Beban Biaya Layanan pada Procurement

Layanan merupakan bagian pengeluaran yang signifikan di banyak industri, menawarkan tantangan unik dalam konteks procurement saat ini. 

Permintaan yang kuat, ditambah dengan Pengurangan Besar (Great Attrition),  telah menciptakan kekurangan tenaga kerja akut dan mendorong tingkat tarif tenaga kerja lebih tinggi, khususnya di sektor jasa AS (Lihat Image)). 

Kondisi tersebut telah memunculkan pasar penjual. Namun, terkait dalam menangani serangkaian tuas untuk material, terutama dalam kemitraan pemasok, telah memberikan dampak nyata dalam layanan.

Tuas komersial

Untuk menerapkan tuas komersial dalam layanan, sangat penting untuk mendapatkan pemahaman yang bersih tentang tarif tenaga kerja. Pengadaan dapat menggunakan wawasan untuk mengembangkan RFP (Request For Proposal) yang bertujuan menemukan pemasok baru. 

Tampilan cleansheet dari tarif juga menginformasikan penyesuaian berbasis indeks untuk kategori tersebut, memastikan bahwa penyesuaian yang adil diterapkan pada porsi yang tepat dari tarif total di pasar yang naik atau turun. 

Pemasok lama yang belum menghadapi tantangan kompetitif lebih cenderung menyarankan kenaikan harga yang tidak sepadan dengan pergerakan berbasis indeks dan dampaknya terhadap porsi upah dari biaya yang seharusnya.

Perusahaan dapat menggunakan kontrak cerdas untuk meningkatkan produktivitas dan mengelola biaya total, terlepas dari tren tarif. Misalnya, produsen peralatan pertanian meluncurkan upaya untuk meningkatkan produktivitas kontraktor setelah menemukan bahwa waktu kerja kontraktor kurang dari setengah dari tolok ukur industri sebesar 55 persen.

Perusahaan menciptakan inisiatif untuk mengurangi sumber kerugian yang berasal dari perencanaannya sendiri dan memperkenalkan persyaratan produktivitas ke dalam kontrak, seperti mengaitkan pengganda bonus dengan produktivitas dan hasil operasi kontraktor. 

Upaya ini berada di jalur yang tepat untuk menghasilkan peningkatan biaya total sebesar 5 persen dan telah memperdalam kemitraan dengan pemasok, yang diberi insentif untuk terus meningkatkan kinerja.

Selain itu, perusahaan dapat mengubah cara mereka membayar kontraktor. Mengambil halaman dari firma hukum, mereka dapat meminta penyedia layanan teknis untuk menagih secara bertahap, seperti 15 menit (atau bahkan kurang). 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola waktu berbayar dengan lebih presisi dan meminimalkan pembulatan jam. Sebuah perusahaan pertambangan yang mengharuskan kontraktor pemeliharaannya untuk mempersingkat kenaikan tagihan mampu mengurangi pengeluaran sebesar 5 hingga 8 persen, tergantung pada perdagangannya. 

Untuk menggunakan pendekatan ini, perusahaan perlu meningkatkan kemampuannya untuk secara efisien melacak waktu kontraktor di lokasi (idealnya menggunakan otomatisasi) dan menetapkan target untuk durasi pekerjaan. Ini adalah investasi tanpa penyesalan yang akan membuka peningkatan biaya yang sangat dibutuhkan.

Tuas teknis

Peluang ruang lingkup sangat penting untuk mengelola biaya total. Merevisi frekuensi, aktivitas, dan tingkat layanan dari pekerjaan yang dikontrak adalah praktik terbaik untuk diterapkan di hampir semua keadaan.

Namun, perusahaan sering kehilangan peluang karena mereka mengalihdayakan manajemen ruang lingkup ke pemasok dan akhirnya menghabiskan terlalu banyak atau menyepuh pekerjaan.

Sebuah perusahaan pertambangan memperoleh kendali atas biaya perbaikan peralatan-komponen dengan mengelola frekuensi dan aktivitas untuk setiap episode perbaikan sekaligus mengurangi total biaya tenaga kerja. Tuas ini sendiri menghasilkan peningkatan biaya sekitar 5 persen.

Insourcing layanan adalah pengungkit yang kuat di lingkungan pasar saat ini, terutama ketika kontraktor sudah tertanam dalam operasi perusahaan. 

