Lalu, Kesejahteraan Rakyat (KR), Protokol dan Komunikasi Pimpinan (PKP), Umum (UM), Pengadaan Barang dan jasa (PBJ), Organisasi (OR), Sumber Daya Alam (SDA) dan Perekonomian (PE).
Umpama, Sekretaris Daerah Bengkalis ingin menyampaikan informasi kepada seluruh Kepala Perangkat Daerah di lingkungan Pemkab Bengkalis agar menyiapkan Standar Operasional Prosedur.
Maka, sesuai tupoksi, nomor awal surat yang digunakan Bagian Organisasi adalah '000.8.3.3'. Kemudian dilanjutkan dengan nomor urut surat keluar. Misalnya, merupakan surat keluar yang ke-15. Jadi nomor surat tersebut adalah '000.8.3.3/15/OR'.
Andaikan surat itu dikeluarkan 8 Februari 2023, perlukah ditambahkan bulan dalam angka Romawi dan tahun, sehingga nomornya menjadi 000.8.3.3/15/0/II/2023?
Merujuk ke beberapa naskah dinas dari Kemendagri, tak perlu. Sebab, bulan dan tahun dikeluarkan, sudah ditulis di bagian lain dari kepala surat (Bengkalis, 8 Februari 2023).
Untuk sejumlah instansi, bahkan tidak ditulis 'Bengkalis, 8 Februari 2023', hanya ditulis '8 Februari 2023'. Hal ini disebabkan di kop surat sudah tertera alamat/tempat di mana surat itu dibuat.Â
Sesuai Kode Klasifikasi Arsip dan prinsip dalam membuat sebuah naskah dinas (singkat dan padat), maka 'Hal' dalam surat itu dapat/cukup ditulis 'Standar Operasional Prosedur'.
Bagaimana kalau berkenaan dengan penilaian reformasi birokrasi mandiri? Maka nomor atau Kode Klasifikasi Arsip untuk surat tersebut '000.8.6.2/15/OR'.
Hal surat itu dapat/cukup ditulis 'Penilaian Reformasi Birokrasi' atau "Reformasi Birokrasi'.
Dengan Kode Klasifikasi Arsip itu, penerima sudah tahu dan paham jika surat dimaksud berasal dari Bagian Organisasi Sekretariat Daerah, merupakan surat ke-15 yang dikeluarkan, dan berkenaan dengan penilaian reformasi birokrasi mandiri.
Tersebab sudah tahu dan paham, Kepala Perangkat Daerah langsung mendisposisikan ke Sekretaris, tidak ke Kepala Bidang.
