"Collection Management", Mengumpulkan yang Berserak

Bagaimana cara yang efisien dalam mengumpulkan barang yang sifatnya tersebar (berserak) adalah pertanyaan yang ingin dijawab artikel ini.

Jika barang yang hendak kita kumpulkan di area 100 meter persegi, hal itu masih dalam jangkauan kaki. Namun, jika area itu luasnya satu afdeling kita dituntut membuat sebuah manajemen pengumpulan (collection management).

Ups. Tunggu dulu! Afdeling versi mana neh? Afdeling yang dipakai kolonial Belanda untuk menata wilayah koloni-nya atau afdeling yang biasa kita kenal di dunia perkebunan (plantation)?

Sama saja, intinya, jika sebuah area sudah begitu luas dibutuhkan sistem atau tata kelolanya.

Mengapa ini penting? Karena manajemen pengumpulan (collection management) berhubungan dengan waktu dan biaya.

Perusahaan angkutan orang seperti Gojek dan Grab berikut layanan lain yang terafiliasi dengan dua perusahaan di atas menciptakan aplikasi agar dapat "memungut" (baca; merespon) pelanggan yang karakteristiknya tersebar. 

Aplikasi atau sistem yang mereka kembangkan membuat waktu dan biaya menjadi lebih murah karena pengemudi mereka yang terdekat dapat mengambil penumpang terdekat.

Jadi, penyedia layanan transportasi tidak perlu mengirim armada dan pengemudinya dari pangkalan yang bisa sangat jauh sehingga biaya yang ditanggung penumpang menjadi lebih mahal serta lebih lama pula.

Di industri transportasi yang lebih konvensional, kebutuhan untuk ini disiasati dengan membuat loket, agen atau pool. Sistem ini kurang lebih sama dengan TPS (tempat pemungutan suara), di mana pemilih yang berada di suatu area yang berdekatan dimobilisasi ke suatu titik agar suara mereka lebih mudah dikumpukan dengan cepat dan serta biaya murah.

Dalam hal ini TPS menggunakan pendekatan teritorial. Dimulai dari RT (rukun tetangga)--satuan terkecil sistem pemukiman di Indonesia, kemudian berjenjang ke atas; RW, dusun, desa/kelurahan, kecamatan, dan seterusnya.

Sistem pengumpulan di areal yang luas satu hamparan

Dokumentasi Marahalim Siagian

Peta di atas mengilustrasikan sebuah areal konsesi perkebunan (perusahaan) katakanlah luasnya 10.000 hektar. Dalam sistem pengumpulan hasil, area ini dibagi habis menjadi 8 afdeling yakni (afdeling Alpa hingga Afdeling Hotel. Satuan lebih kecil dari afdeling adalah blo.

Dengan demikian afdeling Alpa misalnya terdiri atas 19 blok yakni Blok A-1 hingga blok A-19. Dalam setiap blok terdiri atas puluhan hektar---tergantung topografi dan bentuk batas-batas konsesi.

Dalam setiap hektar terdiri atas sejumlah baris tanaman. Jadi baris adalah satuan terkecilnya. Namun dalam sistem kerja yang berlaku di dalamnya, dikenal ancak yakni, beberapa baris tanaman yang menjadi tanggung jawab seorang pemanen.

Setiap ancak memiliki satu TPH (tempat pemungutan hasil yakni, titik di mana si pemanen mengumpulkan hasil tanaman yang dipanennya agar memudahkan truk pengangkut membawanya ke pabrik.

Dengan sistem yang demikian, akan mudah mengatur kira-kira berapa banyak truk yang perlu disediakan untuk mengambil hasil dari TPH (tempat pemungutan hasil) suatu afdeling. Serta, memastikan sistem pengumpulannya menjadi mudah diorganisir dari sisi waktu dan biaya.

Jika fungsinya di balik, katakanlah men-dropping pupuk, hasilnya akan sama. Barang akan bisa didistribusikan dengan efisisien dengan cara ini hingga sampai di baris tanaman yang akan dipupuk.

Identik dengan sistem ini adalah pemungutan kayu gelondongan atau kayu log yang pada konsesi kehutanan (HPH dan HTI) dikenal dengan sistem logpond. 

Mirip dengan sistem pengangkutan sampah rumah tangga di perkotaan, di mana unit-unit kendaraan dibagi ke blok-blok pengutipan guna membuat sistem pengumpulan menjadi lebih efisien dari sisi waktu serta lebih murah dari sisi biaya.

Bagaimana jika area pengutipan hasil bentuknya menyebar?

Pengumpulan hasil di area yang luas tidak satu hamparan

Dalam sistem pengumpulan hasil pada area yang luas namun tidak satu hamparan, diperlukan pengetahuan dasar tentang peta sebarannya agar kemudian dapat dilakukan klusterisasi area pengumpulan.

Klusterisasi didasarkan pada kedekatan jarak tempuh serta aksesibilitasnya. Klusterisasi dimaksud, bisa berdasarkan batas-batas administratif pemerintahan atau mengabaikan batas-batas administratif untuk tujuan diperoleh formasi pengumpulan hasil yang dari sisi waktu dan biaya paling murah.

Satu kluster misanya, jaraknya berada dalam radius 30 km atau kurang dari 1 jam perjalanan kendaraan roda empat. Dengan demikian, peta kerja rute pengutipan diperlukan untuk memudahkan orientasi keruangan bagi supir truk pengangkut barang.

Kelapa yang dipenen penduduk biasanya dibawa ke tepi kebun lalu dikupas, sementara sabutnya tinggal di tempat (Marahalim Siagian)

Pemodelan lokasi seperti ini dibutuhkan untuk mengangkut jagung, kakao, kelapa, sabut kelapa, serta komoditas pertanian lainnya yang lokasinya tersebar serta tidak berada dalam satu hamparan--karena lahan pertanian tersebut milik masyarakat. ***