Baca Ini Sebelum Memulai Karier sebagai Project Manager!

Dalam lautan ketidakpastian dan persaingan bisnis yang tak pernah surut, peran seorang project manager semakin penting. Data yang dikumpulkan oleh Josh Ruston menunjukkan bahwa hanya 29% proyek yang berhasil diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran, dengan 19% lainnya gagal total. 

Fakta ini memang mengejutkan, namun juga menjadi panggilan bagi kita yang berani mengambil resiko, mengubah tantangan menjadi peluang, dan membawa perubahan nyata.

Dibalik angka-angka tersebut, terdapat fakta yang menginspirasi. Standish Group Chaos Report tahun 2018 membawa kabar baik, dengan menyebutkan bahwa praktik manajemen proyek yang teruji mampu meningkatkan tingkat keberhasilan organisasi hingga 92%.

Jadi, apakah kita siap merangkul ketidakpastian ini? Mari kita telusuri lebih jauh mengapa menjadi seorang project manager tidak sekadar sebuah pekerjaan, melainkan sebuah panggilan untuk membentuk masa depan perusahaan dan meraih kesuksesan yang tak terduga.

Mengapa Karir Project Manager Menjanjikan?

Karir sebagai project manager menjanjikan karena industri manajemen proyek terus berkembang pesat. Sejak awal 2000-an, pertumbuhan ini didorong oleh kemajuan teknologi, memudahkan pengelolaan proyek. 

Pasar global untuk perangkat lunak manajemen proyek diperkirakan mencapai $4,7 miliar, menunjukkan tingginya permintaan. Dengan kemajuan teknologi yang terus berlangsung, keterampilan dalam menggunakan perangkat lunak terbaru menjadi kunci untuk mempercepat pencapaian tujuan proyek.

Peluang karir project manager juga luas, mencakup sektor-sektor seperti teknologi informasi, konstruksi, kesehatan, dan keuangan. Dengan pengalaman yang tepat, seorang project manager dapat menemukan peluang karir yang menarik. Dengan stabilitas karir dan kesempatan untuk pertumbuhan yang berkelanjutan, menjadi project manager menawarkan prospek yang menarik bagi para profesional yang berminat.

Tugas Utama Project Manager

Dalam memimpin suatu proyek, seorang Project Manager memiliki tanggung jawab yang penting dalam setiap tahapan proses manajemen proyek. Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang lima tahapan utama dalam proses manajemen proyek:

Inisiasi Proyek (Project Initiation)

Tahap inisiasi proyek merupakan awal dari perjalanan proyek, di mana Project Manager bertanggung jawab untuk merumuskan visi proyek, menetapkan tujuan yang jelas, dan mengidentifikasi stakeholder kunci. Mereka melakukan analisis awal terhadap kebutuhan proyek, memetakan risiko potensial, dan mengevaluasi ketersediaan sumber daya. Keputusan untuk memulai proyek diambil berdasarkan hasil analisis komprehensif ini.

Perencanaan Proyek (Project Planning)

Selanjutnya, Project Manager bekerja sama dengan tim untuk menyusun rencana rinci yang mencakup jadwal, anggaran, dan sumber daya yang dibutuhkan. Perencanaan proyek ini bertujuan untuk mengatur langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek dengan efisien. Mereka juga mengidentifikasi milestone penting dan menetapkan metrik untuk mengukur kemajuan proyek.

Pelaksanaan Proyek (Project Execution)

Setelah rencana proyek disusun, tahap pelaksanaan dimulai. Di sini, Project Manager memimpin tim dalam melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Mereka mengalokasikan sumber daya, mengawasi pelaksanaan tugas, dan berkoordinasi dengan stakeholder terkait. Project Manager juga bertanggung jawab untuk mengatasi hambatan atau masalah yang mungkin muncul selama pelaksanaan proyek.

Pemantauan dan Pengendalian Proyek (Project Monitoring and Controlling)

Tahap ini melibatkan pemantauan kemajuan proyek secara terus-menerus dan mengidentifikasi penyimpangan dari rencana asal. Project Manager menggunakan alat dan teknik pengendalian untuk memonitor kinerja proyek, mengidentifikasi risiko baru, dan membuat perubahan rencana jika diperlukan. Mereka juga berkomunikasi secara teratur dengan tim dan pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa semua pihak terlibat tetap mendapatkan informasi tentang kemajuan proyek.

Penutupan Proyek (Project Closing)

Terakhir, setelah semua deliverables terpenuhi dan tujuan proyek tercapai, Project Manager mengkoordinasikan penutupan proyek. Ini melibatkan evaluasi akhir terhadap kinerja proyek, pembuatan laporan akhir, dan pelaksanaan proses penyelesaian administratif seperti penyelesaian kontrak dan pembayaran vendor. Penutupan proyek juga merupakan kesempatan untuk merayakan keberhasilan bersama tim dan menarik pelajaran yang berharga untuk proyek-proyek mendatang.

Skill yang Dibutuhkan untuk Menunjang Karir sebagai Project Manager

Keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi project manager yang sukses bukanlah sekadar sekumpulan skill biasa. Mereka adalah fondasi yang kokoh yang mengantarkan berbagai project ke puncak kesuksesan.

Communication

Komunikasi yang efektif adalah kunci dalam kesuksesan manajemen proyek. Seorang project manager harus mampu menyampaikan informasi secara jelas dan tepat waktu kepada tim, stakeholder, dan pihak terkait lainnya. Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan kesalahpahaman dan konflik, menghambat kemajuan proyek. Dengan keterampilan komunikasi yang kuat, project manager dapat memastikan semua pihak terlibat memahami tujuan proyek dan bekerja secara efisien menuju pencapaiannya.

