Implementasi Supervisor Konstruksi Dalam Fungsi Manajemen

Dalam konteks implementasi siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) dalam manajemen kualitas atau perbaikan berkelanjutan, peran seorang Supervisor bertanggung jawab untuk Implementasi PDCA. Agar dapat berjalan secara efektif dan efisien.1. Perencanaan (Plan):

    1.  Tujuan dan Sasaran:
         *    Penetapan Tujuan yang Jelas: Supervisor  harus memastikan bahwa tujuan yang ditetapkan sangat jelas dan terukur. Artinya,
               1.  Berapa Target BQ yang harus dicapai, minta data & arahan ke Chief Construction meliputi  Total BQ, Target Bulanan
               2.  Identifikasi apakah target tersebut bisa terukur dengan pertimbangkan :
                    -  Akses
                    -  Prosedur Safety
                    -  Interface Internal & External
                    -  Produktivity Standar Manpower
               3. Komunikasikan kepada Chief Construction dan atau Site Manager, item no 2 tersebut ke Atasan sehingga atasan akan                                    memberikan feedback terhadap hal tersebut.
         *    Keterkaitan dengan Visi dan Strategi Organisasi: Tujuan yang ditetapkan harus sejalan dengan visi dan strategi keseluruhan                     organisasi. Visinya Menyelesaikan Proyek sesuai dengan Schedule, Kualitas, Kuantitas, Safety dan Biaya.

    2. Perencanaan Rinci:
        *   Langkah-langkah Tindakan: Rencana tindakan harus mencakup langkah-langkah yang konkret dan terperinci yang akan                          diambil untuk mencapai tujuan. Ini bisa dilihat dari Sequence Pekerjaan dan aktivitas harian.
            1.  Sequence Pekerjaan (dibuatkan oleh Engineering Team)
            2. Aktivitas Harian
                -   Tool Box Meeting07.30 -- 08.00
                -   Construction Work08.01 -- 11.20
                -   Istirahat12.01 -- 13.00
                -   Construction Work13.01 -- 17.30
               -    Pulang17.45  ke kantor
        *   Alokasi Sumber Daya: Supervisor harus memastikan bahwa sumber daya seperti waktu, tenaga kerja, Consumable, Tools, HE                     dll,  telah diperhitungkan dengan cermat dalam rencana tindakan. Ini akan membantu memastikan bahwa perencanaan                               realistis dan dapat diimplementasikan. Rencana ini disampaikan maksimal setiap bulannya tanggal 20.
        *   Jadwal Pelaksanaan: Rencana perlu mencakup jadwal pelaksanaan yang menunjukkan kapan setiap langkah akan dilakukan.                     Jadwal ini harus realistis dan memperhitungkan faktor-faktor seperti prioritas, ketergantungan antar langkah, dan                                      ketersediaan sumber daya.
    3. Pengukuran Keberhasilan:
        *  Indikator Kinerja: Supervisor memastikan bahwa indikator kinerja yang relevan telah ditetapkan untuk mengukur keberhasilan              pencapaian tujuan. Indikator ini bisa berupa angka-angka atau parameter kualitatif yang akan digunakan untuk mengevaluasi                sejauh mana tujuan telah tercapai. Contoh Produktivitas Pengelasan Per Mds.
        *  Target Kinerja: Rencana harus mencakup target spesifik untuk setiap indikator kinerja. Daily Report, Today and Tommorow                      aktivity.
     4. Risiko dan Alternatif:
        *  Identifikasi Risiko: Supervisor harus memahami/ mengenali risiko-risiko potensial yang dapat mengganggu pelaksanaan                          rencana telah diidentifikasi. Ini memungkinkan tim untuk mempersiapkan rencana cadangan atau langkah-langkah mitigasi                  yang sesuai.
        *  Alternatif Rencana: Jika terjadi perubahan situasi atau kondisi yang tidak terduga, perlu ada alternatif rencana yang telah                           dipertimbangkan sebelumnya. Supervisor harus memastikan bahwa tim memiliki rencana B jika rencana A tidak dapat                                 dilaksanakan.

