Tindakan Strategis Perusahaan dalam Mengurangi Risiko Procurement

Kombinasi faktor makroekonomi---termasuk guncangan Covid-19, perubahan kebijakan perdagangan, kelangkaan tenaga kerja, transisi energi, dan bahkan peristiwa cuaca ekstrem---telah mengubah tren jangka panjang yang telah menguntungkan ekonomi global selama beberapa dekade.

Lonjakan inflasi dan seringnya kelangkaan pasokan penting telah membuat kekurangan model operasi tradisional semakin terlihat dan mahal. Untuk mengurangi procurement risk (risiko pengadaan), perusahaan dapat menerapkan seperangkat tuas komersial, teknis, dan lintas fungsi yang komprehensif.

Tuas komersial

Menemukan wilayah baru untuk pengadaan---baik offshoring atau nearshoring---telah memungkinkan perusahaan untuk mengakses pemasok dengan struktur biaya dan tekanan yang berbeda. 

Untuk menguasai seni diversifikasi regional, pemimpin pengadaan menyeimbangkan peningkatan harga dari pemasok baru dengan perubahan rantai pasokan yang diperlukan untuk mengaksesnya.

Misalnya, produsen barang tahan lama rumahan mencapai penghematan substansial dengan mengambil sumber dari wilayah yang berdekatan tanpa bergantung pada logistik global. 

Sebuah produsen elektronik menanggapi tantangan logistik yang dihadapi dalam mengirimkan produk dari Asia dengan memperluas produksi ke Amerika Serikat dan Meksiko. Dan pabrikan besar lainnya mengatasi tantangan logistik dengan mencari armada pesawatnya sendiri untuk mengirimkan produk dari Asia ke pasar pengguna akhir.

Dalam survey McKinsey kepada pemimpin pengadaan bagaimana mereka menangani tekanan biaya, mereka sering menyebut kemitraan pemasok. Namun, kemitraan sering kali berfokus pada mengamankan pasokan daripada menangkap penghematan. 

Misalnya, produsen kemasan berfokus pada peluncuran upaya kolaborasi pemasok untuk memastikan bahwa itu adalah layanan pelanggan pertama. Tetapi para pihak tidak mengembangkan analitik baru atau memperkenalkan strategi baru. Pada akhir enam bulan, pengeluaran eksternal perusahaan telah meningkat lebih dari harga komoditas yang mendasarinya.

Image: Strategi mengurasi procurement risk (by Merza Gamal)

Membangun hubungan pemasok yang kuat tidak hanya membantu perusahaan mendapatkan pasokan dalam lingkungan alokasi tetapi juga memosisikannya untuk mendapatkan keuntungan dari peluang penghematan biaya di masa depan. 

Beberapa pembeli semikonduktor yang telah terjebak dengan mitra pemasok mereka selama masa baik dan buruk sekarang mendapat manfaat dari akses pilihan ke inventaris dari pesanan yang dibatalkan oleh pelanggan lain.

Perusahaan sedang membangun wawasan mendalam tentang ekonomi pemasok dan memasukkannya ke dalam model kontrak yang lebih cerdas. 

Menghadapi eskalasi biaya pemasok secara menyeluruh, produsen industri kini telah mendokumentasikan setiap permintaan eskalasi secara terperinci. 

Ini berusaha untuk lebih memahami pemicu biaya yang tepat dari setiap produk atau layanan, meningkatkan model biaya internal, dan membangun kontrak yang lebih baik yang diindeks ke komoditas yang tepat dan biaya input. 

Ketika siklus komoditas berubah, ia akan diperlengkapi dengan baik untuk menggunakan informasi ini untuk menegosiasikan kembali banyak kontrak pasokannya.

Tuas kontrak cerdas telah memungkinkan perusahaan untuk menggunakan indeks dengan cara yang canggih. Selain itu, bila dikombinasikan dengan lindung nilai dan optimalisasi inventaris, pengungkit kontrak adalah alat yang ampuh untuk mengelola margin bagi perusahaan yang berinvestasi dalam mengembangkan wawasan canggih tentang dinamika pasar pasokan mereka. 

