Pengembangan Koleksi

PELAYANAN TEKNIS

2.1 Pengertian dan Fungsi

Menurut Gelfand menyatakan bahwa pelayanan teknis menpunyai fungsi pengadaan/pembinaan koleksi, katalogisasi dan klasifikasi, pemeliharan dan reproduksi. Secara garis besar tugas pelayanan teknis :

• Melaksanakan pengadaan (pembinaan) koleksi
• Memecahkan persoalan yang timbul dalam pemesanan bahan pustaka
• Merencanakan pengadaan bahan pustaka secara terus --menerus
• Memeriksa dan mengikuti penerbitan bibliografi
• Mengusahakan bahan reproduksi jika bahan pustaka aslinya tidak dapat ditemukan lagi (out of print)
• Mengadakan hubungan dengan pedagang bahan pustaka ( agen, toko buku), penerbit dan penyalur
• Menentukan skala prioritas dalam pengadaan /pembelian bahan pustaka
• Melaksanakan pemilihan bahan referensi umum
• Melaksanakan pemilihan dan penermaan bahan pustaka yangditerima sebagai hadia dan tukar menukar bahan pustaka
• Melakukan penelusuran katalog dan bahan yang belum diolah
• Membuat daftar pemesanan/ katru pesanan (desiderata) bahan pustaka yang akan diadakan
• Melakukan verifikasi bibliografis bahan pustaka yang akan dibeli
• Melakukan pengamatan terhadap besarnya dan yang akan digunakan untuk pembelian koleksi.

Cara-cara penambahan koleksi yang dapat dilakukan oleh perpustakaan antara lain:

• Pembelian
• Menerima sumbangan/hadiah/bantuan
• Tukar menukar
• Titipan
• Produksi/penerbitan sendiri
• Pengadaan koleksi perpustakaan dapat dilakukan dengan langkah-langkah atau tahapan 'pekerjaan berikut :
• Pemilihan bahan pustaka
• Pemesanan
• Pencatatan dan inventarisasi bahan pustaka

2.2 pengkajian kebutuhan koleksi

            Untuk dapat melaksanakan pengembangan koleksi secara baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan perlu melakukan beberapa hal antara lain :

• Menganalisis masyarakat pengguna
• Analisis pengguna dapat dilakukan dengan dua cara yaitu analisis informal dan analisis formal. Berikut penjabarannya:
• Analisis informal, hal ini dapat dilakukan oleh pustakawan pada perpustakaan umum dengan cara observasi pengguna, seperti mengamati/membaca koran dengan memperhatikan kegiatan dan kejadian setempat, mengamati organisasi apa saja yang ada di daerah tersebut, dan apa saja kegiatannya, mengamati perkembangan sosial budaya dan ekonomi masyarakat setempat, mengamati perkembangan pendidikan dan teknologi dilingkungan masyarakat yang dilayani.
• Analisis formal, berperan karena : cara informal sering menghasilakan gmabaran subjektif, penelitian formal lebih sistematis, penaggungjawab koleksi akan dikembangnkan dan dana alokasi dana perpustakaan diperlukan data yang objektif dan akurat.

Untuk itu pelaksana analisis pengguna perlu direncanakan secara matang dengan menetapkan :

• Orang/personil yang melakukan pengkajian
• Informasi yang dikaji
• Metode yang digunakan dalam pengumpulan data
• Kegunaan data yang diperoleh

2.3 kebijakan pengembangan koleksi

            Kebijakan pengembangan koleksi sebaiknya dibuat tertulis agar dapat dijadikan sebagi pedman untuk mengatasi masalah yang timbul dikemudian hari. Kebijakan itu :

• Pedoman bagi pemilihan bahan pustaka
• Sarana komunikasi
• Informasi dalam perencanaan
• Selain fungsi diatas, kebijakan pengembangan koleksi juga berguna untuk :
• Memudahkan untuk penetuan metode penilaian bahanpustaka yang akan dibeli
• Memudahkan pemilihan cara pengadaan, apakah melalui agen atau toko buku
• Memudahkan pekerjaan dalam masalah sensor bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan, dimana dapat ditentukan bahan apa saja yang  dapat dijadikan koeksi
• Djadikan bahan pertimbangan dalam perencanaan anggaran perpustakaan
• Memudahkan perencananan kerjasama yang akan dilakuakan dengan perpustakaan dan pusat informasi lainnya
• Memudahkan indentifikasi bahan pustaka yang akan dikerluarkan dari koleksi

Kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh beberapa asaa berikut ini :

• Relevansi dan kesesuaian
• Orientasi kepada pengguna
• Unsur kelengkapan
• Unsur kemutakhiran
• Unsur kerjasama dengan berbagai pihak
• Menggunakan alat bantu
• Kendala dalam pengembangan koleksi anatara lain :
• Ledakan informasi
• Kebijakan pemerintah
• Transprotasi buku luar negeri
• Pengawan bibliografi

2.4 Pemilihan Buku

            Pemilihan buku dilakukan karena dalam kenyataanya suatu perpustakaan tidak dapat mengumpulkan semua bahan pustaka yang diterbitkan baik dalam jumlah maupun jenisnya, karena pengadaan buku dibatasi oleh :

• Tujuan dan sasaran yang ingin disampaikan oleh perpustakaan
• Keadaaan dan kemampuan pengguna yang dilayani
• Dana yang tersedia
• Tenaga pengeolah perpustakaan
• Dan ruangan yang tersedia di perpustakaan

