Mengenal Manajemen Waktu

Kemungkinan yang dapat timbul ketika seseorang #DiRumahAja adalah menjadi lebih produktif dan kreatif. Untuk menjadi produktif dan kreatif, perlu suatu strategi sehingga mencapai hasil maksimum. Strategi ini dikenal dengan istilah Manajemen Waktu. Wawasan mengatur waktu dapat diterapkan untuk bekerja ataupun belajar di rumah. 

Dengan mengatur waktu 24 jam per hari, performa kerja seseorang akan menjadi lebih baik. Hal ini dapat terjadi karena orang tersebut mempertimbangkan segala hal yang akan dikerjakannya. Semua tindakan atau keputusan untuk melakukan aksi perlu diberi prioritas.

Manajemen Waktu adalah cara mengelola waktu sehingga tercipta keseimbangan hidup dan menjadi individu yang produktif.

Langkah 1 - Memulai Manajemen Waktu

Untuk dapat sukses melakukan manajemen waktu, ada beberapa hal penting yang harus diidentifikasi terlebih dahulu. Pertama adalah mengurangi gangguan. Suatu gangguan, walaupun sangat remeh sekalipun, akan membuyarkan konsentrasi. Kedua adalah mendaftar apa saja yang dapat membantu untuk fokus. Ketiga adalah membuat daftar pekerjaan yang harus dilakukan ataupun pelajaran yang harus dipelajari setiap hari. Berikan label prioritas untuk tiap aktivitas tersebut dengan mempertimbangkan sisi 'penting' dan 'mendesak'.

Diagram Memulai Manajemen Waktu--dokpri

Stephen Covey, penulis buku The Seven Habits of Highly Effective People, menyarankan 4 jenis label prioritas:
1. Tidak Penting dan Tidak Mendesak
2. Tidak Penting dan Mendesak
3. Penting dan Tidak Mendesak
4. Penting dan Mendesak

Tabel Prioritas--dokpri

Tidak Penting dan Tidak Mendesak adalah pekerjaan yang tidak perlu dilakukan dan bukan menjadi tugas Anda. Atau pelajaran yang tidak perlu dipelajari karena belum saatnya tahu atau diluar konteks pengetahuan yang wajib diketahui. Apapun yang termasuk kategori ini harus segera dihapus dari daftar rencana kerja harian.

Contoh kegiatan Tidak Penting dan Tidak Mendesak:

• Menonton Sinetron TV padahal ada banyak prioritas lain di hari itu.
• Mempelajari tentang bagaimana membangun sofware belajar dari rumah untuk anak di jenjang Sekolah Dasar.

Tidak Penting dan Mendesak adalah pekerjaan yang harus diamanatkan kepada orang lain. Pekerjaan ini membutuhkan tenaga ekstra dan waktu cukup banyak tetapi tidak berhubungan dengan tujuan Anda bekerja. Untuk mendelegasikan suatu pekerjaan, ada hal yang harus dikorbankan. Bentuk pengorbanan itu dapat berupa uang.

Contoh kegiatan Tidak Penting dan Mendesak:

• Pekerjaan rumah tangga seperti memasak, menyapu, mencuci, dan membersihkan rumah dapat didelegasikan kepada asisten rumah tangga harian dengan mengorban sejumlah uang sebagai upah.
• Membaca dan merangkum pelajaran hafalan dapat didelegasikan kepada teman yang kurang mampu ekonominya dengan memberikan uang sebagai upah yang disisihkan dari uang jajan harian.

Penting dan Tidak Mendesak adalah pekerjaan yang harus diprioritaskan. Meskipun pekerjaan ini sulit tetapi harus dikerjakan lebih dahulu sebelum menjadi mendesak. Ukuran keberhasilan mencapai tujuan bekerja dilihat dari seberapa banyak pekerjaan dengan label ini sudah diselesaikan.

Contoh kegiatan Penting dan Tidak Mendesak:

• Membuat perencanaan kerja harian dan mingguan.
• Olah raga dan bermain-main di luar rumah.

Penting dan Mendesak adalah pekerjaan yang harus dikerjakan terburu-buru karena sifatnya genting. Biasanya pekerjaan jenis ini timbul karena permintaan orang lain dan tidak dapat ditolak. Namun kegiatan ini justru membantu mencapai tujuan bekerja sehingga perlu dikerjakan saat ini juga.

Contoh kegiatan Penting dan Mendesak:

• Menangani peristiwa yang sifatnya darurat dan memerlukan penanganan medis.
• Memeriksa tugas yang hampir terkena deadline.

Langkah 2 - Melakukan Manajemen Waktu

Berlakukan PDCA - Plan, Do, Check, Action - untuk menerapkan Manajemen Waktu. Maksudnya untuk mengetahui keefektifan sistem manajemen waktu yang telah dibuat. Juga memudahkan untuk melakukan perbaikan dari waktu ke waktu.

Diagram PDCA--dokpri

PLAN - Rencanakan

Susun kegiatan-kegiatan yang sudah ditentukan prioritasnya ke dalam jadwal harian. Tentukan kapan mulai, berapa lama harus dikerjakan, dan kapan harus selesai.

DO - Lakukan

Terapkan jadwal harian yang sudah dibuat. Satu atau dua hal mungkin harus fleksibel. Nikmati jadwal itu dan berusaha tetap pada rencana awal.

CHECK - Evaluasi

Evaluasi berguna untuk memastikan jadwal yang dibuat tetap dikerjakan dan mendaftar apa saja yang telah berhasil dicapai. Lakukan evaluasi to-do setiap hari untuk mengetahui prestasi di hari itu. Evaluasi tiap akhir minggu untuk mengetahui efektivitas sistem yang sedang diterapkan.

ACTION - Terapkan Hasil Evaluasi

Menerapkan hasil evaluasi di akhir pekan pada minggu berikutnya berguna untuk membuat sistem manajemen waktu yang telah dibuat menjadi lebih produktif. Daftar kegiatan baru yang harus dilakukan menjadi jelas, rapi, dan terjadwal. Tujuan bekerja pun tetap pada jalurnya dan terpenuhi.

Efek Sisyphus

Sisyphus adalah mitos Yunani kuno. Dia terkurung dalam satu pulau dan harus mendorong sebuah batu raksasa hingga ke puncak gunung. Namun setiap kali Sisyphus berhasil menempatkan batu itu di puncak, batu raksasa itu menggelinding kembali ke bawah gunung.

Mengatur waktu perlu dilakukan agar memutus rantai efek Sisyphus. Efek ini terjadi karena tidak ada perencaan rutin atau biasa dikenal dengan istilah to-do list. Tanpa perencanaan, waktu dapat terbuang sia-sia. Padahal tidak seorangpun dapat kembali ke masa lalu. Waktu saat inipun terus berjalan dan tidak dapat dihentikan. Yang dapat dirubah atau dioptimalkan adalah waktu yang akan datang.

#DiRumahAja membuka peluang yang besar untuk efek Sisyphus. Untuk itu perlu ada manajemen waktu yang jelas sehingga tidak menghambur-hamburkan waktu. Harus ada prestasi yang dicapai, apapun itu.

Orang-orang terkenal mengatakan bahwa kiat sukses mereka adalah hidup teratur, memiliki jadwal yang jelas, disiplin dan membuat tiga hal tersebut menjadi kebiasaan sehari-hari.