Penting dan Mendesak adalah pekerjaan yang harus dikerjakan terburu-buru karena sifatnya genting. Biasanya pekerjaan jenis ini timbul karena permintaan orang lain dan tidak dapat ditolak. Namun kegiatan ini justru membantu mencapai tujuan bekerja sehingga perlu dikerjakan saat ini juga.
Contoh kegiatan Penting dan Mendesak:
- Menangani peristiwa yang sifatnya darurat dan memerlukan penanganan medis.
- Memeriksa tugas yang hampir terkena deadline.
Langkah 2 - Melakukan Manajemen Waktu
Berlakukan PDCA - Plan, Do, Check, Action - untuk menerapkan Manajemen Waktu. Maksudnya untuk mengetahui keefektifan sistem manajemen waktu yang telah dibuat. Juga memudahkan untuk melakukan perbaikan dari waktu ke waktu.
PLAN - Rencanakan
Susun kegiatan-kegiatan yang sudah ditentukan prioritasnya ke dalam jadwal harian. Tentukan kapan mulai, berapa lama harus dikerjakan, dan kapan harus selesai.
DO - Lakukan
Terapkan jadwal harian yang sudah dibuat. Satu atau dua hal mungkin harus fleksibel. Nikmati jadwal itu dan berusaha tetap pada rencana awal.
CHECK - Evaluasi
Evaluasi berguna untuk memastikan jadwal yang dibuat tetap dikerjakan dan mendaftar apa saja yang telah berhasil dicapai. Lakukan evaluasi to-do setiap hari untuk mengetahui prestasi di hari itu. Evaluasi tiap akhir minggu untuk mengetahui efektivitas sistem yang sedang diterapkan.
ACTION - Terapkan Hasil Evaluasi
Menerapkan hasil evaluasi di akhir pekan pada minggu berikutnya berguna untuk membuat sistem manajemen waktu yang telah dibuat menjadi lebih produktif. Daftar kegiatan baru yang harus dilakukan menjadi jelas, rapi, dan terjadwal. Tujuan bekerja pun tetap pada jalurnya dan terpenuhi.
Efek Sisyphus
Sisyphus adalah mitos Yunani kuno. Dia terkurung dalam satu pulau dan harus mendorong sebuah batu raksasa hingga ke puncak gunung. Namun setiap kali Sisyphus berhasil menempatkan batu itu di puncak, batu raksasa itu menggelinding kembali ke bawah gunung.
Mengatur waktu perlu dilakukan agar memutus rantai efek Sisyphus. Efek ini terjadi karena tidak ada perencaan rutin atau biasa dikenal dengan istilah to-do list. Tanpa perencanaan, waktu dapat terbuang sia-sia. Padahal tidak seorangpun dapat kembali ke masa lalu. Waktu saat inipun terus berjalan dan tidak dapat dihentikan. Yang dapat dirubah atau dioptimalkan adalah waktu yang akan datang.
#DiRumahAja membuka peluang yang besar untuk efek Sisyphus. Untuk itu perlu ada manajemen waktu yang jelas sehingga tidak menghambur-hamburkan waktu. Harus ada prestasi yang dicapai, apapun itu.
Orang-orang terkenal mengatakan bahwa kiat sukses mereka adalah hidup teratur, memiliki jadwal yang jelas, disiplin dan membuat tiga hal tersebut menjadi kebiasaan sehari-hari.
