-batasnya dapat ditembus, yang memungkinkan organisasi untuk berinteraksi dengan lingkungannya, sehingga memperoleh energi dan informasi. (hal. 65)
Berinteraksi dengan lingkungan eksternal akan membuat BUMN memahami apa yang dibutuhkan oleh masyarakat. Tidak hanya itu ketika BUMN berinteraksi dengan lingkungan eksternal maka BUMN akan mampu beradaptasi dalam persaingan global dengan badan usaha swasta dan mengikuti perkembangan jaman. Menurut Griffin (2004) dalam bukunya, yang dimaksud dengan lingkungan eksternal adalah segala sesuatu yang berada diluar batasan organisasi yang mungkin mempengaruhi organisasi. Menurut Thompson (dalam Griffin,2004) beradaptasi dengan lingkungan organisasi merupakan hal yang sangat penting karena suatu lingkungan organisasi bersifat dinamis dan dapat menimbulkan ketidakpastian dalam sebuah organisasi. Jika organisasi tidak berusaha mencari informasi untuk menghilangkan ketidakpastian maka akan memungkinkan organisasi salah dalam mengambil keputusan atau membuat kebijakan. Contoh dari BUMN yang menerapkan sistem terbuka dan mampu meningkatkan kinerja serta beradaptasi dengan perkembangan jaman adalah PT. Pos Indonesia.
Belum lama ini PT. Pos Indonesia membuka Galeri Pos sebagai pusat belanja online. Seperti yang dikatakan Ramdhani (2015), dibukanya Galeri Pos ini merupakan contoh kongkrit bahwa PT. Pos Indonesia mendapatkan energi dari lingkungannya sehingga tetap dapat mempertahankan eksistensinya ditengah persaingan dengan badan usaha swasta. Berdasarkan contoh tersebut, dapat dilihat bahwa PT. Pos Indonesia berhasil melihat kebutuhan masyarakat.
Dalam hal ini PT. Pos Indonesia mulai memanfaatkan internet sebagai hasil adaptasi dengan kebutuhan masyarakat. Ketika PT. Pos Indonesia memutuskan untuk memanfaatkan internet berarti PT. Pos Indonesia juga memiliki konsekuensi yaitu harus terus-menurus atau secara berkelanjutan beradaptasi dengan lingkungannya. Hal ini dikarenakan menurut Griffin (2004) lingkungan yang dinamis dan kompleks akan menghasilkan ketidakpastian yang sangat tinggi. Perusahaan yang memiliki ketidakpastian yang sangat tinggi adalah perusahan yang berbasis internet karena lingkungannya sangat dinamis.
BUMN dalam praktiknya tidak bisa untuk tidak berinteraksi dengan lingkungannya. BUMN harus mendapatkan umpan balik dari lingkungan (masyarakat). Umpan balik merupakan salah satu ciri dari pendekatan sistem. Hal ini sama seperti yang dikatakan oleh Sutarto (1991) bahwa dalam setiap sistem terdapat umpan balik yaitu reaksi yang timbul dari lingkungan terhadap organisasi. Umpan balik atau reaksi ini dapat bersifat positif (kepuasan) maupun bersifat negatif (keluhan).
Ketika umpan balik dari lingkungan bersifat positif (kepuasan) maka dapat dijadikan motivasi bagi BUMN untuk terus meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Sebaliknya, ketika umpan balik yang diberikan oleh lingkungan bersifat negatif (keluhan) maka dapat menjadi bahan evaluasi bagi BUMN untuk memperbaiki diri dalam melayani masyarakat. Contoh dari BUMN yang terbuka dan memberikan kesempatan kepada lingkungan (masyarakat) untuk menyampaikan umpan balik adalah PT. Telkom.
