4 Teknik Project Management untuk Perkuat Kolaborasi Team Work

Bisa dibilang, kepimpinanan pada dasarnya adalah tentang membangun tim yang kuat, karena pimpinan tidak mungkin melakukan sebagian besar pekerjaannya sendiri, kesuksesan organisasi bergantung pada kekuatan dan kelemahan tim. 

Seorang manajer perlu menyadari bahwa membentuk tim yang kuat harus dimulai dari memperkuat kolaborasi tim.

Untuk itu, para manajer  biasanya akan mengandalkan sekumpulan teknik dan strategi untuk mengembangkan tim yang tidak hanya mengeksekusi dengan presisi tetapi juga menciptakan budaya tim yang sehat dan lingkungan kerja yang mendukung.

Memang, kita memahami bahwa dibutuhkan lebih dari kopdar tim yang sekadar makan siang  atau mengirimkan email inspirasional untuk menciptakan lingkungan tim produktif. 

Meskipun diakui, tidak ada formula tunggal untuk sukses, manajer biasanya mengandalkan teknik khusus untuk mengembangkan tim berkinerja tinggi yang terkadang sulit diimplementasi.

Berikut beberapa teknik manajemen proyek untuk memperkuat kolaborasi sebuah team work.

1. Melakukan Kick-off Meeting

Terlalu sering para pimpinan memulai pekerjaan yang cukup rumit hanya dengan mengirim email atau bahkan mengirimkan pesan menggunakan aplikasi Slack, tanpa adanya rembukan di awal untuk memulai pekerjaan. 

Saat rapat kickoff mungkin terdengar seperti rencana pekerjaan yang membuang-buang waktu, tetapi ini benar-benar kesempatan penting untuk menyatukan pihak-pihak terkait untuk mengklarifikasi elemen kunci (seperti tujuan, ruang lingkup, dan ekspektasi biaya/waktu/kualitas) dan mendiskusikan potensi risiko.

Pertemuan awal juga memberikan kesempatan yang sangat berharga untuk secara proaktif mengklarifikasi asumsi setiap orang. Setiap pemangku kepentingan selalu memiliki asumsi mereka sendiri. 

Dalam banyak hal, pertemuan awal adalah kesempatan pimpinan untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama sebelum pekerjaan dimulai, dan bukankah itu terdengar seperti cara yang bagus untuk mencegah ranjau darat yang tak terhindarkan yang muncul ketika kita tidak meluangkan waktu untuk melakukannya?

2. Mulailah Membangun Hubungan Kerja Dari Awal

Para pimpinan sering kali terlalu fokus pada pekerjaan itu sendiri tepatnya pada tugas, hasil kerja, dan produk kerja, sehingga mereka gagal menyadari bahwa dalam banyak hal, hubunganlah yang memungkinkan dan mendukung kemajuan sebuah tim. Ada banyak orang-orang yang perlu dikenali di awal.

Dalam banyak hal dalam pekerjaan kita sehari-hari, ada atau tidak adanya hubungan kerja, tidak hanya dengan kemajuan tugas tetapi juga secara lebih luas dengan moral tim. 

Manajer proyek memiliki jumlah waktu yang berbeda untuk menjalankan proyek denganbaik sehingga mereka memahami bahwa mereka tidak perlu menunggu sampai hubungan menjadi matang secara alami, mereka harus fokus pada membangun hubungan sejak dini.

Bukan memaksa pertemanan tetapi justru menciptakan lingkungan yang kondusif bagi anggota tim untuk menemukan titik koneksi dan kesamaan, menemukan klik dan mendorong ikatan tim. 

Mereka sering menerapkan teknik sederhana seperti mengubah tempat duduk di acara, meminta anggota tim untuk berbagi sedikit fakta yang diketahui selama perkenalan atau mensponsori jam senang tim untuk membangun koneksi tersebut sedini mungkin.

3. Identifikasi Mode Komunikasi yang Disukai

Hampir setiap orang memiliki mode komunikasi yang disukai. Anda mungkin mengenal orang-orang yang mungkin mengabaikan pesan suara tetapi merespons email dengan cepat atau lambat merespons email tetapi dengan senang hati mengobrol jika Anda mampir ke meja mereka.

Kuncinya adalah mencari tahu mode komunikasi pilihan setiap orang. Sementara sebagian besar pimpinan mungkin memahami pentingnya secara intelektual tetapi tidak secara khusus mengambil tindakan, manajer proyek sering memperoleh informasi ini dari anggota tim untuk memposisikan tim untuk kolaborasi yang kuat di awal.

Salah satu teknik brilian untuk mencapai ini adalah mengakomodasi jenis-jenis mode komunikasi di mana anggota tim diminta untuk berjalan ke ruangan berlabel yang mewakili mode pilihan mereka misalnya tatap muka, telepon/video call, email atau SMS/pesan instan.

Subkelompok mendiskusikan masalah komunikasi mereka terkait cara terbaik untuk bekerja dengan mereka dan kemudian berbagi umpan balik itu dengan tim secara keseluruhan. 

Untuk melakukan aktivitas serupa secara virtual, minta setiap orang untuk menulis mode pilihan mereka dalamdiskusi, lalu bagi tim ke dalam ruang kerja kelompok yang ditentukan oleh mode komunikasi pilihan tersebut dan izinkan mereka untuk berbagi dengan seluruh setelah diskusi grup mode komunikasi mereka selesai.

4. Kembangkan Aturan Dasar Tim

Manajer proyek yang efektif tahu bahwa satu jalan pintas untuk meningkatkan kohesi dan kolaborasi tim adalah secara proaktif menetapkan aturan dasar yang dikembangkan oleh tim untuk tim.

Berapa banyak pemberitahuan sebelumnya yang harus diberikan anggota tim satu sama lain saat meminta dukungan yang bertanggung jawab saat mereka tidak berada di kantor?

Seberapa cepat/lambat rapat dapat dijadwalkan?

Apakah tim lebih suka mengadakan rapat pendek yang lebih sering atau rapat panjang yang lebih jarang?

Untuk panggilan video, apakah peserta diharapkan memiliki kamera (jika tidak, apakah itu tidak disukai)?

Berapa waktu respons yang diharapkan untuk permintaan email?

Ini adalah jenis hal kecil yang dapat berubah menjadi masalah besar dengan sangat cepat ketika anggota tim tidak berkumpul untuk membahasnya secara proaktif. Mengembangkan aturan dasar juga dapat menawarkan kesempatan unik bagi tim untuk membicarakan nilai-nilai dan secara sadar mulai membangun budaya tim yang mereka inginkan.

Sementara para pimpinan biasanya menyadari bahwa ada bahan utama yang diperlukan untuk menciptakan tim yang benar-benar kolaboratif, terlalu banyak yang menipu diri mereka sendiri dengan berpikir bahwa jenis lingkungan kolaboratif ini hanya akan berkembang dengan osmosis dari waktu ke waktu. 

Dihadapkan dengan hasil dan pencapaian yang sensitif terhadap waktu, manajer proyek harus mengembangkan lingkungan kolaboratif dengan cepat. Berita baiknya adalah bahwa rahasia manajemen proyek ini tidak hanya untuk manajer proyek. Kita semua dapat mulai menggunakannya hari ini juga.

Sumber referensi: forbes.com dan artikel lain terkait