Magang Ilmu Perpustakaan di Bakorwil III Malang : Menjelajah Dunia Informasi dan Arsip

Program studi ilmu perpustakaan merupakan ilmu yang luas, bukan hanya mempelajari mengenai Perpustakaan dan penataan koleksinya saja. Ilmu Perpustakaan ini juga mempelajari bagaimana informasi dikelola dan disimpan. Terdapat beberapa universitas yang memiliki program studI ilmu perputstakaan, salah satunya di Universitas Negeri Malang (UM). Program studi ilmu perpustakaan di Universitas Negeri Malang memiliki tiga peminatan utama sebagai pengembangan potensi mahasiswa. Peminatan tersebut yakni, Literasi Sekolah, Manajemen Record, dan Manajemen Informasi. 

Pada kegiatan magang di Badan Koordinasi Wilayah III Malang (BAKORWIL III MALANG), peserta berasal dari peminatan Manajemen Informasi dan Manajemen Record. Peserta ditempatkan di bagian Record Center/ bagian kearsipan dan divisi Sosial Media. Peserta yang memilih peminatan manajemen record ditempatkan di bagian kearsipan selama tiga bulan, sedangkan peserta dengan peminatan informasi ditempatkan di divisi sosial media selama satu bulan pertama, bulan kedua dan ketiga  di bagian kearsipan, sampai dibulan terakhir kami ditempatkan di perpustakaan untuk menglasifikasikan Koleksi yang ada di perpustakaan Bakorwil III Malang.

Kali ini, kami para peserta akan membagikan pengalaman kami magang di Bakorwil III Malang :

1. Pengerjaan E-Magazine

Foto Hasil Pembuatan E-Magazine  (Sumber: Dokumentasi Pribadi)

Pada bulan pertama magang, tim kami dibagi menjadi dua tim. Peminatan informasi ditempatkan di bagian sosial media untuk mempelajari alur penyebaran informasi dan promosi yang dilakukan oleh Bakorwil III Malang. Kegiatan ini ditujukan untuk mengonversi salah satu mata kuliah Kajian Sosial Media. Tugas yang diberikan kepada kami berupa pembuatan E-Magazine (Majalah Digital) yang mana akan dilampirkan di website Bakorwil III Malang dalam rangka memperingati HUT Jawa Timur ke-79. 

Majalah digital ini berisi tentang kegiatan yang dilakukan oleh Bakorwil III Malang dalam satu tahun terakhir. Informasi yang diberikan bersifat publik, sehingga ditujukan untuk semua kalangan yang ingin tahu tentang kegiatan Bakorwil III Malang. Berikut kami tampilkan Link Publikasi E-Magazine.

2. Pengarsipan Dokumen 

Foto Ruang Kearsipan (Sumber : Dokumentasi Pribadi)

Kegiatan pengarsipan di Bakorwil dimulai dengan mengelola dokumen-dokumen dari departemen Pemerintahan. Tugas utama meliputi pemberian klasifikasi dan indeks terhadap arsip inaktif, yang dicatat dalam Google Spreadsheet. Topik dominan terkait kepegawaian dan keuangan, termasuk dokumen dari gudang di lantai 2 yang mayoritas laporan keuangan dan berita acara. Semua arsip inaktif ini dipindahkan ke ruang arsip khusus untuk dokumen rahasia.