Komunikasi Untuk Reputasi Organisasi

Tujuan utama dari humas sebuah organisasi adalah membentuk dan menjaga reputasi yang baik di mata publik. Reputasi itu sendiri tercipta karena kualitas produk dan layanan yang dihasilkan oleh organisasi. Makin berkualitas produk atau jasa yang diberikan maka makin baik reputasinya. 

Namun kualitas yang dihasilkan tidak dapat secara tunggal menyebabkan tumbuhnya reputasi. Untuk membangun reputasi yang baik juga dibutuhkan citra yang baik. Adanya manusia di dalam organisasi dan interaksi antar manusia baik di internal organisasi maupun dengan publik dapat menciptakan kesan tersendiri bagi publik terhadap organisasi. 

Kesan tersebut bisa positif atau negatif. Tentu untuk mendapatkan atau mempertahankan reputasi yang baik, organisasi memerlukan kesan yang positif di benak publik.

Upaya untuk membentuk dan menjaga kesan yang baik tersebut pada dasarnya bisa dilakukan sendiri tanpa melibatkan pegawai komunikasi. Pimpinan organisasi selaku sosok yang dikenal publik dan dianggap bertanggung jawab terhadap operasional dan eksistensi organisasi dapat menjadi otoritas komunikasi untuk membentuk dan menjaga kesan baik organisasi. Hal ini niscaya dapat dilakukan karena pada dasarnya komunikasi adalah hal paling dasar dalam hidup manusia. Mulai dari lahir hingga seperti sekarang ini.

Tentu dalam setiap organisasi memiliki tantangan. Tantangan yang paling umum ditemui adalah terbatasnya sumber daya. Sumber daya disini bisa jadi waktu, manusia, material, jejaring, skill atau keterampilan. Untuk menjalankan fungsi komunikasi idealnya memang dilakukan oleh pimpinan organisasi karena merupakan representasi organisasi. 

Namun, karena pimpinan organisasi juga memiliki tugas dan fungsi lain yang tidak kalah penting maka fungsi komunikasi dijalankan oleh bawahannya. Dalam organisasi yang besar, fungsi komunikasi dijalankan oleh corporate secretary atau direktorat komunikasi.

Pada corporate atau direktorat komunikasi, fungsi komunikasi itu sendiri kemudian dipecah menjadi beberapa unit atau divisi. Unit atau divisi tersebut mengemban tugas yang spesifik. Beberapa tugas yang dilaksanakan adalah:

1. Hubungan dengan organisasi lain. Usaha, bisnis atau kegiatan organisasi pada umumnya sangat berhubungan organisasi lain. Pada perusahaan usaha dan operasionalnya yang sangat terdampak oleh kebijakan pemerintah, hubungan dengan pemerintah perlu untuk diperhatikan. Organisasi kemudian di representasikan oleh unit atau divisi yang mengemban fungsi ini. Lobi dan menjalankan engagement  merupakan tugas yang harus dilaksanakan pada fungsi ini.

2. Hubungan dengan media. Informasi yang ditujukan kepada publik akan sangat mudah disampaikan apabila organisasi memiliki hubungan dengan media. Melalui siaran pers, press briefing, media visit atau press tour maka organisasi akan mendapatkan cara yang relatif murah dan efektif dalam menyampaikan pesan ke publik. Organisasi juga dapat menyampaikan pesan ke publik melalui media buying. Media buying bukan hanya perkara menyebarluaskan pesan ke publik tapi juga terdapat fungsi untuk menjalin hubungan yang baik dengan media. Melalui media buying pada hakikatnya organisasi turut membantu keberlangsungan hidup media.

3. Layanan informasi. Ketika publik memiliki pertanyaan, keluhan atau kepentingan lain dengan organisasi maka unit atau divisi ini yang menjadi garda terdepan. Layanan informasi bisa dikatakan sebagai wajah dari organisasi. Jika pelayanan yang diberikan baik maka organisasi akan terkesan baik di benak publik. Sebaliknya, jika tidak baik maka apapun yang dikatakan arau disampaikan organisasi melalui saluran komunikasi apapun akan terkesan kurang baik atau tidak genuine.

4. Perencanaan komunikasi. Fungsi ini dikatakan penting mengingat dalam praktiknya komunikasi sulit untuk mencapai kata efektif maupun efisien. Untuk mencapai komunikasi yang efektif maka organisasi memerlukan pemahaman yang mendalam mengenai pesan dan media yang digunakan. Selain itu, organisasi juga perlu memahami perilaku dari stakeholder atau audiencenya. 

Oleh sebab itu di dalam fungsi perencanaan komunikasi juga terdapat riset komunikasi dana fungsi analisis komunikasi. Setelah organisasi paham pesan yg akan disampaikan, media yang akan digunakan dan target audience, peran strategi komunikasi bertugas meramu pilihan tindakan komunikasi yang dianggap paling efektif dan efisien.

5.Publikasi. Tanpa fungsi publikasi, humas di era saat ini diyakini akan tenggelam dengan arus perubahan zaman. Pasalnya hubungan antar lembaga maupun media saja tidak akan mampu menjangkau semua stakeholder maupun audience yang dituju. Sejak kehadiran media sosial, perilaku publik dalam mengkonsumsi informasi berubah. Perubahan ini membawa dampak yang cukup besar mengingat efektivitas media massa dalam mempengaruhi audience tidak sama seperti dulu. 

Sebelumnya, apa yang dikatakan media dianggap sebagai sebuah kebenaran. Publik tidak memiliki alternatif selain mempercayai pesan dari media. Sekarang, media massa bukan satu-satunya sumber informasi. 

Ketika mendapatkan informasi dari media massa, publik bisa melakukan pengecekan atau konfirmasi kepada pihak lain. Bahkan sering kali informasi yang diperoleh publik justru pertama kali berasal dari media sosial dan tidak sedikit yang menggantungkan diri untuk mendapatkan informasi dari media sosial saja. 

Oleh sebab itu, keberadaan fungsi publikasi bagi organisasi adalah hal yang sangat penting.

Kelima fungsi yang telah disebutkan diatas merupakan fungsi uang vital dalam pembentukan reputasi organisasi. Tanpa kelima fungsi tersebut pembentukan citra bisa jadi terkendala. Atau bisa jadi organisasi membiang sumber daya yang amat besar bagi komunikasi. 

Cita-cita yang baik adalah salah satu syarat terbentuknya reputasi yang baik. Namun, citra yang baik bukan berarti harus menghamburkan sumber daya berlebih untuk hal itu. Organisasi perlu untuk memikirkan cara yang tepat bagaimana agar sumber daya tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal.

Kelima fungsi tersebut dalam organisasi adalah syarat untuk mendapatkan komunikasi yang efektif dan efisien. Bukan berarti 5 fungsi tersebut harus dalam 5 divisi yang berbeda. Kelima fungsi tersebut dapat disematkan dalam satu atau beberapa divisi. 

Hal itu tergantung bagaimana organisasi memandang urgensi dari kelima fungsi dimaksud. Namun pada gilirannya efektivitas dan komunikasi yang efisien bagi organisasi juga ditentukan oleh kompetensi orang-orang yang menjalankan fungsi tersebut.