Sibuk Sepanjang Hari tetapi Tidak Produktif

Seringkali kita merasakan tubuh yang sibuk sepanjang hari, waktu  24 jam terasa kurang. Menjadi sibuk itu adalah sesuatu yang baik, tetapi jika tidak sebanding dengan hasilnya, tentu semua itu akan sia-sia. 

Pertanyaan sederhana yang muncul dari kondisi tersebut adalah: "Jika kita semua sangat sibuk, mengapa tidak ada yang dihasilkan?"

Saat ini, terutama pasca pandemi Covid-19, sebagian kita merasa seperti melakukan pembuangan energi. 

Baca juga: Fiksasi pada Manajemen Waktu dapat Merusak Kehidupan Diri Sendiri

Dalam upaya untuk terhubung dengan seluruh organisasi, kita tenggelam dalam teknologi interaksi virtual real-time, dari Zoom hingga Slack hingga Teams, ditambah SMS grup, WeChat, WhatsApp, dan semua yang ada di antaranya. 

Berinteraksi terlihat menjadi mudah, namun belum tentu terjadi kolaborasi yang menciptakan nilai, sehingga setiap menit yang dihabiskan untuk keterlibatan berkualitas rendah menghilangkan aktivitas yang lebih penting yang menciptakan momentum ke depan.

Untuk itu, apa yang bisa dilakukan? 

Baca juga: Bagaimana Mengukur Nilai Modal Manusia (Human Capital) Seseorang?

McKinsey dalam kajiannya menemukan kemungkinan untuk meningkatkan interaksi kolaboratif dengan cepat melalui pengelompokkan berdasarkan jenis dan membuat beberapa perubahan yang sesuai. Terdapat tiga kategori luas dari interaksi kolaboratif, yaitu sebagai berikut:

• 1. Pengambilan keputusan, termasuk keputusan yang kompleks atau tidak pasti (misalnya, keputusan investasi) dan keputusan rutin lintas sektoral (seperti tinjauan bisnis triwulanan); 
• 2. Solusi dan koordinasi kreatif, termasuk sesi inovasi (misalnya, mengembangkan produk baru) dan sesi kerja rutin (seperti check-in harian);
• 3. Berbagi informasi, termasuk komunikasi satu arah (video, misalnya) dan komunikasi dua arah (seperti pertemuan dengan Tanya Jawab, dan Focus Group Discussion).

Perubahan utama yang diperlukan untuk meningkatkan setiap kategori interaksi kolaboratif di atas, serta alat yang dapat dgunakan untuk menunjukkan masalah saat ini dan mengambil tindakan korektif, akan diuraikan dalam penjelasan di bawa ini.

Baca juga: Tiga Jenis Fleksibilitas Pekerja Pasca Pandemi Covid-19

1. Pengambilan keputusan: Menentukan hak keputusan

Salah satu faktor kunci untuk keputusan yang cepat dan berkualitas tinggi adalah dengan memperjelas siapa yang membuatnya. Dalam melakukan perubahan, pastikan semua orang jelas tentang siapa yang memiliki suara, siapa yang tidak memiliki suara, dan siapa yang punya hak veto.

Penelitian McKinsey menunjukkan meskipun seringkali membantu untuk melibatkan lebih banyak orang dalam pengambilan keputusan, tidak semua dari mereka harus menjadi penentu dalam banyak kasus, hanya satu individu yang harus menjadi penentu.  

Seringkali bertentangan dengan naluri kita untuk menghindari risiko untuk memastikan semua orang "senang" dengan keputusan, terutama atasan dan pemangku kepentingan utama kita. 

Melaksanakan dan mempertahankan perubahan ini membutuhkan keberanian dan kepemimpinan yang nyata.

2. Solusi dan koordinasi kreatif: Inovasi terbuka

Sesi kerja rutin cukup mudah. Apa yang dihadapi banyak organisasi adalah menemukan cara inovatif untuk mengidentifikasi dan mendorong solusi. 

Penelitian Mckinsey menunjukkan bahwa faktor kunci keberhasilan dalam memenangkan organisasi adalah memberdayakan insan perusahaan dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk interaksi pembinaan berkualitas tinggi.

