Lakukan Percakapan yang Benar sebagai Cara Mengurangi Pergantian Karyawan

Mengurangi pergantian karyawan merupakan tantangan penting bagi manajer dan organisasi. Menjaga karyawan tetap termotivasi dan puas adalah kunci untuk mengurangi tingkat pergantian yang tinggi. Salah satu cara efektif untuk melakukannya adalah dengan melakukan percakapan yang benar antara manajer dan karyawan.

Berdasarkan penelitian Gallup, kompensasi dan tunjangan diketahui merupakan faktor penting dalam retensi karyawan dan mencakup 30% tindakan yang dapat diambil. Namun, 70% dari mereka yang berhenti kerja melaporkan bahwa alasan mereka lebih berkaitan dengan cara mereka dikelola sehari-hari.

Berikut adalah beberapa masalah utama yang harus didiskusikan oleh para manajer untuk mencegah keluarnya karyawan secara tiba-tiba:

Kompensasi dan Tunjangan

Kompensasi yang adil dan tunjangan yang menarik sering kali menjadi faktor utama yang mempengaruhi keputusan karyawan untuk tetap atau meninggalkan perusahaan. Manajer harus secara teratur menilai nilai pasar yang wajar untuk suatu pekerjaan dan menyesuaikannya dengan kinerja karyawan.

Percakapan tahunan dengan karyawan mengenai jalur gaji mereka sama pentingnya untuk membantu mereka merasa dihargai dan memahami cara untuk mencapai kemajuan. Diskusi ini juga mencakup rencana pengembangan karier yang menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka memiliki masa depan cerah untuk diusahakan.

Menguraikan rencana pengembangan individu dengan jelas akan meningkatkan keterlibatan karyawan dan mengatasi salah satu alasan utama karyawan keluar. Kenaikan gaji terbesar sering kali disebabkan oleh promosi pekerjaan, sehingga penting bagi manajer untuk membahas jalur karier yang jelas dan peluang promosi secara rutin.

Kutipan karyawan berikut menggambarkan pentingnya kompensasi dan tunjangan:

• "Mengakui kontribusi saya kepada tim dengan mencocokkan gaji dan jabatan saya dengan rekan kerja saya yang melakukan pekerjaan yang sama."

Baca juga: Percakapan yang Tidak Nyaman tentang Burnout

Interaksi Pribadi yang Positif dengan Manajer

Hubungan yang baik dan interaksi positif dengan manajer adalah peluang utama untuk mencegah pergantian karyawan. Ketika seorang manajer melakukan satu percakapan bermakna dalam seminggu dengan setiap bawahan langsungnya, karyawan tersebut empat kali lebih mungkin untuk merasa sangat terlibat.

Penelitian menunjukkan bahwa percakapan ini akan lebih bermakna jika berfokus pada tujuan dan prioritas, pengakuan atas pekerjaan terkini, kolaborasi, dan penggunaan kekuatan karyawan. Dengan melakukan percakapan yang terbuka dan jujur, manajer dapat mendengarkan umpan balik karyawan secara teratur, menyediakan dukungan dan bimbingan yang diperlukan, serta membangun hubungan yang positif dan saling percaya.

Hal ini tidak hanya meningkatkan kepuasan kerja, tetapi juga mengurangi interaksi negatif seperti sikap kasar atau pengelolaan mikro.

Kutipan karyawan berikut menggambarkan pentingnya interaksi positif dengan manajer:

• "Memperlakukan saya dengan hormat dan menunjukkan kepedulian terhadap kesejahteraan saya dan kebahagiaan karyawannya."
• "Memberikan saya otonomi untuk melakukan pekerjaan saya, membantu saya dalam memajukan karir saya, mengambil peran aktif dalam membantu saya merasa terikat pada masa depan saya."

Mengatasi Permasalahan Organisasi yang Membuat Frustrasi

Permasalahan organisasi yang tidak terselesaikan dapat menyebabkan frustrasi dan ketidakpuasan karyawan. Manajer harus segera mengidentifikasi titik-titik perselisihan dan mendiskusikan bagaimana suatu permasalahan mempengaruhi masyarakat serta memperjelas peran mereka dalam mengatasinya.

Mengimplementasikan perbaikan proses yang dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi hambatan kerja adalah langkah penting. Selain itu, manajer perlu menciptakan saluran komunikasi yang efektif untuk menerima dan menangani keluhan karyawan, serta melibatkan karyawan dalam proses pengambilan keputusan terkait perbaikan operasional.

Dengan demikian, karyawan merasa dihargai dan didengarkan, yang pada akhirnya meningkatkan retensi.

