Untuk itu diperlukan dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Tujuannya, tentu untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.
Dokumen dimaksud biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh flowchart diagram 'bagan atau skema alur' di bagian akhir.
Dokumen dimaksud dikenal sebagai standard operating procedure atau disingkat SOP.
Fungsi SOP guna menjelaskan segala hal ihwal dalam proses kerja yang harus dipatuhi.
Penerapan SOP yang baik, benar dan konsisten akan membantu badan publik untuk mempertahankan kualitas kontrol, menjaga proses kerja tersebut tetap stabil, dan sebagai tolak ukur kepatuhan terhadap perundang-undangan (peraturan pemerintah).
Standard operating procedure yang disingkat SOP adalah bahasa Inggris. Bukan bahasa persatuan yang harus dijunjung, bahasa Indonesia.
Bila diterjemahkan ke bahasa Indonesia, standard operating procedure adalah prosedur operasional standar.
Karenanya kalau ada yang menuliskan 'standar operasional prosedur yang selanjut singkat SOP', hal itu salah besar. Kekeliruan yang disengaja, tersebab tak ada dalam bahasa Indonesia.
SOP dalam bahasa Indonesia yang baik, benar dan diakui negara -- UU Nomor 24 Tahun 2009, Perpres 63 Tahun 2019, Keputusan Kepala Badan Pengembangan Dan Pembinaan Bahasa Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, Dan Teknologi Nomor 0424/I/BS.00.01/2022, serta KBBI -- adalah POS.
Dalam KBBI dijelaskan bahwa POS singkatan dari prosedur operasional standar. Makna POS tak sama dengan pos.