Seperti yang dikatakan Utama (2014) PT. Telkom memanfaatkan media sosial sebagai sarana bagi masyarakat untuk memyampaikan keluhan. PT. Telkom memiliki akun dibeberapa sosial media seperti facebook dan twitter yang dapat digunakan oleh masyrakat untuk menyampaikan keluhannya. Menurut Schell dan McLeod (dalam Yulianto dan Fitriati,2008) Umpan Balik dari lingkungan merupakan hal yang penting karena dapat dijadikan dasar oleh organisasi dalam mengambil sebuah keputusan
. Organisasi harus mengumpulkan data dari lingkungannya, selanjutnya data tersebut akan diolah dan dijadikan informasi yang akan diberikan kepada manajer sebagai dasar pengambilan keputusan. Dengan memperhatikan umpan balik sebagai dasar pengambilan keputusan tentu akan membuat BUMN terus memperbaiki diri menjadi sebuah organisasi yang lebih baik. Berdasarkan contoh dan pernyataan dari Schell dan Mcleod dapat diketahui bahwa organisasi yang berusaha mengumpulkan umpan balik, merupakan organisasi yang sadar akan pentingnya pengambilan keputusan yang didasari oleh umpan balik dari masyarakat.
Dengan mengumpulkan umpan balik, menyeleksi umpan balik, lalu mencoba memperbaiki diri berdasarkan umpan balik tersebut tentunya akan membuat organisasi menjadi lebih baik. Berdasarkan contoh di atas, media yang digunakan oleh PT. Telkom juga merupakan hasil adaptasi dari perkembangan teknologi karena sebelumnya keluhan dari masyarakat hanya dapat dilakukan melalui telepon dan mendatangi Plaza Telkom namun saat ini semua pengguna jasa PT. Telkom dapat menyampaikan keluhannya kapan saja dan dimana saja melalui akun media sosial mereka.
Masyarakat, baik secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi dan berinteraksi dengan BUMN. Pernyataan tersebut sama dengan yang dikatakan oleh Hicks dan Gullett (1975) masyarakat akan mempengaruhi organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Hal ini terjadi karena organisasi pasti berada disebuah lingkungan yang biasanya disebut dengan komunitas. Komunitas ini sudah lebih dahulu berada ditempat BUMN berdiri dan komunitas ini memiliki nilai-nilai yang harus dipertimbangkan oleh organisasi ketika ingin membuat keputusan. Dari pernyataan tersebut dapat dilihat bahwa BUMN harus memperhatikan komunitas yang berada disekitar lingkungan BUMN.
Bentuk perhatian terhadap komunitas salah satunya dapat diwujudkan dengan sebuah program yang biasa disebut dengan tanggung jawab sosial perusahaan. Menurut Purwanto (2004) tanggung jawab sosial perusahaan adalah kerangka etis untuk mencapai tujuan orgasisasional, dalam mencapai tujuannya perusahaan harus menghormati nilai etis dan menghormati individu, masyarakat, serta lingkungan. Contoh BUMN yang memiliki tanggung jawab sosial perusahaan adalah PT. Pertamina. Berdasarkan data dari www.pertamina.com, PT. Pertamina memiliki tanggung jawab sosial dan lingkungan sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan terhadap dampak yang diakibatkan oleh kebijakan dan kegiatan yang dilakukan pertamina kepada masyarakat dan lingkungan.
Tanggung jawab sosial ini diwujudkan melalui perilaku yang transparan dan beretika. Berdasarkan penjelasan di atas, dapat dikatakan bahwa kelangsungan BUMN juga ditentukan oleh lingkungannya. Sebuah komunitas disekitar BUMN mungkin menutup paksa BUMN atau mengadakan demo yang akan menghambat kinerja BUMN ketika BUMN tidak memperhatikan mereka dalam proses pengambilan keputusan.
Dari contoh terebut dapat dilihat bahwa ketika BUMN bersikap tertutup kepada komunitas di sekitarnya akan menyebabkan kinerja BUMN tidak stabil. Stabil yang dimaksud dalam hal ini adalah BUMN harus berupaya meningkatkan kepercayaan masyarakat dengan melakukan program tanggung jawab sosial. Ketika kepercayaan masyarakat meningkat maka perusahaan secara langsung maupun tidak akan mendapatkan dukungan dari masyarakat dan dukungan ini akan membuat perusahaan lebih stabil.