Tujuan pemilihan buku/bahan pustaka karena tidak semua koleksi dijadikan koleksi perpustakaan oleh sebab itu perpustakaan berusaha untuk :

• Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
• Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka dalam bidang yang sesuai dengan tujuan lembaga induknya dan tujuan penyelenggaraan perpustakaan tersebut
• Memiliki koleksi/ dokumen/informasi masa lampau maupun mutakhir dalam berbagai ilmu pengetahuan, kebudayaan, dan hasil penelitian dan lain-lain yang sesuia dengan kebutuhan pengguna dan tujuan perpustakaan
• Memiliki koleksi berupa sejarah perkembangan dan ciri daerah, badan penaungnya
• Menghindari duplikasi koleksi

Prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka anatara lain :

• Relevansi dan kesesuaian
• Orientasi kepada pengguna
• Untsur kelengkapan
• Unsur kemutakhiran
• Unsur kerjasama dengan berbagai pihak
• Menggunakan alat bantu pemilihan

Pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka anatara lain :

• Pustakawan
• Subjek specialis atau pakar
• Bagian sirkulasi
• Bagian pengadaan
• Pengguna
• Seleksi untuk berbagai perpustakaan
• Perpustakaan perguruan tinggi
• Perpustakaan umum
• Perpustakaan sekolah
• Perpustakaan khusus

2.5 Alat Bantu Pemilihan

            Alat bantu pemilihan buku dimaksud antara lain :

• Catalog penerbit
• Bibliografi print
• Tinjauan buku
• Majalah yang sering memuat resensi buku
• Abstrak,
• Seri karangan
• Dan saran dari pengguna

2.6 masalah dalam pemilihan buku

            Dalam melaksanakan pemilihan buku, pustakwan kadang-kadang menghadapi beberapa masalh yang kemungkinan mengakibatkan

Timbul kesulita  dalm menentukan buku mana yang akan dipilih untuk dipesan, dan adakatanya buku yang sudah dipilih tidak jadi dipesan. Kendala tersebut antara lain :

• Anggaran yang diberikan untuk perpustakaan terbatas jumlahnya
• Harga buku mahal dan ada kecenderungan setiap tahun harga naik
• Masalah sensor

2.7 Prosedur Pemilihan dan Pemesanan Buku

            Cara pemilihan bahan pustaka adalah :

• Pemilihan buku dapat dilakukan dengan berdasarkan saran pengguna perpustakaan
• Pemilihan buku dapat dilakukan denga menggunakan alat bantu pemilihan buku seperti, bibliografi, abstrak, dan katalog enerbit
• Pemilihan buku dapat dilakukan dengan mengevakuasikan bukunya secara langsung
• Berdasarkan hasil diskusi tentang buku dari kelompok media seperti radio, dan TV.

Cara pemesanan bahan pustaka antara lain :

• Membeli persediaan yang ada di toko buku
• Memesan melalui satu toko buku, distributor atau agen
• Mengimpor langsung dari luar negeri

Keterangan yang akan ditelusuri adalah :

• Nama pengarang yang lengkap
• Judul
• Editor, penyunting, penerjemah
• Tempat terbit
• Tahun terbit
• Edisi, cetakan dan jild yang dibutuhkan jika buku tersbut berjild
• ISBN
• Harga
• Jumlah ekslamplar yang dibutuhkan
• Penerimaan Dan Inventarisasi

            Pada prinsipnya bahan pustaka baik yang berupa buku, majalah, laporan, bahan bukan buku  yang baru diterima oleh suatu perpustakaan; sebelum diproses lebih lanjut (diregistrasi) harus dilakukan tahapan-tahapan sebagai berikut :

• Periksa alamat pengirim dan penerimanya; jika sesuia dengan ampload
• Periksa kiriman apakh sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita. Sekaligus periksa kondisi fisiknya, apakh keadaan baik atau buruk
• Jika ada yang tidak sesuai dengan pesanan, baik judul, pengarang, atau keadaan rusak, kiriman disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan penggatian yang sesuai (claim)
• Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik, dibuatkan tanda terima dan kirimkan ke pengirim sebagi bukti penerimaan
• Bahan pustaka siap dicatat dalam buku induk, yang sebelumnya iberi stempel inventarisasi dan stempel perpustakaan/ instansi. Stempel kepemilikan paling tidak memuat keterangan :
• Nomor registrasi
• Asal perolahan
• Lokasi penyimpanan
• Jumlah eksamplar (Yulia,1999:143)
• Masalah pengadaan buku di Indonesia

Menurut Sulistyo Basuki (1991:221) mengatakan bahwa persoalan yang dihadapi pustakawan Indonesia dalam hal pengadaan buku adalah :

• Bagi uku terbitan dalam negeri pusat penerbitan terlebih dahulu berpusat di pulau Jawa, khususnya Jakarta, bandung, Yogyakarta dan Semarang
• Lebih sulit memperoleh buku serta informasi dari Negara Asia dari pada Eropa barat atau Amerika
• Prosedur pembayaran seringkali terlalau berbelit-belit, baik untuk pembayaran dalam bentuk rupiah maupu mata uang asing
• Dana yang tersedia tidak selalu tersedia pada waktunya
• Terbatasnya informasi mengenai buku yang tersedia
• Ada seorang penulis merangkap sebagai penerbit sekaligus distributor bukunya
• Adanya ketentuan harus membayar di muka terutama untuk pelanggan majalah asing
• Prosedur administrasi berbelit-belit
• Pemilihan bahan pustaka Hadiah
• Pemilihan serta Prosedur pemilihan