Setelah Growth Plan Lanjutkan dengan Action Plan

Beberapa waktu lalu, saya pernah menuliskan sebuah artikel tentang rencana pengembangan (growth plan) sekolah. 

Pada artikel tersebut, saya menyebutkan bahwa ketika menyusun growth plan, harus diperhatikan framework pendidikan yang mencakup visi dan misi sekolah, prinsip-prinsip pendidikan dan pengembangan sumber daya manusia.

Saya menggunakan analogi bus untuk menjelaskan hal itu. Saya jelaskan bahwa untuk bisa berjalan, bus harus memiliki tujuan. Ketika tujuan sudah ditetapkan, supir bus dan para penumpang di dalamnya akan memilih jalan yang mana yang akan ditempuhnya untuk mencapai tujuan. Terkadang untuk mencapai tujuannya, bus akan berhenti di beberapa tempat pemberhentian.

Maknanya, bus itu adalah institusi sekolah, beberapa tempat pemberhentian adalah visi sekolah, menuju tempat tujuan adalah misi sekolah, jalan yang dipilih adalah strategi yang digunakan, dan supir bus dan para penumpang di dalamnya adalah kepala sekolah, admin dan staf pengajar yang berperan untuk mengeksekusi pergerakan bus.

Tentang Rencana Aksi

Lantas, setelah menyusun growth plan, langkah apa yang selanjutnya harus dilakukan?

Sebaiknya, growth plan segera ditindaklanjuti dengan action plan (rencana aksi). Rencana aksi adalah cara untuk memastikan bahwa visi dan misi organisasi menjadi sesuatu yang konkret. [1]

Rencana aksi menjelaskan bagaimana cara anggota organisasi akan menggunakan strateginya untuk mencapai suatu tujuan.

Dalam analogi bus diatas, rencana aksi ditunjukkan dengan rencana tindakan apa yang seharusnya dilakukan supir dan penumpang bus agar bus bisa berjalan dengan baik di jalan yang telah dipilih untuk sampai pada tempat tujuan.

Sebuah rencana aksi terdiri dari sejumlah langkah tindakan yang akan dilakukan di dalam organisasi. Setiap langkah tindakan yang akan diupayakan harus mencakup informasi sebagai berikut: 

1. Tindakan apa yang akan dilakukan?
2. Siapa yang akan melakukan tindakan? 
3. Kapan tindakan akan terjadi, dan untuk berapa lama?
4. Sumber daya apa (yaitu dana, staf) yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan?
5. Siapa saja yang perlu mengetahui rencana aksi ini?

Langkah Penyusunan Rencana Aksi

Lalu, langkah apa saja yang harus diambil dalam menyusun rencana aksi dalam rangka pengembangan sekolah?

Pertama, membentuk tim inti pelaksana aksi tindakan. Hal ini dilakukan untuk menjawab pertanyaan siapa yang akan melakukannya. Tim harus dibentuk dengan uraian kerja yang jelas dan terstruktur rapi sehingga tidak terjadi overlapping tanggung jawab antar anggota.

Sebaiknya, di dalam tim dipilih seorang koordinator yang akan mengkoordinasikan tindakan sehingga tindakan bisa berjalan selaras.

Misalnya, dalam konteks pendidikan, sekolah bisa membuat rencana aksi penanaman pola hidup bersih dan sehat (PHBS) di lingkungan sekolah. Untuk hal ini, maka tim yang dibentuk bisa meliputi seluruh warga sekolah, termasuk siswa, guru, staf dan karyawan.

Kedua, lakukan penilaian terhadap budaya, kekuatan dan kebutuhan organisasi yang ada pada saat ini. Hal ini dilakukan untuk menjawab pertanyaaan tindakan apa yang perlu dilakukan dan sumber daya apa yang tersedia.

Dalam konteks PHBS sekolah, tim yang dibentuk bisa menganalisis bagaimana budaya sekolah terkait kesehatan dan kebersihan. Lalu, tim mengidentifikasi bagian apa yang sudah baik dan yang masih butuh peningkatan.

