(3) Laporan barang adalah dokumen yang dibuat pada saat barang berwujud dierima yang menunjukkan deskripsi tentang barang, jumlah yang diterima, tanggal penerimaan, dan data lain yang relevan.
(4) Berkas Transaksi Pembelian. Berkas yang dihasilkan melalui computer yang meliputi semua transaksi perolehan yang diproses oleh sisteim akuntasi untuk suatu periode, seperti dstu hari, satu minggu, satu minggu, atau satu bulan. Informasi didalam berkas transaksi perolehan digunakan untuk bermacam-macam catatan, daftar, atau laporan, tergantung pada kebutuhan perusahaan. Contoh-contohnya meliputi jurnal perolehan, berkas induk hutang usaha/dagang, dan transaksi untuk tersebut.
Â
(5) Jurnal atau Daftar Perolehan Laporan yang dihasilkan dari berkas transaksi perolehan yang biasanya mencakup nama pemasok, tanggal, jumlah, dan kelompok akun untuk setiap transaksi seperti perbaikan dan pemeliharaan, persediaan, utilitas. Laporan tersebut juga mengidentifikasi apakah perolehan tersebut dilakukan secara tunai atau secara kredit.
(6) Faktur Pemasok adalah dokumen yang menunjukkan hal-hal seperti deskripsi serta jumlah barang dan jasa yang diterima, harga (termasuk ongkos angkut), syarat potongan tunai, dan tanggal penerimaan kas. Faktur merupakan dokumen yang penting karena menyebutkan jumlah uang yang menjadi hak pemasok atas perolehan tertentu.
(7) Memo Debet adalah dokumen yang menunjukan pengurangan jumlah yang menjadi hak pemasok karena pengemabalian barang atau pengurangan harga. Seringkali, memo debet mempunyai bentuk umum yang sama seperti faktu pemasok, tetapi memo itu mendukung pengurangan hutang usaha bukan penambahan.
(8) Voucher. Dokumen ini biasanya digunakan oleh organisasi sebagai sarana formal pencatatan dan pengendalian perolehan. Voucher meliputi map atau folder yang diisi dokumen atau paket dokumen yang relevan seperti pesanan pembelian, tembusan slip pengepakan, laporan penerimaan barang, dan faktur pemasok.
(9) Berkas Induk Hutang Usaha/Dagang. Berkas induk hutang usaha/dagang adalah berkas untuk mencatat masing-masing perolehan, pengeluaran kas, serta retur dan pengurangan harga perolehan untuk masing-masing, pemasok. Berkas induk dimutakhirkan dari berkas transaksi computer perolehan, retur dan pengurangan harga perolehan, dan pengeluaran kas.
(10) Neraca Saldo Hutang Dagang. Neraca saldo hutang usaha berisi daftar jumlah hutang ke pemasok atau untuk setiap faktur atau voucher pada satu titik waktu tertentu.
(11)Laporan Pemasok. Laporan pemasok disusun setiap bulan oleh pemasok yang menunjukan saldo awal, perolehan, retur dan pengurangan harga, pembayaran ke pemasok, dan saldo akhir. Saldo dan aktifitas tersebut merupakan pernyataan pemasok atas transaksi untuk periode tersebut dan bukan pernyataan klien. Kecuali untuk jumlah dan perbedaan waktu yang diperselisihkan, berkas induk hutang usaha klien seharusnya sama dengan laporan pemasok.
(12) Cek. Dokumen yang digunakan untuk membayar setiap perolehan saat pembayaran jatuh tempo. Setelah cek ditanda tangani oleh orang berwenang, maka cek itu seudah merupakan aktiva. Oleh karena itu, cek yang sudah ditanda tangani atau orang yang diberi tanggungjawab atas tugas tersebut.
