Analisis Jabatan dalam Perusahaan

Di dalam suatu perusahaan, diperlukan pengelolaan yang baik terhadap sumber daya manusia. Untuk bisa mengelola dan mengatur sumber daya manusia yang ada, diperlukan sesuatu yang disebut analisis jabatan. Keberadaan analisis jabatan dalam suatu perusahaan merupakan suatu hal yang begitu penting karena berperan untuk memastikan karakteristik yang harus dikuasai oleh seseorang dalam sebuah jabatan. Lantas, apa yang dimaksud dengan analisis jabatan? Berikut ini akan disajikan pembahasan yang lebih rinci mengenai analisis jabatan.

Analisis Jabatan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Daring, jabatan merupakan pekerjaan atau tugas dalam pemerintahan atau organisasi. Selain itu, terdapat sumber lain yang mengartikan jabatan adalah tugas yang dimiliki oleh seseorang dan dalam pengerjaannya memerlukan pengetahuan, keterampilan, dan keahlian lebih. Untuk analisis jabatan itu sendiri, yaitu merupakan penentuan yang berasal dari isi sebuah jabatan yang mncakup tugas, tanggung jawab, dan hubungan terhadap jabatan lain yang ada dalam suatu organisasi atau perusahaan tersebut.

Analisis jabatan juga meliputi beberapa persyaratan yang diperlukan supaya seseorang dapat melakukan pekerjaan dalam jabatan yang dimiliki dengan baik. Melalui analisis jabatan, selanjutnya akan didapatkan macam-macam ukuran yang berguna sebagai dasar bagi kegiatan-kegiatan dalam fungsi manajemen. Analisis jabatan dibutuhkan untuk memperoleh informasi yang berguna dalam menyusun spesifikasi pekerjaan (job spesification), deskripsi pekerjaan (job description), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).

Analisis jabatan memiliki kaitan dengan berbagai fungsi dari manajemen sumber daya manusia, karena dapat menghasilkan deskripsi jabatan atau pekerjaan yang berisi gambaran mengenai isi dari suatu jabatan baik yang menyangkut tugas atau pekerjaan, standar kinerja (performance standard), dan bobot jabatan (job value), maupun persyaratan pemangku jabatan (job specification) yang akan dapat digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan pekerjaan dalam lingkup penarikan karyawan (recruitment).

Adanya analisis jabatan ini bertujuan untuk menentukan spesifikasi karyawan, keperluan pelatihan, peringkat jabatan yang nantinya berguna dalam penyusunan jabatan dalam organisasi, dan mengembangkan perbaikan metode kerja terhadap suatu pekerjaan. Selain itu, standar kinerja dan persyaratan jabatan dapat digunakan untuk menentukan nilai atau bobot jabatan (job value) yang menjadi dasar dalam pemberian kompensasi.

Metode Pengambilan Informasi Jabatan

1. Metode wawancara. Metode ini paling efektif dan akurat untuk mengumpulkan informasi, karena langsung dari orang yang menduduki jabatan tertentu. Kelemahan metode ini yaitu membutuhkan banyak waktu (time consuming) dan mungkin narasumber memberikan informasi yang tidak sesuai dengan kondisi kerja yang sebenarnya sehingga keterangan menjadi bias.
2. Metode diskusi panel. Para ahli seperti manajer senior, pekerja senior, dan konsultan bekumpul untuk memperoleh informasi yang diperlukan terkait jabatan tertentu. Metode ini meminimalisir bias karena informasi yang diperoleh berasal dari banyak ahli, akan tetapi diperlukan banyak biaya dan waktu saat pelaksanaannya.
3. Metode kuisioner. Memberikan beberapa kuisioner kepada pihak yang memiliki jabatan yang hendak dianalisis (job holder) untuk mengisi kuisioner dan menguraikan tugas, aktifitas, dan tanggung jawab kerja yang akan dilakukan nanti.
4. Metode buku harian. Dalam bahasa Inggris disebut juga diary/log book, yaitu seorang pemangku jabatan menuliskan segala aktfitas dan tugas yang dilaksanakan seperti sedang menulis buku harian. Metode ini cukup efektif karena informasi yang diperoleh nanti akan lebih lengkap karena berdasarkan pemangku jabatan sesungguhnya. Namun, jika sewaktu-waktu lupa untuk tidak mencatatnya maka informsi yang diperoleh kan menjadi kurang atau tidak lengkap.
5. Metode observasi. Metode ini dilakukan dengan mengamati secara langsung pada aktifitas, tugas, dan tanggung jawab yang dilakukan oleh pemangku jabatan. Kelemahan yang dimiliki dari metode ini apabila sepersekian detik tidak mengamati dengan baik, maka informasi yang diperoleh pun menjadi tidak lengkap.