Misalnya, bagaimana kebiasaan warga sekolah melakukan kebersihan lingkungan, sikap warga sekolah dalam menjaga kebersihan, bagaimana penerapan pembiasaan kebersihan di kelas, dan lain sebagainya.

Ketiga, lakukan konsensus bersama. Konsensus ini dilakukan untuk menyamakan pemahaman dan persepsi seluruh anggota tentang tindakan yang akan dilakukan.

Misalnya, pada rencana aksi PHBS sekolah, konsensus dilakukan antar koordinator tim yang telah dibentuk. Untuk lebih mematangkan konsep, konsensus umum yang meliputi semua anggota juga bisa dilakukan.

Keempat, fokus untuk beberapa hal yang akan dilakukan pertama. Terkadang rencana aksi tindakan tidak bisa dilakukan secara bersamaan untuk semua hal yang ada di dalam organisasi. Harus ada bagian yang diprioritaskan untuk dilakukan lebih dahulu.

Misalnya, dalam rencana aksi PHBS sekolah, pertama-tama bisa difokuskan untuk membentuk sikap pembiasaan siswa untuk selalu menjaga kebersihan lingkungan. Jika ini berhasil, maka bisa dilanjutkan dengan rencana aksi lanjutan.

Kelima, menyusun rencana aksi. Ini adalah bagian inti dari rencana aksi. Rencana aksi disusun sebagai panduan pelakasanaannya di lapangan. Di dalamnya tercantum rencana apa yang akan dilakukan, tujuannya, siapa yang akan melakukan, waktu dan durasi pelaksanaan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun rencana aksi adalah menuliskan target yang spesifik, terukur, terjangkau, relevan, dan memiliki jangka waktu yang jelas.

Keenam, mengkomunikasikan rencana aksi kepada seluruh anggota tim. Hal ini dilakukan untuk menjawab pertanyaan siapa saja yang perlu mengetahui rencana aksi ini.

Mengkomunikasikan bisa dilakukan dengan berbagai media dan peralatan sosialisasi, baik tertulis atau secara lisan, baik manual atau digital, baik secara formal atau non-formal.

Ketujuh, melakukan implementasi, monitor dan evaluasi terhadap rencana aksi yang telah dibuat. Artinya harus dipastikan tindakan berjalan dengan baik. Peran pimpinan sangat krusial pada fase ini.

Monitor dan evaluasi sejatinya dilakukan secara berkala sehingga bisa dilakukan tinjauan kemajuan (progress review). Dengan adanya tinjauan kemajuan, kendala yang mungkin terjadi bisa langsung diintervensi sehingga akan meminimalisir kemungkinan permasalahan yang lebih besar.

Semua langkah rencana aksi ini memerlukan dedikasi dan komitmen yang kuat dari seluruh anggota organisasi untuk bersama menyukseskan apa yang sudah direncanakan. Jika tidak, rencana hanya akan menjadi dokumen tertulis yang tidak pernah terealisasikan dengan baik.

Ada istilah yang sangat cocok menggambarkan rencana aksi ini, "Tuliskan yang akan dilakukan dan lakukan apa yang sudah dituliskan." Maknanya, rencana tanpa aksi atau aksi tanpa rencana sama-sama membahayakan. 

Alhasil, meskipun pandemi masih melanda dunia, merencanakan pengembangan (growth plan) dan melanjutkannya dengan rencana aksi (action plan) bukanlah hal yang salah untuk dilakukan. Justru hal ini sangat perlu dilakukan. 

Mengapa? Karena pandemi adalah krisis, dan krisis adalah keadaan tak menentu, apapun bisa terjadi. Sambil kita berusaha mencari solusi untuk keluar dari krisis, pada waktu yang bersamaan kita bisa memikirkan langkah kita kedepannya.

[Baca Juga: Konsep "SMART" Menetapkan Target Pendidikan]