Perlu diingat, bahwa memberdayakan orang lain tidak berarti membiarkan mereka sendirian. Pemberdayaan yang berhasil, berlawanan dengan intuisi, bukan berarti meninggalkan insan perusahaan sendirian. 

Image: Sibuk sepanjang hari, tetapi apa yang  dihasilkan? (Source photo: McKinsey Shortlist)

Pemberdayaan membutuhkan pemimpin untuk memberi setiap insan alat dan tingkat bimbingan dan keterlibatan yang tepat. Pemimpin harus memainkan peran sebagai pelatih. 

Seorang pelatih tidak memberi tahu orang apa yang harus dilakukan, melainkan memberikan panduan dan pagar pembatas dan memastikan akuntabilitas, sambil melangkah mundur dan membiarkan orang lain memberikan solusi.

Manajer yang merupakan pelatih hebat, biasanya mendapat manfaat dari investasi bertahun-tahun oleh mentor, sponsor, dan organisasi. 

Organisasi harus mampu berbuat lebih banyak untuk meningkatkan keterampilan pembinaan para manajer dan membantu mereka menciptakan ruang dan waktu untuk melatih tim, dibandingkan dengan mengisi laporan, mempresentasikan dalam rapat, dan kegiatan lain yang membutuhkan waktu untuk mendorong dampak melalui kerja tim mereka.

Pelatih yang hebat membutuhkan waktu untuk berkembang, sesuatu yang sederhana seperti stand-up atau check-in harian dapat mendorong konektivitas horizontal, menciptakan ruang bagi tim untuk memahami apa yang dilakukan orang lain dan di mana mereka membutuhkan bantuan untuk mendorong pekerjaan ke depan tanpa harus secara khusus menugaskan siapa pun dengan cara hierarkis.

Saat melakukan perubahan, pastikan untuk memperhatikan keamanan psikologis dari dekat. 

Jika insan perusahaan tidak merasa aman secara psikologis, hampir tidak mungkin bagi para pemimpin dan manajer untuk menerobos perilaku yang melemahkan seperti eskalasi terus-menerus, menyembunyikan masalah atau risiko, dan takut untuk mengajukan pertanyaan---tidak peduli seberapa terampil mereka sebagai pelatih.

3. Berbagi informasi: Interaksi sesuai tujuan

Seringkali kita menghabiskan banyak waktu dalam rapat setiap hari tetapi merasa tidak ada yang tercapai. Kita melompat dari satu pertemuan ke pertemuan lainnya dan tidak bisa berpikir sendiri sampai jam 7 malam. 

Dan, kita bertanya-tanya mengapa kita perlu menghadiri serangkaian pertemuan di mana materi yang sama disajikan berulang-ulang dan melelahkan.

Saat ini, mulai banyak organisasi yang menyadari pentingnya mendorong efisiensi rapat yang kejam dan mempertanyakan apakah rapat benar-benar diperlukan untuk berbagi informasi. 

Interaksi langsung dapat berguna untuk berbagi informasi, terutama ketika ada lensa interpretatif yang diperlukan untuk memahami informasi, ketika informasi itu sangat sensitif, atau ketika para pemimpin ingin memastikan ada cukup waktu untuk memprosesnya dan mengajukan pertanyaan. 

Meskipun demikian, sebagian besar dari kita akan mengatakan bahwa sebagian besar pertemuan tidak terlalu berguna dan seringkali tidak mencapai tujuan yang dimaksudkan.

***

Banyak perusahaan saat ini berjuang menemukan cara untuk mengidentifikasi dan mencari solusi. Birokrasi dan manajemen mikro (seringkali bagian dari "pekerjaan yang sibuk") memperlambat respons perusahaan terhadap pasar dan pelanggan, mencegah para pemimpin berfokus pada prioritas strategis. 

Mereka juga membuat insan perusahaan tidak atau kurang bertanggung jawab, yang mengarah tidak hanya pada ketidakefisienan tetapi juga pada pekerja yang merasa diremehkan dan tidak merasa terlibat (engaged).

MERZA GAMAL 

• Pengkaji Sosial Ekonomi Islami
• Author of Change Management & Cultural Transformation
• Former AVP Corporate Culture at Biggest Bank Syariah