Hal ini sama seperti yang diungkapkan Bevly (2012) salah satu core social responsibility issues adalah organizational governance. Dalam mengatur sebuah organisasi, good governance adalah inti dari stabilitas karena good governence berusaha meningkatkan kepercayaan masyarakat dengan melibatkan organisasi untuk bertindak terbuka sesuai etika, menghormati hukum yang berlaku, dan bertanggung jawab terhadap segala tindakan dan keputusan yang diambil.
Berdasarkan argumen-argumen yang sudah dijelaskan sistem terbuka adalah sistem yang tepat bagi BUMN. BUMN merupakan sistem sosial yang bertugas untuk mensejahtrakan masyarakat dengan menyediakan barang atau jasa. Dalam menyediakan barang atau jasa BUMN harus mengetahui kebutuhan masyarakat. Kebutuhan masyarakat sendiri dapat berubah-ubah.
Maka dari itu BUMN perlu untuk menyesuaikan diri dengan lingkungannya agar dapat memenuhi kebutuhan masyarakat. Tidak hanya berhenti dengan menyesuaikan diri, BUMN juga tidak dapat menutup diri dari lingkungan sekitarnya (masyarakat) karena sesuatu yang dihasilkan oleh BUMN baik barang atau jasa akan dikonsumsi atau digunakan oleh masyarakat Indonesia.
Hal ini menyebabkan BUMN akan selalu berinteraksi dengan masyarakat. Masyarakat akan menyampaikan keluhan maupun kepuasan setelah menggunakan barang atau jasa yang dihasilkan BUMN. BUMN juga harus memperbaiki diri apabila ada keluhan dari masyarakat karena jika masyarakat merasa tidak puas dan ada badan usaha swasta yang menghasilkan barang atau jasa yang mampu menggantikan barang yang dihasilkan oleh BUMN maka kelangsungan BUMN tersebut dapat terancam.
Tidak hanya itu, masyarakat yang berada disekitar BUMN baik secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi BUMN. Hal ini terjadi karena BUMN didirikan dalam sebuah sistem masyarakat yang sudah memiliki nilai. Oleh kerena itu penting bagi BUMN untuk memperhatikan nilai-nilai yang dimiliki oleh masyarakat sekitar saat ingin membuat keputusan. Dengan menerapkan sistem terbuka tentu akan meningkatkan kinerja BUMN karena dapat membantu stabilitas BUMN itu sendiri.
Daftar Pustaka
Griffin, R. (2004). Management. Edisi ketujuh. Jakarta :Erlangga
Hicks, H. ( 1975 ). Organization Theory and Behaviour. Tokyo : McGraw Hill
Kreps,G. (1986). Oragnizational Communication. Theory and Practice.New York: Longman.
Mulyana, D. ( 2013 ). Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya
Nugroho, R. & Siahaan, R. (2005). BUMN INDONESIA. isu, kebijakan, dan stratrgi. Jakarta : PT.Elex median komputindo
Purwanto,S. (2004). Etika Public Relations Panduan Praktik Terbaik.. Jakarta : Erlangga.
Ramdhani,D. (2015). Pos Indonesia Ekspansi Bisnis Online Shop. Diakses dari www.inilahkoran.com pada tanggal 5 April 2015 Pk 23.00.
Sutarto. ( 1991 ). Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press
Syafaruddin. ( 2004 ). Sistem Pengambilan Keputusan Pendidikan. Jakarta : Grasindo
Utama,D. (2014). Dimana Sebaiknya Menyampaikan Keluhan ke Telkom?. Diakses dari www.utekno.com pada tangal 5 April Pk 23.10
www.pertamina.com diakses pada tanggal 6 April Pk 20.00
Yulianto,A. & Fitrianti,A. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Edisi kesepuluh. Jakarta: Salemba Empat.