Mengenal Sistem Pengendalian Management, Manfaat, Kekurangan dan Penerapan dalam Kehidupan Sehari-hari

Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) 

Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) adalah seperangkat proses yang digunakan oleh organisasi untuk memastikan semua aktivitas berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan.  Bayangkan SPM sebagai peta jalan bagi perusahaan.

Dengan kata lain, SPM adalah alat yang digunakan oleh perusahaan untuk :

• Memastikan semua orang bekerja menuju tujuan yang sama.
• Mengukur seberapa jauh perusahaan sudah mencapai tujuannya.
• Mengenali masalah atau peluang yang ada.
• Membuat keputusan yang lebih baik

Mengapa SPM Penting?

SPM penting karena membantu perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif. Dengan SPM, perusahaan dapat:

• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
• Meningkatkan kualitas produk atau layanan.
• Mengurangi biaya.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan.

Komponen utama SPM:

• Perencanaan: Menetapkan tujuan dan strategi.
• Penganggaran: Menetapkan alokasi sumber daya (uang, waktu, dll.).
• Pengukuran Kinerja: Membandingkan hasil dengan target.
• Evaluasi: Menganalisis kinerja dan mengambil tindakan korektif.

Manfaat SPM :

• Meningkatkan Efisiensi: SPM membantu organisasi dalam menggunakan sumber daya (uang, waktu, tenaga kerja) secara optimal. Dengan kata lain, pekerjaan bisa selesai dengan lebih cepat dan hemat.
• Meningkatkan Efektivitas: SPM memastikan semua aktivitas yang dilakukan berkontribusi langsung pada pencapaian tujuan organisasi. Artinya, semua upaya yang dilakukan benar-benar memberikan hasil yang diharapkan.
• Meningkatkan Kualitas: SPM membantu organisasi dalam menjaga kualitas produk atau jasa yang dihasilkan. Dengan begitu, pelanggan akan lebih puas.
• Meningkatkan Profitabilitas: SPM dapat membantu organisasi dalam meningkatkan keuntungan. Dengan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan, organisasi dapat mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan.
• Mencegah Risiko: SPM membantu organisasi dalam mengidentifikasi dan mengatasi risiko potensial yang dapat mengancam keberlangsungan bisnis.

Contoh Manfaat SPM

• Dalam perusahaan manufaktur: Mengukur tingkat produksi, kualitas produk, dan efisiensi penggunaan mesin.
• Dalam perusahaan jasa: Mengukur tingkat kepuasan pelanggan, waktu respons, dan biaya operasional.
• Dalam organisasi nirlaba: Mengukur jumlah donasi yang terkumpul, jumlah orang yang terbantu, dan efektivitas program yang dilaksanakan.

Kekurangan Umum SPM:

1. Fokus Berlebihan pada Kuantitas:

• SPM seringkali terlalu menekankan pada target-target kuantitatif (misalnya, angka penjualan, produktivitas) sehingga mengabaikan aspek kualitas, inovasi, dan kepuasan pelanggan.
• Contoh: Perusahaan manufaktur yang terlalu fokus pada target produksi, sehingga mengabaikan kualitas produk dan keluhan pelanggan.

2. Biaya Implementasi yang Tinggi:

• Pengembangan dan implementasi SPM membutuhkan sumber daya yang cukup besar, baik dalam bentuk finansial maupun sumber daya manusia.
• Contoh: Membangun sistem informasi manajemen yang canggih untuk mendukung SPM bisa memerlukan investasi yang besar.

Kekurangan Khusus Berdasarkan Jenis SPM
 1. SPM Berbasis Anggaran:

• Kelemahan: Terlalu fokus pada biaya, dapat menghambat investasi jangka panjang, dan kurang fleksibel menghadapi perubahan.

2. SPM Berbasis Kinerja:

• Kelemahan: Sulit mengukur kinerja untuk semua jenis pekerjaan, dapat memicu persaingan tidak sehat, dan kurang memperhatikan faktor eksternal yang mempengaruhi kinerja

Cara Mitigasi Kekurangan SPM

• Menyeimbangkan antara target kuantitatif dan kualitatif.
• Membuat SPM yang fleksibel dan adaptif.
• Memastikan ketersediaan data yang akurat dan relevan.
• Melibatkan karyawan dalam perancangan dan implementasi SPM.

Contoh Penerapan SPM dalam Kehidupan Sehari-hari:

 1. Mengatur Keuangan Pribadi:

• Perencanaan: Membuat anggaran bulanan, menentukan tujuan keuangan (misalnya, membeli rumah, liburan).
• Pengukuran: Membandingkan pengeluaran aktual dengan anggaran.
• Evaluasi: Mencari tahu penyebab penyimpangan dari anggaran (misalnya, pengeluaran untuk makan di luar terlalu banyak).

2. Menyusun Jadwal Belajar:

• Perencanaan: Membuat jadwal belajar yang detail, menentukan materi yang akan dipelajari.
• Pengukuran: Memantau kemajuan belajar, menyelesaikan tugas tepat waktu.
• Evaluasi: Mengevaluasi metode belajar yang efektif dan tidak efektif.

3. Menjalankan Usaha Kecil:

• Perencanaan: Membuat rencana bisnis, menentukan target penjualan, dan mengelola inventaris.
• Pengukuran: Memantau penjualan, biaya operasional, dan profitabilitas.
• Evaluasi: Mengidentifikasi produk atau layanan yang paling laris dan yang kurang diminati.

Kesimpulan 

SPM tidak hanya berlaku dalam konteks bisnis, tetapi juga dapat diterapkan dalam berbagai aspek kehidupan sehari-hari. Dengan menerapkan prinsip-prinsip SPM, kita dapat hidup lebih terorganisir, produktif, dan mencapai tujuan yang kita inginkan.

Slawi, 27 Oktober 2024