Uraian jabatan memuat pernyataan faktual dan terorganisir perihal kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu dalam perusahaan.
- Job Spesification
Spesifikasi jabatan memuat informasi jabatan yang berupa penunujukkan kriteria dan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksana yang dapat diterima.
- Job Evaluation
Evaluasi jabatan memuat penilaian atas pekerjaan yang berupa proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan tersebut (menentukan kompensasi).
Perlu digaris bawahi juga bahwa antara job anlysis (analisis pekerjaan) dengan Job Description, Job Spesification, dan Job Evaluation merupakan hal yang berbeda. Kebanyakan masyarakat awam menjadikan hal tersebut menjadi satu bentuk yang sama. Namun pada dasarnya, analisis pekerjaan yang menjadikan ketiga unsur tersebut menjadi satu hal.
Melakukan Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan bukanlah hal yang terlalu rumit untuk dikerjakan. Pada dasarnya, jika seseorang yang mampu memahami, menelaah, meneliti, dan mengantisipasi pekerjaan yang ia ambil, maka dia juga mampu untuk menganalisis pekerjaan mereka sendiri. Bahkan pada suatu interview pekerjaan pun, seseorang yang mampu memahami dan menganalisis pekerjaan sebelum memasuki dunia kerja mereka sendiri merupakan suatu nilai tambah. Meskipun analisis pekerjaan yang dimiliki tidak signifikan dan besar hasilnya, namun hal tersebut dapat dikatakan sebagai modal awal dalam mendalami pekerjaan yang ia ambil.
- Kumpulkan informasi mengenai sebuah posisi pekerjaan
Amati dan lakukan wawancara terhadap karyawan yang saat ini bekerja. Beri penjelasan karyawan akan tugas mereka dan sespesifik mungkin berika pengetahuan ketika mendefinisikan tanggung jawab mereka. Baca manual book atau dokumen yang menjelaskan posisi yang di analisis saat ini. Bandingkan deskripsi pekerjaan yang telah dibaca tersebut dengan apa yang sebenarnya dikatakan dan dilakukan oleh pegawai yang diwawancari. Catat hasil berdasarkan departemen atau posisi individu.
- Mengevaluasi pentingnya setiap tugas dan kompetensi
Setelah memahami keterampilan apa yang dibutuhkan untuk melakukan setiap tugas, penganalisis dapat menilai tingkat kesulitan setiap tugas dan keterampilan. Tentukan top-level skills untuk setiap bagian. Perhatikan keterampilan mana yang membutuhkan level dasar dan lebih banyak pengalaman.
- Lakukan penelitian akan standar industri yang ada
Temukan status data pekerjaan dalam analisis pekerjaan yang dilakukan guna memastikan keterikatan tenaga kerja yang ada saat ini. Uji hasil yang ada menggunakan informasi dari kajian pemerintah dan organisasi perusahaan lainnya. Cari saran ahli tentang subjek yang dapat menjelaskan mengenai tugas yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan. Lakukan perbandingkan jaringan dan data dengan bisnis lainnya.
- Merevisi deskripsi dan standar pekerjaan
Setelah melakukan pengidentifikasian dan menemukan kualifikasi yang paling penting dalam melakukan pekerjaan tersebut, buat daftar untuk setiap pekerjaan dan kompetensi yang dibutuhkan. Buat serangkaian kriteria untuk setiap posisi yang sesuai dengan umpan balik pegawai dan pengamatan kerja perusahaan. Sertakan harapan dan motivasi yang mungkin belum terpenuhi oleh pegawai, namun tetap didasarkan pada pedoman profesional dari penelitian pekerjaan.
- Gunakan data yang ada untuk membuat perubahan
Observasi keseluruhan dari perusahaan. Berdasarkan analisis, tentukan apakah tugas yang tepat diberikan pada tugas yang benar-benar tepat. Jika diketemukan bahwa pekerjaan di satu departemen cocok untuk tim lain, pindahtugaskan hal tersebut ke pekerjaan lain. Dapat juga diketemukan bahwa beberapa departemen menangani kasus tertentu lebih dari yang lain. Gunakan data analisis pekerjaan untuk menemukan cara mentransfer tanggung jawab pekerjaan berdasarkan kemampuan setiap pekerjaan.