2.  Pelaksanaan (Do):
      Pelaksanaan Rencana:
      1.  Kepatuhan terhadap Rencana: Supervisor harus memastikan bahwa langkah-langkah yang telah direncanakan, dapat                                   dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah disusun. Ini mencakup memastikan bahwa Sequence dan aktivitas kerja harian               tidak ada yang dilanggar.  Contoh disaat jam kerja ya kerja , disaat jam istirahat, ya istirahat, disaat coffe break ya coffee break.
      2. Konsistensi: Supervisor harus memeriksa apakah tindakan yang diambil konsisten dengan standar yang telah ditetapkan dan                   dengan praktik terbaik yang relevan.
      3. Pengumpulan Data:
          1.  Akurasi Data: Supervisor harus memastikan bahwa data yang dikumpulkan selama pelaksanaan adalah akurat dan sesuai                           dengan kebutuhan evaluasi. Data yang tidak akurat atau tidak lengkap dapat menghasilkan analisis yang salah.
          2. Ketepatan Waktu: Data harus dikumpulkan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa evaluasi                         dapat dilakukan secara tepat waktu.
               Contoh
               -  Daily Report harus dilaporkan setiap hari
               -  Laporan Weekly harus dilaporkan secara weekly
               -  Laporan Bulanan harus dilaporkan setiap bulannya tanggal 20

      4.  Ketepatan Pelaksanaan
            1.  Pemahaman Tim: Supervisor harus memeriksa apakah tim yang terlibat dalam pelaksanaan memiliki pemahaman yang jelas                    tentang langkah-langkah yang harus dilakukan dan mengapa hal tersebut penting.
            2. Pelatihan dan Pengembangan: Jika diperlukan, Supervisor harus memastikan bahwa tim telah diberikan pelatihan yang                               diperlukan untuk menjalankan langkah-langkah dengan benar.

       5.  Kepatuhan terhadap Standar
             Standar Kualitas: Supervisor harus memastikan pelaksanaan telah sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan                             sebelumnya. Misalnya :
                -  Perizinan Safety, misalnya PTW
                -  Pengaturan Material
                -  House Keeping

        6. Pelaporan dan Dokumentasi
             Pelaporan Berkala: Supervisor memastikan bahwa tim pelaksana memberikan laporan berkala tentang kemajuan kepada pihak                yang berkepentingan. Laporan ini harus mencakup informasi tentang pencapaian, hambatan, dan langkah-langkah yang                           diambil untuk mengatasi masalah.
            Dokumentasi: Semua langkah pelaksanaan dan data yang dikumpulkan harus didokumentasikan dengan baik. Ini penting                           untuk menjaga transparansi, pelacakan, dan evaluasi lebih lanjut. Usahakan dikirim by email

         7. Kualitas Hasil
              Pengujian dan Pemantauan Kualitas: Supervisor harus memastikan bahwa langkah-langkah pengujian dan pemantauan                              kualitas telah dilakukan untuk memverifikasi kualitas hasil pelaksanaan.

          8.Kolaborasi Tim
              Komunikasi Tim: Supervisor  harus memastikan bahwa anggota tim bekerja sama dan berkomunikasi dengan baik. Hal ini                          membantu mencegah kesalahpahaman dan mempromosikan kolaborasi yang efektif.

          9. Koreksi Tindakan
               Tindakan Perbaikan Langsung: Jika ada kesalahan atau masalah yang muncul selama pelaksanaan, Supervisor harus                                     memastikan bahwa tindakan perbaikan langsung diambil untuk memperbaiki situasi tersebut.

       Dengan memantau dan memastikan bahwa semua item penilaian di atas terpenuhi selama tahap pelaksanaan, Supervisor akan               membantu memastikan bahwa rencana yang telah dirancang di tahap perencanaan dijalankan dengan baik dan menghasilkan                 hasil yang diharapkan.

