Lalu kalau begitu apakah pejabat yang tumpukan suratnya demikian banyak adalah pejabat yang malas? Saking banyaknya tumpukan itu, ada surat yang sudah satu minggu berada di mejanya belum sempat disentuh, padahal surat yang belakangan masuk tidak kalah banyak.
Justru semakin tinggi tumpukan itu, semakin malas rasanya menindaklanjuti, mau dimulai dari mana? Akhirnya beberapa hal penting yang harus cepat diputuskan, jadi kehilangan momen atau kehilangan peluang.
Namun tentu tidak adil bila langsung menuduh si pejabat sebagai orang yang pemalas, tanpa meneliti kondisi yang sesungguhnya. Bisa jadi ia orang yang rajin, sering lembur, tapi kurang mampu dalam mengatur waktu dan memilah-milah mana yang harus diprioritaskan.
Bukankah kesibukan pejabat banyak sekali, bukan sekadar surat menyurat? Biasanya pejabat mengalokasikan waktu meneliti surat pada pagi hari sebelum mulai mengikuti rapat dan menerima tamu yang datang menghadap.Â
Tak jarang pula si pejabat harus keluar kantor menemui pejabat di instansi lain, makan siang dengan rekan bisnis, menjadi pembicara di forum tertentu yang berkaitan dengan bidang tugasnya, dan melakukan tugas lainnya.
Lalu sebelum pulang kantor, kembali ke meja kerjanya untuk meneliti surat-surat. Idealnya semua dokumen bisa tuntas terbaca dan didisposisi, diparaf, atau ditandatangani. Namun kalau dokumen tersebut saking banyaknya, jadinya tidak kepegang lagi.
Bila memang tidak kepegang, perlu diperhitungkan dengan cermat, jangan-jangan pada struktur organisasi di kantor tersebut perlu pemekaran bagian, pemekaran divisi, atau pemekaran direktorat.
Dengan demikian, volume surat yang harus ditangani seorang pejabat akan berkurang karena berbagi tugas dengan bagian atau divisi baru hasil pemekaran.
Tapi bila terlalu gampang melakukan pemekaran tanpa kajian yang cermat tentang beban kerja, akhirnya meja kerja si pejabat jadi bersih karena sedikit sekali dokumen yang perlu ditindaklanjuti.
Ingat, pemekaran organisasi pasti berdampak pada penambahan biaya. Jumlah pejabatnya bertambah berarti jumlah gaji yang harus dikeluarkan juga bertambah. Belum lagi kalau untuk level pejabat harus disediakan kendaraan dinas, maka perlu ditambah mobilnya.Â
Intinya, seorang pejabat harus pintar menyiasati beban pekerjaan yang bervariasi, termasuk tugas-tugas yang bersifat administrasi seperti surat menyurat yang adakalanya dianggap tugas ringan, padahal menyita waktu.