Prosedur Analisis Jabatan

Untuk bisa menyusun analisis jabatan yang dilakukan, perlu diperhatikan beberapa prosedurnya, yaitu menentukan tujuan dari analisis jabatan yang merupakan sebuah langkah  awal yang perlu dilakukan agar mengetahui tujuan dari analisis jabatan dan informasi seperti apa yang dibutuhkan. Kemudian, melakukan perencanaan analisis jabatan dengan menyusun beberapa hal yang meliputi:

• Penetapan informasi umum mengenai organisasi, seperti visi, misi, struktur termasuk data pekerjaan yang ada, mekanisme kerja organisasi, daftar pegawai, data lingkungan kerja, dan berbagai kebijakan personalia.  
• Penentuan komponen informasi jabatan yang mencakup pelaksanaan pekerjaan, persyaratan jabatan, dan identifikasi jabatan
• Menentukan metode pengumpulan data. Seperti yang sudah dijelaskan di atas, metode tersebut bisa berupa wawancara, diskusi panel, kuisioner, buku harian, ataun observasi.

Selanjutnya, mengumpulkan data jabatan yang diperoleh dengan mengurutkannya sebagai berikut:

• Menentukan unit kerja yang akan dipilih datanya
• Melakukan pencatatan jabatan yang tersedia dalam unit kerja
• Menetapkan berapa banyak sampel dalam unit kerja 
• Menuliskan pada lembar kerja analisis jabatan (job analysis worksheet)

Lalu, hal selanjutnya yang perlu dilakukan yaitu mengolah data yang sudah diperoleh menjadi sebuah informasi jabatan dan menyajikan hasil dari analisis jabatan berupa sebuah deskripsi jabatan, klasifikasi jabatan, persyaratan jabatan, desain jabatan, dan bobot nilai jabatan. Langkah terakhir bisa disusun program yang diperlukan dalam manajemen sumber daya manusia

Bentuk Penyajian Hasil Analisis Jabatan

1. Deskripsi Jabatan (job description), merupakan uraian singkat yang ditulis dengan cermat tentang kewajiban, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang dalam posisi tertentu. Dalam deskripsi jabatan, beberapa hal yang diuraikan yaitu identifikasi jabatan, sifat jabatan, dan kualifikasi atau persyaratan.
2. Persyaratan Jabatan (job spesification), merupakan interpretasi tentang kualitas yang harus dimiliki oleh seorang karyawan untuk menempati posisi jabatan tertentu. Hal ini meliputi syarat umum (pengalaman kerja, keahlian, dan tingkat pendidikan) dan syarat khusus (jenis kelamin, minat, bakat,  dan kondisi fisik).
3. Klasifikasi Jabatan (job classification), jabatan ini nantinya dapat dikelompokkan berdasarkan tugas dan tanggung jawab, atau berdasarkan peringkat kepangkatan.
4. Desain/Rancangan Pekerjaan (job design), desain pekerjaan yaitu sebuah perkiraan aktifitas pada sebuah jabatan tertentu. Setelah dilakukan analisis jabatan dan menyusun struktur organisasi, selanjutnya penyusunan rancangan pekerjaan bisa dilaksanakan dengan simple yang berdifat universal. Untuk organisasi yang mempunyai struktur organisasi lama, bisa melakukan penggantian dengan menyusun struktur yang baru atau rancangan ulang pekerjaan sehingga bisa menyusun perluasan jabatan (job enlargement).