3.  Pemeriksaan (Check):
     1.   Analisis Data:
           Validitas Data: Supervisor harus memeriksa apakah data yang dikumpulkan valid dan dapat diandalkan. Data yang tidak valid                  dapat mengarah pada kesimpulan yang salah dalam analisis.
     2.  Analisis Kualitatif dan Kuantitatif: Data perlu dianalisis baik secara kualitatif maupun kuantitatif, tergantung pada jenis                              informasi yang dihasilkan. Analisis kualitatif dapat memberikan wawasan tentang aspek-aspek yang sulit diukur secara angka.
     3.  Identifikasi Tren dan Pola: Supervisor harus mencari tren dan pola dalam data yang dianalisis. Ini dapat membantu dalam                          menentukan apakah tujuan dan indikator kinerja telah tercapai atau tidak.
     4.  Kepatuhan terhadap Standar :
          Perbandingan dengan Standar: Pengawas penilaian perlu membandingkan hasil yang dicapai dengan standar yang telah                              ditetapkan sebelumnya. Hal ini akan membantu menilai sejauh mana pencapaian sesuai dengan yang diharapkan.
     5. Tindakan Korektif dan Pencegahan :
          Identifikasi Penyimpangan: Supervisor  harus mencari penyimpangan antara hasil yang dicapai dan tujuan yang ditetapkan. Hal            ini bisa mencakup ketidaksesuaian dengan standar atau hasil yang lebih buruk dari yang diharapkan.
         Rekomendasi Perbaikan: Berdasarkan analisis, pengawas harus memberikan rekomendasi konkret untuk tindakan perbaikan                   yang perlu diambil. Ini bisa berupa perbaikan dalam proses, pelatihan tambahan, atau perubahan rencana.
     6. Kualitas dan Efektivitas :
          Kualitas Hasil: Supervisor harus memastikan bahwa hasil yang dicapai sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.                    Hasil yang berkualitas rendah mungkin memerlukan tindakan perbaikan.
          Efektivitas Tindakan: Supervisor harus mengevaluasi sejauh mana tindakan yang diambil telah efektif dalam mencapai tujuan                yang ditetapkan. Jika tindakan belum efektif, perbaikan lebih lanjut mungkin diperlukan.
     7. Komunikasi dan Pelaporan :
          Pelaporan Hasil: Supervisor harus memastikan bahwa hasil analisis dan temuan disampaikan dengan jelas dan tepat waktu                       kepada pihak yang berkepentingan. Laporan ini dapat digunakan untuk pengambilan keputusan lebih lanjut.
     8. Umpan Balik dan Pembelajaran :
          Umpan Balik Tim: Supervisor harus memberikan Umpan balik terhadap laporan yang disampaikan oleh bawahannya.
          Pembelajaran Organisasi: Temuan dan rekomendasi dari pemeriksaan harus dianalisis secara lebih luas untuk memastikan                        bahwa organisasi secara keseluruhan dapat belajar dari pengalaman ini.

4. Tindakan Korektif (ACT):
     *   Rekomendasi Perbaikan: Berdasarkan analisis data dan temuan Supervisor akan memberikan rekomendasi konkreten untuk                     perbaikan yang dapat diterapkan dalam siklus berikutnya.
     *   Perbaikan Proses: Memastikan bahwa langkah-langkah perbaikan yang diusulkan akan ditindaklanjuti dan diimplementasikan             dalam rencana tindakan selanjutnya.
5. Pengawasan Keseluruhan:
     *  Koordinasi Tim: Memastikan kolaborasi yang baik antara anggota tim yang  
     *  Komunikasi: Memastikan informasi dan temuan yang relevan dikomunikasikan dengan jelas kepada semua pihak yang terlibat               dalam proses PDCA.

6. Evaluasi Umpan Balik:
     *  Penerimaan Umpan Balik: Mengumpulkan umpan balik dari anggota tim atau individu yang terlibat dalam implementasi PDCA               untuk meningkatkan perbaikan di masa depan.

                                                                    ======= Sekian dan terima kasih =======