Mengubah Cara Bekerja dengan Analisis Pekerjaan

Perusahaan yang memperkerjakan pegawai pastinya memiliki beberapa bagian-bagian didalam susunan organisasinya. Terlebih lagi bagi perusahaan besar yang memiliki jumlah pegawai yang bahkan berjumlah ribuan. Sulit bagi pegawai apabila mereka bekerja tidak memiliki sebuah kejelasan. Kejelasan yang dimaksud ialah apabila para pegawai tersebut bekerja hanya mengandalkan perintah dari atasan mereka tanpa sesuatu yang mereka mengerti mengenai pekerjaan mereka sendiri. Akibatnya sangat fatal apabila terus menerus dibiarkan, hingga dampak terbesarnya ialah berhenti beroperasinya perusahaan tersebut. Maka dari itu, diperlukan sebuah analisis terhadap bidang pekerjaan masing-masing pegawai di dalam perusahaan tersebut. Untuk lebih jelasnya mari kita ulas mengenai analisis pekerjaan dalam artikel ini.

Menurut Sanchez & Levine (2000) dalam buku Industrial/ Organizational Psychology, proses analisis pekerjaan adalah mengumpulkan, menganalisis, dan menyusun informasi mengenai komponen, karakteristik dan persyaratan pekerjaan.

Analisis pekerjaan sendiri mengacu pada proses sistematis untuk mengumpulkan dan melakukan pemeriksaan terhadap seluruh informasi tentang pekerjaan tertentu, termasuk persyaratan keterampilan, peran, tanggung jawab, dan proses untuk membuat deskripsi pekerjaan yang valid. Analisis pekerjaan juga memberikan gambaran akan kualitas aktifitas kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualifiasi yang diperlukan untuk melaksanakan aktifitas tersebut. Dalam suatu kondisi hal-hal fisik, emosional & terkait manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses juga masuk dalam kriteria analisis pekerjaan.

Analisis pekerjaan salah satu upaya penting untuk memastikan bahwa kandidat yang dipilih telah tepat dan memenuhi kriteria yang diminta. Analisis pekerjaan membantu pemberi kerja dalam perekrutan dan seleksi, manajemen kinerja, memilih kompensasi dan tunjangan, dll. Hal tersebut membantu karyawan untuk memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang sebenarnya dibutuhkan dari mereka. Dikarenakan, analisis pekerjaan menyediakan suatu ringkasan kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan, hubungan dengan pekerjaan lain, pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan, dan kondisi kerja dibawahnya pekerjaan tersebut dilaksanakan.

Pertimbangan dan Unsur yang ada dalam Analisis Pekerjaan

Dalam melakukan analisis pekerjaan, tidak serta merta menganalisis keseluruhan dari pekerjaan yang ada. Pemimpin divisi dalam perusahaan didorong untuk berkonsultasi dengan bagian Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mendapatkan panduan pada setiap langkah dalam proses analisis pekerjaan. Banyak pertimbangan yang diperlukan menganalisis pekerjaan, berikut merupakan beberapa pertimbangan yang diperlukan:

• Skala kontribusi pegawai terhadap proses analisis pekerjaan

Pegawai sangat menentukan kualitas dari proses analisis pekerjaan. Hal ini masuk dalam pertimbangan utama suatu perusahaan, terutama perusahaan yang melakukan analisis pekerjaan merupakan perusahaan besar. Dengan jumlah pegawai yang sesuai ketentuan dari perusahaan, maka analisis pekerjaan juga akan berdampak positif terhadap perusahaan tersebut pula.

• Implementasi analisis pekerjaan

Implementasi dari analisis pekerjaan yang ada sangat ditekankan pada rincian prosesnya. Apabila rincian proses dari analisis pekerjaannya baik dan tepat guna, maka hasil yang dicapai juga akan sesuai dengan ekspektasi perusahaan.

• Waktu pelaksanaan analisis pekerjaan

Dalam melakukan analisis pekerjaan, tentu saja pertimbangan waktu sangat diperlukan. Perusahaan tidak hanya dituntut menganalisis pekerjaan sebuah divisi pekerjaan, namun seluruh aspek pekerjaan yang ada pada perusahaan tersebut. Maka dari itu, penganalisisan kerja harus dilakukan pada waktu tertentu yang tidak mengorbankan banyak hal dalam unsur internal dan eksternal perusahaan.

• Keputusan penggunaan orientasi (tradisional/masadepan)

Penggunaan orientasi dalam analisis pekerjaan diperlukan guna sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Dalam hal ini juga sangat diperlukan keefektifan dan kefisiensian analisis pekerjaan terhadap perusahaan tersebut. Hal tersebut guna mengantisipasi orientasi perusahaan yang berkembang setiap waktunya.

