5 Strategi Procurement yang Efisien untuk Usaha Kecil dan Menengah (UKM)

Procurement merupakan proses yang memerlukan banyak perhatian bagi Usaha Kecil dan Menengah (UKM). Tanpa strategi yang tepat, procurement bisa menguras biaya yang sangat banyak, sementara UKM sebenarnya membutuhkan cara untuk membantu mereka menghemat biaya. 

Mengurangi pembelian mungkin akan membantu Anda mengurangi biaya operasional, tetapi langkah ini bisa menjadi bumerang bagi penjualan dan pendapatan Anda. Jadi, yang sebenarnya harus dilakukan adalah melakukan pembelian sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini adalah beberapa strategi procurement yang dapat membantu meningkatkan efisiensi UKM Anda.

1. Prediksikan Permintaan Konsumen

Untuk menghindari pembelian dan pengadaan barang yang berlebihan atau tidak perlu, maka demand forecasting atau prediksi permintaan perlu dilakukan. Ini bisa dilakukan dengan menganalisis riwayat penjualan Anda untuk mengidentifikasi produk yang paling banyak dibeli oleh konsumen dan produk yang jarang dibeli. Anda juga perlu mengetahui trend yang sedang populer saat ini, sehingga Anda dapat memutuskan apakah Anda sebaiknya membeli produk baru atau tidak.

2. Monitor Tingkat Persediaan

Selain mengetahui berapa banyak barang yang perlu dibeli, Anda juga harus tahu kapan sebaiknya Anda membeli barang dari pemasok. Oleh karena itu, inventory tracking sangat penting untuk dilakukan. Ketahui barang mana yang tingkat persediaannya sudah menipis sehingga Anda dapat melakukan pemesanan dengan segera. 

Sistem manajemen inventaris akan sangat membantu Anda dalam hal ini, sebab aplikasi ini menyediakan pengingat otomatis untuk barang yang tingkat persediaannya menipis dan Anda dapat selalumelacak jumlah stok Anda melalui data yang dihasilkan secara real time.

3. Lakukan Quality Control Secara Rutin

Barang yang cacat dan rusak tentu saja tidak akan memberikan Anda keuntungan. Untuk menghindari kerugian akibat pembuangan barang yang tidak layak, sebaiknya lakukan inspeksi atau cek kualitas secara rutin. 

Melalui metode ini, Anda bisa mengetahui barang mana yang mudah rusak sehingga Anda dapat memikirkan strategi pencegahan di kemudian hari. Jika masalahnya ada pada tempat penyimpanan, maka Anda dapat memindahkan barang Anda ke tempat yang lebih aman. Anda juga bisa mengganti barang tersebut dengan barang yang kualitasnya lebih baik di waktu yang akan datang.

4. Otomatiskan Manajemen Pembelian Anda

Tidak ada cara yang lebih baik dibandingkan dengan mengotomatiskan manajemen pembelian Anda. Melalui solusi otomatis, Anda tidak perlu khawatir mengenai keterlambatan pemesanan ke pemasok atau pengiriman yang tidak tepat waktu dari pemasok. 

Sebab, sistem manajemen pembelian memungkinkan Anda untuk membuat pesanan pembelian (purchase order) sesuai dengan kebutuhan Anda, mengestimasi budget, memantau status pesanan Anda, dan masih banyak lagi.

Sistem manajemen pembelian yang baik terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris sehingga Anda dapat segera melakukan pembelian setelah Anda mendapatkan notifikasi tentang tingkat persediaan Anda yang menipis. Ini artinya, Anda dapat membeli barang dengan jumlah yang tepat sesuai dengan kebutuhan Anda. Solusi otomatis mungkin terdengar sangat mahal bagi UKM, akan tetapi kini sudah banyak solusi otomatis yang harganya khusus disesuaikan dengan UKM.

5. Jaga Hubungan Baik dengan Pemasok

Hubungan yang baik dengan pemasok dapat membantu Anda mendapatkan lebih banyak keuntungan. Ketika pemasok merasa senang bekerja sama dengan Anda, mereka akan sangat mungkin memberikan diskon atau harga khusus kepada Anda di masa depan. Proses negosiasi pun akan menjadi lebih mudah dan lancar. Anda mungkin juga akan mendapatkan informasi yang lebih cepat mengenai produk-produk terbaru mereka.

Baca juga artikel yang terkait:

7 Tips Manajemen Gudang untuk Pengelolaan Inventaris yang Optimal