Jika didasarkan pada kasus bisnis yang disiapkan dengan hati-hati, insourcing memungkinkan perusahaan untuk mengurangi total biaya tenaga kerja sambil mengelola pemanfaatan dan produktivitas dengan lebih cermat. 

Misalnya, pada awal pandemi, sebuah perusahaan input pertanian mempertimbangkan kembali strategi manajemen fasilitasnya. Dengan karyawan yang bekerja dari rumah dan kelebihan kapasitas di beberapa kelompok, perusahaan membangun kasus bisnis ke manajemen fasilitas sumber daya. 

Insourcing membantu mengurangi pengeluaran kontrak dan total biaya tenaga kerja dengan persentase dua digit. Ini juga memberi perusahaan kumpulan tenaga kerja yang fleksibel yang dapat digunakan kembali dengan lebih mudah sebagai respons terhadap perubahan pada jejak fisiknya.

"Merevisi frekuensi, aktivitas, dan tingkat layanan dari pekerjaan kontrak adalah praktik terbaik di hampir semua keadaan. Tetapi perusahaan sering kehilangan peluang karena mereka mengalihdayakan manajemen lingkup kepada pemasok."

Melembagakan model operasi baru

Tantangan pasar saat ini mungkin terus berlanjut. Sebagian besar indikator menunjukkan bahwa tekanan harga komoditas, kekurangan tenaga kerja, kemacetan rantai pasokan, dan volatilitas umum akan bertahan selama 12 bulan mendatang, jika tidak lebih. 

Pengadaan dan pemimpin bisnis harus terus berfokus pada penciptaan nilai, pengelolaan risiko, dan peningkatan ketahanan dalam konteks yang tidak pasti.

Untuk menang dalam normal baru ini, pengadaan tidak hanya harus segera mengurangi kekhawatiran langsung tetapi juga untuk fokus pada pembangunan berkelanjutan, kemampuan canggih yang dapat tertanam dalam model operasi ke depan.

Beberapa perusahaan telah mulai membentuk tim kecil yang gesit yang berfokus pada analitik canggih dan peningkatan sistem untuk terus memungkinkan pendekatan lintas fungsi yang canggih terhadap manajemen biaya dan margin. 

Salah satu produsen bahan kimia terintegrasi memulai transformasi pengadaan pada akhir 2020 sebelum inflasi meningkat. Sebagai bagian dari perjalanan, ia mendirikan kantor transformasi lintas fungsi yang sekarang mengelola respons inflasi produsen di semua tuas tanpa henti.

Memang, melembagakan model operasi baru adalah perbatasan berikutnya bagi para pemimpin pengadaan dan bisnis. Hal ini membutuhkan identifikasi proses, bakat, cara kerja, dan solusi yang akan mempertahankan ketahanan dan efisiensi untuk organisasi pengadaan yang beradaptasi dengan cara berikut:

• mengambil peran utama dalam melindungi margin dan pertumbuhan perusahaan
• melangkah ke pusat penciptaan nilai lintas fungsi untuk menerapkan berbagai pengungkit yang menempatkan "semuanya dalam permainan" berdasarkan TCO dan pandangan siklus hidup pembelanjaan
• membangun keahlian mendalam dalam dinamika pasar pasokan dan ekonomi pemasok untuk menjadi mitra pemikiran dan mesin inovasi yang mengoptimalkan operasi mereka melalui wawasan
• berinvestasi dalam teknologi yang telah terbukti dan otomatisasi proses untuk membebaskan talenta bernilai tinggi untuk aktivitas paling strategis
• jika perlu, dapatkan bakat yang memahami pasar dan industri pemasok dan merupakan manajer kategori, negosiator, dan pembangun hubungan yang kuat

Saat pengadaan menunjukkan nilainya bagi perusahaan, panggung akan ditetapkan bagi para pemimpin pengadaan untuk menjadi mitra strategis penuh bagi CEO, CFO, dan COO. 

Mereka dapat berkembang dari menjadi penjaga sebagian biaya perusahaan dan menggunakan keahlian mendalam mereka di pasar pemasok untuk membantu memimpin tim lintas fungsi yang berfokus pada penciptaan nilai potensi penuh jangka panjang dan kesuksesan perusahaan akhir.

Artikel ini berkaitan dengan artikel sebelumnya: Tindakan Strategis Perusahaan dalam Mengurangi Risiko Procurement

MERZA GAMAL 

• Pengkaji Sosial Ekonomi Islami
• Author of Change Management & Cultural Transformation
• Former AVP Corporate Culture at Biggest Bank Syariah