Pada proses analisis pekerjaan juga terdapat beberapa unsur yang memengaruhi konseptual pelaksanaan analisis pekerjaan, hal tersebut antara lain:

• Job Description

Uraian jabatan memuat pernyataan faktual dan terorganisir perihal kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu dalam perusahaan.

• Job Spesification

Spesifikasi jabatan memuat informasi jabatan yang berupa penunujukkan kriteria dan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksana yang dapat diterima.

• Job Evaluation

Evaluasi jabatan memuat penilaian atas pekerjaan yang berupa proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan tersebut (menentukan kompensasi).

Perlu digaris bawahi juga bahwa antara job anlysis (analisis pekerjaan) dengan Job Description, Job Spesification, dan Job Evaluation merupakan hal yang berbeda. Kebanyakan masyarakat awam menjadikan hal tersebut menjadi satu bentuk yang sama. Namun pada dasarnya, analisis pekerjaan yang menjadikan ketiga unsur tersebut menjadi satu hal.

Melakukan Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan bukanlah hal yang terlalu rumit untuk dikerjakan. Pada dasarnya, jika seseorang yang mampu memahami, menelaah, meneliti, dan mengantisipasi pekerjaan yang ia ambil, maka dia juga mampu untuk menganalisis pekerjaan mereka sendiri. Bahkan pada suatu interview pekerjaan pun, seseorang yang mampu memahami dan menganalisis pekerjaan sebelum memasuki dunia kerja mereka sendiri merupakan suatu nilai tambah. Meskipun analisis pekerjaan yang dimiliki tidak signifikan dan besar hasilnya, namun hal tersebut dapat dikatakan sebagai modal awal dalam mendalami pekerjaan yang ia ambil.

1. Kumpulkan informasi mengenai sebuah posisi pekerjaan

Amati dan lakukan wawancara terhadap karyawan yang saat ini bekerja. Beri penjelasan karyawan akan tugas mereka dan sespesifik mungkin berika pengetahuan ketika mendefinisikan tanggung jawab mereka. Baca manual book atau dokumen yang menjelaskan posisi yang di analisis saat ini. Bandingkan deskripsi pekerjaan yang telah dibaca tersebut dengan apa yang sebenarnya dikatakan dan dilakukan oleh pegawai yang diwawancari. Catat hasil berdasarkan departemen atau posisi individu.

1. Mengevaluasi pentingnya setiap tugas dan kompetensi

Setelah memahami keterampilan apa yang dibutuhkan untuk melakukan setiap tugas, penganalisis dapat menilai tingkat kesulitan setiap tugas dan keterampilan. Tentukan top-level skills untuk setiap bagian. Perhatikan keterampilan mana yang membutuhkan level dasar dan lebih banyak pengalaman.

1. Lakukan penelitian akan standar industri yang ada

Temukan status data pekerjaan dalam analisis pekerjaan yang dilakukan guna memastikan keterikatan tenaga kerja yang ada saat ini. Uji hasil yang ada menggunakan informasi dari kajian pemerintah dan organisasi perusahaan lainnya. Cari saran ahli tentang subjek yang dapat menjelaskan mengenai tugas yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan. Lakukan perbandingkan jaringan dan data dengan bisnis lainnya.

1. Merevisi deskripsi dan standar pekerjaan

Setelah melakukan pengidentifikasian dan menemukan kualifikasi yang paling penting dalam melakukan pekerjaan tersebut, buat daftar untuk setiap pekerjaan dan kompetensi yang dibutuhkan. Buat serangkaian kriteria untuk setiap posisi yang sesuai dengan umpan balik pegawai dan pengamatan kerja perusahaan. Sertakan harapan dan motivasi yang mungkin belum terpenuhi oleh pegawai, namun tetap didasarkan pada pedoman profesional dari penelitian pekerjaan.

1. Gunakan data yang ada untuk membuat perubahan

Observasi keseluruhan dari perusahaan. Berdasarkan analisis, tentukan apakah tugas yang tepat diberikan pada tugas yang benar-benar tepat. Jika diketemukan bahwa pekerjaan di satu departemen cocok untuk tim lain, pindahtugaskan hal tersebut ke pekerjaan lain. Dapat juga diketemukan bahwa beberapa departemen menangani kasus tertentu lebih dari yang lain. Gunakan data analisis pekerjaan untuk menemukan cara mentransfer tanggung jawab pekerjaan berdasarkan kemampuan setiap pekerjaan.