Surat, nota dinas, telaahan staf, notula, instruksi, keputusan, surat edaran, peraturan, dan sebagainya adalah naskah dinas.
Naskah dinas merupakan informasi tertulis yang berfungsi sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat berwenang di lingkungan pemerintah atau perusahaan.
Membuat naskah dinas, misalnya surat, sejatinya tak hanya membuat informasi tertulis. Menciptakan naskah dinas, berarti juga membikin arsip.
Ditulis maupun tidak di 'tembusan' atau 'tembusan disampaikan kepada yth.', setiap surat harus ada arsipnya.
Sebagai rekaman informasi, arsip memiliki fungsi sangat penting. Menjadi referensi bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sebagai bukti atau keterangan nyata jika informasi itu benar adanya.
Tersebab itu, arsip harus dikelola dengan baik dan benar. Petugas yang mengelola arsip disebut arsiparis.
Menteri Dalam Negeri, pada 12 September 2022 menetapkan Permendagri Nomor 83 Tahun 2022.
Peraturan tentang 'Kode Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah' tersebut, diundangkan pada 23 September 2022.
Apa itu Kode Klasifikasi Arsip?
Seperti dijelaskan dalam Pasal 1 angka 3, "Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip."
Dalam Pasal 2 diterangkan, Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 tersebut memiliki 4 (empat) tujuan.
Tujuan dimaksud, "a. sebagai pedoman bagi unit kerja di lingkungan Kementerian dan Pemerintah Daerah untuk menciptakan keseragaman penggunaan Kode Klasifikasi Arsip dalam pengelolaan arsip dinamis."
Lalu, "b. mewujudkan Kode Klasifikasi Arsip sebagai upaya untuk sinkronisasi informasi kearsipan antara Kementerian dan Pemerintah Daerah dalam implementasi sistem pemerintahan berbasis elektronik."
Kemudian, "mewujudkan tertib arsip sesuai dengan tugas dan fungsi kegiatan di Kementerian dan Pemerintah Daerah."
Dan keempat, "d. menunjang kelancaran penataan berkas dalam penemuan kembali arsip."
Di mana tempat Kode Klasifikasi Arsip pada naskah dinas, misalnya surat?
Dalam Pasal 3 ayat (5) Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 disebutkan, "Klasifikasi Arsip menggunakan Kode Klasifikasi Arsip berupa angka."
Kemudian, dalam Pasal 3 ayat (6), dijelaskan, "Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (5) berfungsi sebagai dasar penomoran surat, pemberkasan, penataan, penyusutan, dan penemuan kembali arsip."
Jadi, nomor pada surat di Kemendagri dan Pemerintah Daerah merupakan Kode Klasifikasi Arsip.
Bagaimana penggunaannya?
Sebagai contoh kita "pinjam" Sekretariat Daerah Bengkalis.
Sebagai perangkat daerah, Sekretariat Daerah Bengkalis mempunyai 12 Bagian, yaitu Tata Pemerintahan (misalnya disingkat TP), Hukum (HK), Pengelolaan Perbatasan (PP), Kerja Sama (KS), serta Keuangan dan Perencanaan (KP).
Lalu, Kesejahteraan Rakyat (KR), Protokol dan Komunikasi Pimpinan (PKP), Umum (UM), Pengadaan Barang dan jasa (PBJ), Organisasi (OR), Sumber Daya Alam (SDA) dan Perekonomian (PE).
Umpama, Sekretaris Daerah Bengkalis ingin menyampaikan informasi kepada seluruh Kepala Perangkat Daerah di lingkungan Pemkab Bengkalis agar menyiapkan Standar Operasional Prosedur.
Maka, sesuai tupoksi, nomor awal surat yang digunakan Bagian Organisasi adalah '000.8.3.3'. Kemudian dilanjutkan dengan nomor urut surat keluar. Misalnya, merupakan surat keluar yang ke-15. Jadi nomor surat tersebut adalah '000.8.3.3/15/OR'.
Andaikan surat itu dikeluarkan 8 Februari 2023, perlukah ditambahkan bulan dalam angka Romawi dan tahun, sehingga nomornya menjadi 000.8.3.3/15/0/II/2023?
Merujuk ke beberapa naskah dinas dari Kemendagri, tak perlu. Sebab, bulan dan tahun dikeluarkan, sudah ditulis di bagian lain dari kepala surat (Bengkalis, 8 Februari 2023).
Untuk sejumlah instansi, bahkan tidak ditulis 'Bengkalis, 8 Februari 2023', hanya ditulis '8 Februari 2023'. Hal ini disebabkan di kop surat sudah tertera alamat/tempat di mana surat itu dibuat.Â
Sesuai Kode Klasifikasi Arsip dan prinsip dalam membuat sebuah naskah dinas (singkat dan padat), maka 'Hal' dalam surat itu dapat/cukup ditulis 'Standar Operasional Prosedur'.
Bagaimana kalau berkenaan dengan penilaian reformasi birokrasi mandiri? Maka nomor atau Kode Klasifikasi Arsip untuk surat tersebut '000.8.6.2/15/OR'.
Hal surat itu dapat/cukup ditulis 'Penilaian Reformasi Birokrasi' atau "Reformasi Birokrasi'.
Dengan Kode Klasifikasi Arsip itu, penerima sudah tahu dan paham jika surat dimaksud berasal dari Bagian Organisasi Sekretariat Daerah, merupakan surat ke-15 yang dikeluarkan, dan berkenaan dengan penilaian reformasi birokrasi mandiri.
Tersebab sudah tahu dan paham, Kepala Perangkat Daerah langsung mendisposisikan ke Sekretaris, tidak ke Kepala Bidang.
Demi tertib administrasi, sebaiknya Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 diatur lebih lanjut dengan Peraturan Kepala Daerah masing-masing.
Atau setidaknya, ada Keputusan Kepala Daerah tentang Kode Klasifikasi Arsip masing-masing unit kerja di setiap Perangkat Daerah.
Semoga bermanfaat. Terima kasih. *****