Leadership

Seorang project manager harus menjadi pemimpin yang inspiratif bagi timnya. Mereka harus mampu menginspirasi, memotivasi, dan membimbing anggota tim menuju pencapaian tujuan proyek. Dengan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung dan memfasilitasi kolaborasi yang efektif, mereka dapat memaksimalkan potensi tim dan mencapai hasil yang luar biasa.

Negotiation

Kemampuan negosiasi yang baik adalah aset berharga bagi seorang project manager. Mereka harus bisa bernegosiasi dengan klien, pemasok, dan anggota tim untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan bagi semua pihak terlibat. Kemampuan ini membantu mengurangi konflik, mempercepat pengambilan keputusan, dan memastikan kelancaran jalannya project.

Risk Management

Pengelolaan risiko yang efektif adalah penting dalam menjaga keberhasilan project. Seorang project manager harus mampu mengidentifikasi, mengevaluasi, dan merespons risiko-risiko yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek. Dengan merencanakan strategi mitigasi yang efektif, mereka dapat meminimalkan dampak negatif dari risiko tersebut dan menjaga project tetap berjalan sesuai rencana.

Problem Solving

Kemampuan untuk mengatasi masalah dengan cepat dan efektif adalah kunci dalam menangani tantangan yang muncul selama pelaksanaan project. Seorang project manager harus bisa berpikir secara kreatif, mengidentifikasi solusi yang tepat, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan kelancaran jalannya project.

Time Management

Memastikan project berjalan sesuai jadwal adalah tanggung jawab utama seorang project manager. Mereka harus mampu mengatur waktu dengan baik, mengidentifikasi prioritas, dan mengalokasikan sumber daya secara efisien untuk mencapai tujuan proyek tepat waktu. Dengan manajemen waktu yang baik, mereka dapat menghindari penundaan dan memastikan project selesai tepat waktu.

Level Karir Project Manager

Project manager memiliki peran vital dalam menjaga kelancaran dan kesuksesan proyek sesuai rencana yang telah ditetapkan. Di perusahaan besar, manajemen proyek seringkali melibatkan beberapa tingkatan posisi untuk mengawasi kinerja tim. Menurut career guide yang dimuat di Indeed, ada tujuh level karir project manager di setiap perusahaan: 

1. Project Manager: Sebagai peran di tingkat menengah, project manager bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir. Mereka mengatur sumber daya, menetapkan target, dan memastikan proyek berjalan sesuai jadwal.

1. Assistant Project Manager: Assistant project manager bekerja dekat dengan project manager untuk membantu dalam pelaksanaan proyek. Mereka bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif, koordinasi tim, dan pemantauan kemajuan proyek.

1. Senior Project Manager: Senior project manager adalah peran manajemen yang lebih lanjut, biasanya diisi oleh individu dengan pengalaman yang luas dalam manajemen proyek. Mereka memiliki tanggung jawab yang lebih besar dalam mengawasi proyek-proyek besar dan kompleks.

1. Director of Program Management: Director of program management memimpin perencanaan strategis perusahaan dan mengkoordinasikan semua proyek yang dilaksanakan oleh perusahaan. Mereka bertanggung jawab atas keseluruhan portofolio proyek dan memastikan keseluruhan arah strategis perusahaan.

1. Project Coordinator: Project coordinator bertanggung jawab atas administrasi proyek, termasuk pengelolaan anggaran, pemantauan pengeluaran, dan pelaporan kemajuan proyek kepada pihak terkait.

1. Project Scheduler: Project scheduler fokus pada manajemen jadwal proyek, menetapkan target waktu, dan memastikan proyek berjalan sesuai jadwal. Mereka sering menggunakan perangkat lunak khusus untuk membantu dalam perencanaan dan pelacakan jadwal.

1. Team Leader: Team leader mengkoordinasikan dan memimpin tim kerja dalam proyek tertentu. Mereka bertanggung jawab atas delegasi tugas, pengambilan keputusan, dan memastikan kelancaran kerja tim. Pengalaman sebagai team leader dapat menjadi langkah awal yang baik menuju peran manajemen proyek yang lebih tinggi.

Mengasah Kemampuan Project Management

Ketika proyek menghadapi kesulitan, itu bukan akhir dari segalanya. Kegagalan adalah bagian dari proses pembelajaran, dan seorang project manager harus mampu terus memperbaiki dan meningkatkan project tersebut. Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka, para project manager dapat mengambil kelas atau pelatihan tambahan di platform pembelajaran online seperti Kognisi.id. 

Kelas 'BELAJAR MENGELOLA PROJECT DENGAN SKILL PROJECT MANAGEMENT' akan memberikan insight dari seorang professional project manager. Alif Panji Purna, seorang Strategic Project Management di KG Media, memiliki pengalaman 6 tahun dalam bidang ini. Salah satu proyeknya, Mini Cluster, adalah pembangunan komplek perumahan mini. Melalui pengembangan dan penerapan keterampilan ini, seorang project manager dapat menjadi kunci kesuksesan dalam mengelola proyek-proyek yang kompleks. Kesadaran akan pentingnya peran project manager yang terampil semakin meningkat, menjadikan karir ini menjanjikan bagi para profesional yang berminat memimpin proyek-proyek sukses.