Menciptakan Peluang untuk Kemajuan Karier

Karyawan ingin melihat jalur karier yang jelas dan peluang untuk berkembang. Manajer dapat meningkatkan keterlibatan karyawan dengan menyediakan peluang pelatihan dan pengembangan keterampilan, program mentoring, dan coaching.

Menyusun jalur karier yang jelas dan transparan serta menginformasikan karyawan tentang peluang promosi adalah langkah-langkah penting untuk menunjukkan bahwa organisasi menghargai kontribusi mereka.

Memberikan karyawan otonomi untuk mengambil keputusan terkait pekerjaan mereka dan melibatkan mereka dalam proyek-proyek penting juga dapat meningkatkan rasa memiliki dan kepuasan kerja.

Memperbaiki Masalah Kepegawaian atau Beban Kerja

Beban kerja yang tidak seimbang atau masalah kepegawaian dapat menyebabkan stres dan ketidakpuasan. Manajer harus memastikan bahwa beban kerja karyawan adil dan merata, serta mengatur ulang tugas jika diperlukan.

Menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efisien dan menambah staf jika diperlukan untuk mengurangi beban kerja yang berlebihan adalah langkah-langkah penting.

Dengan mengatasi masalah ini secara proaktif, manajer dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan mendukung, yang pada akhirnya mengurangi tingkat pergantian karyawan.

Baca juga: Membangun Budaya Perusahaan yang Tangguh dan Adaptif dalam Menghadapi Fenomena Switching Culture

Data Mendukung Pentingnya Percakapan Rutin

Baca juga: Menemukan Makna di Tempat Kerja dan Menggali Tujuan Batin Karyawan

Data dari penelitian Gallup memperkuat pentingnya percakapan rutin ini. Menurut penelitian tersebut, 70% dari mereka yang berhenti kerja karena dapat dicegah melaporkan bahwa alasan mereka lebih berhubungan langsung dengan cara mereka dikelola sehari-hari, seperti menciptakan interaksi pribadi yang lebih positif dengan manajer mereka (21%), mengatasi permasalahan organisasi yang membuat frustrasi (13%), menciptakan peluang untuk kemajuan karir (11%), atau memperbaiki masalah kepegawaian atau beban kerja (9%).

Kompensasi dan tunjangan memang penting, tetapi faktor-faktor ini menunjukkan bahwa manajer memiliki peran besar dalam menjaga karyawan tetap puas dan termotivasi melalui manajemen yang efektif dan perhatian yang tulus.

Kesimpulan

Memasukkan topik-topik penting dalam percakapan rutin antara manajer dan karyawan tidak hanya menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif tetapi juga berperan signifikan dalam meningkatkan keterlibatan karyawan dan mengurangi tingkat pergantian karyawan.

Pendekatan proaktif dalam memahami dan merespons kebutuhan karyawan menjadi kunci utama untuk mempertahankan talenta terbaik. Manajer yang mampu mendengarkan, menghargai, dan membimbing karyawan mereka tidak hanya membangun hubungan kerja yang kuat tetapi juga meningkatkan loyalitas karyawan terhadap organisasi.

Dengan memberikan perhatian yang serius terhadap kompensasi yang adil, manajer menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kontribusi karyawan. Selain itu, menyusun rencana pengembangan karier yang jelas dan memberikan peluang kemajuan memberikan karyawan motivasi tambahan untuk bertahan dan berkembang bersama perusahaan.

Interaksi positif antara manajer dan karyawan, seperti yang ditunjukkan oleh data penelitian Gallup, memainkan peran penting dalam menjaga kepuasan kerja. Ketika manajer secara aktif berkomunikasi dan menunjukkan kepedulian terhadap kesejahteraan karyawan, mereka menciptakan lingkungan yang mendukung dan harmonis.

Hal ini tidak hanya mengurangi interaksi negatif tetapi juga meningkatkan rasa memiliki dan keterikatan karyawan terhadap perusahaan.

Mengatasi permasalahan organisasi dan beban kerja dengan segera juga merupakan langkah penting dalam mencegah frustrasi karyawan. Manajer yang responsif terhadap keluhan dan masalah karyawan serta berupaya menciptakan kondisi kerja yang lebih baik akan membangun kepercayaan dan rasa adil di antara karyawan.

Secara keseluruhan, organisasi yang berkomitmen untuk meningkatkan kualitas manajemen dan memperhatikan kebutuhan karyawan secara holistik akan mampu mempertahankan talenta terbaik. Karyawan yang merasa dihargai dan didukung akan lebih termotivasi untuk berkontribusi secara maksimal terhadap kesuksesan perusahaan.

Dengan demikian, keberhasilan jangka panjang organisasi dapat tercapai melalui pengelolaan karyawan yang efektif dan berkelanjutan.

Penulis: Merza Gamal (Advisor & Konsultan Transformasi Corporate Culture)