Para pemimpin ini melacak indeks individu atau sintetis yang berlaku untuk berbagai penggerak biaya bahan atau jasa (seperti bahan mentah, aktivitas nilai tambah, bahan bakar, logistik, dan tenaga kerja). 

Dan kemudian mereka menyesuaikan harga secara dinamis, yang menawarkan kelegaan karena berbagai elemen dari total biaya menjadi lebih murah: satu produsen mampu mengurangi inflasi 8 hingga 15 persen di seluruh kategori komponen dengan beralih ke penyesuaian harga berbasis indeks yang jauh lebih komprehensif dan aktif.

Tuas teknis

Dengan investasi yang tepat, pengadaan dapat memimpin dalam diskusi lintas fungsi dengan mitra bisnisnya untuk mengeksplorasi peluang penghematan di luar pengungkit komersial. 

Untuk mengurangi tekanan pada harga, perusahaan dapat berusaha untuk mengurangi total biaya kepemilikan (TCO) melalui desain dan spesifikasi tuas yang juga mempromosikan keunggulan operasional. 

Misalnya, produsen bahan bangunan yang menghadapi biaya historis tinggi untuk kayu dan input lainnya memutuskan untuk mencari ke dalam. Ini mengurangi biaya total dengan mendesain ulang produk untuk memungkinkan sumber lebih banyak bahan dari daerah berbiaya lebih rendah di luar negeri, sehingga mengurangi ketergantungannya pada pemasok berbiaya tinggi di wilayahnya sendiri. 

Ini juga secara dramatis menyederhanakan portofolio produknya---misalnya, dengan mengurangi jumlah spesifikasi cetakan hingga 20 kali lipat. Upaya ini berada di jalur yang tepat untuk menghasilkan pengurangan biaya total sebesar 15 persen.

Pabrikan lain menanggapi gangguan rantai pasokan yang parah dan harga baja yang secara historis tinggi dengan menarik tuas desain dan permintaan---yaitu, insourcing---hingga hampir dua kali lipat margin EBITDA-nya. 

Perusahaan telah melihat biaya input untuk operasi manufaktur di luar negeri hampir dua kali lipat dari tahun 2020 hingga 2021. 

Dengan mendesain ulang produknya sehingga dapat menghilangkan langkah produksi padat karya (seperti pengelasan), perusahaan dapat mengalihkan produksi ke pasar dalam negeri. Perusahaan berencana untuk memindahkan produksi ke lokasi dekat pantai.

Rasionalisasi pemilihan bahan adalah cara yang ampuh---dan permanen---untuk menurunkan biaya secara struktural dan mendapatkan lebih banyak pengaruh atas pasokan. 

Dengan bekerja sama dengan insinyur dalam upaya desain-untuk-nilai tingkat lanjut, pemimpin pengadaan dapat menemukan pemasok baru untuk serangkaian bahan bernilai lebih tinggi yang lebih sempit. 

Produsen barang tahan lama merasionalisasi jumlah bahan baku yang digunakan dalam lini produk volume tertinggi dengan menerapkan pemikiran desain-untuk-nilai. Rasionalisasi memungkinkannya untuk meningkatkan basis biayanya, menyediakan akses ke sumber pasokan yang tidak dibatasi, dan memungkinkan untuk mendesain ulang produk yang sudah mapan. 

Contoh lain datang dari sektor otomotif, di mana produsen telah menyederhanakan produk (misalnya, dengan melepas pengisi daya nirkabel atau kursi berpemanas) untuk mempertahankan produksi dan penjualan sambil menghadapi kekurangan semikonduktor.

Selain itu, perusahaan dapat meningkatkan teknologi mereka untuk mencegah diri mereka menjadi pembeli komponen warisan. Ini lebih sulit didapat dan lebih mahal karena pemasok memprioritaskan komponen yang lebih menguntungkan dan menambahkan premium ke produk lama. 

Misalnya, perusahaan dengan produk yang masih menggunakan memori DDR3 membayar lebih mahal untuk semikonduktor dan memiliki waktu yang lebih sulit untuk mengamankan pasokan daripada perusahaan dengan produk yang menggunakan memori DDR4.

MERZA GAMAL 

• Pengkaji Sosial Ekonomi Islami
• Author of Change Management & Cultural Transformation
• Former AVP Corporate Culture at Biggest Bank Syariah