Umumnya ada dua fase dalam perencanaan turnaround, yaitu fase strategis dan fase detail. Fase strategis mencakup gambaran umum tentang arah yang akan diambil dan cara mencapai tujuan tersebut. Pada fase perencanaan detail, ditetapkan hal-hal spesifik yang harus diselesaikan dan jika perlu, rencana strategis lebih lanjut disusun.
Selain perencanaan strategis turnaround, penting untuk berbagi informasi seperti tujuan, jadwal persiapan proyek, dan pengelolaan risiko secara dinamis dengan para pemangku kepentingan. Dengan berkomunikasi secara konsisten, akan lebih mudah menangani masalah atau penundaan yang mungkin terjadi.
2. Antisipasi Hal yang Tak Terduga
Rencanakan untuk tidak terkejut. Dalam setiap proyek turnaround, hambatan atau keadaan tak terduga seringkali tak dapat dihindari. Mengantisipasi variabel-variabel ini adalah kunci untuk meningkatkan efektivitas turnaround secara keseluruhan.
Mulai dari satu fase ke fase berikutnya, rencana Anda harus mencakup semua aktivitas dan hasil yang diharapkan. Bahkan setelah mengatasi faktor-faktor tersebut, sulit untuk memperkirakan variabel tertentu seperti jumlah suku cadang yang diperlukan dengan pasti selama tahap turnaround tertentu.
Menunggu hingga saat terakhir dapat mengakibatkan penundaan signifikan dalam kemajuan. Oleh karena itu, penting untuk menyediakan berbagai suku cadang, peralatan, dan perlengkapan sebelum memulai proyek. Menghindari pengadaan suku cadang setelah proyek dimulai dapat menghemat waktu dan biaya.
3. Berkoordinasi Sejak Awal dengan Pemasok
Selama periode shutdown, penting untuk mempersiapkan diri dengan optimal guna mengurangi potensi tantangan. Salah satu langkah yang efektif adalah menghubungi pemasok dan mitra sejak awal proses turnaround. Langkah ini akan sangat berguna jika nantinya muncul hambatan atau masalah tertentu.
Turnaround adalah operasi yang kompleks dengan berbagai aspek yang membutuhkan komponen khusus. Beberapa suku cadang mungkin memiliki waktu tunggu yang lama, sehingga keterlibatan awal dengan vendor sangat penting untuk memastikan ketersediaannya saat dibutuhkan. Koordinasi awal dengan pemasok dapat membantu Anda merencanakan potensi kontingensi, memastikan proyek berjalan dengan efisien dan efektif.
4. Menjunjung Kontrol Kualitas yang Ketat
Menjaga kontrol kualitas yang ketat adalah kunci utama dalam mencapai keberhasilan proyek turnaround. Memilih untuk menggunakan hanya suku cadang dan komponen berkualitas tinggi akan signifikan meningkatkan efektivitas turnaround Anda.
Dengan memberikan terlalu banyak fleksibilitas pada spesifikasi, kontraktor mungkin cenderung menggunakan suku cadang yang lebih murah dan kurang berkualitas untuk menyelesaikan proyek. Akibatnya, kualitas suku cadang yang tidak konsisten dapat menyebabkan kinerja yang tidak dapat diprediksi, kebutuhan pemeliharaan yang tidak perlu, dan potensi waktu henti (downtime).
5. Identifikasi Peluang
Selama masa turnaround atau shutdown normal, perusahaan berusaha mengembalikan sistem mereka ke kondisi operasional normal. Namun, perubahan ini juga dapat dianggap sebagai kesempatan besar untuk meningkatkan dan menyempurnakan sistem mereka guna mencapai keandalan dan kinerja yang lebih tinggi.
Meskipun memerlukan waktu dan perencanaan strategis yang lebih lanjut untuk menerapkan perbaikan ini. Namun langkah proaktif ini akan menghasilkan penghematan waktu, energi, dan biaya dalam jangka panjang.
