Pengalaman Selama Training di Departemen Finance Hotel Intercontinental Pondok Indah, Jakarta

Sedikit informasi untuk para pembaca, kampus saya yaitu STP Trisakti mewajibkan mahasiswanya training selama 2x, yaitu di semester 6 dan di semester 8 (setelah skripsi). Durasi atau lama waktu training itu selama 6 bulan, dan mahasiswanya dapat memilih tempat training sesuai dengan keinginan dan passion mereka (boleh di dalam negeri maupun luar negeri) dan tidak dibatasi (mahasiwa bisa memilih mau training di hotel, resort, restaurant, cafe, bakery, perusahaan, dan lain sebagainya). Selama pandemi Covid-19 ini, mahasiswa juga bisa izin untuk tidak mengikuti training dan diganti dengan berjualan atau membuka usaha/bisnis sendiri di rumah masing-masing.

 Kebetulan saya baru saja selesai training di semester 6 kemarin di departemen finance hotel Intercontinental Pondok Indah, Jakarta mulai dari tanggal 27 Januri 2021 sampai 30 Juni 2021 (hanya sekitar 5 bulan saja dikarenakan kondisi dan situasi pandemi Covid-19 yang semakin parah, sehingga training dipercepat 1 bulan). Alasan saya memilih training di departemen Finance itu karena saya merasa kalau passion saya itu lebih ke arah back office hotel (seperti Finance Human Resources, Sales and Marketing) dan bukan di operasional hotel (seperti Front Office, Food and Beverage Service, House Keeping, dan lain sebagainya). 

Nah, kali ini saya akan memberikan sedikit gambaran, menceritakan pengalaman dan kegiatan yang saya lakukan juga kendala selama training di departemen finance hotel Intercontinental Pondok Indah, Jakarta. Jujur, awal saya interview itu saya cukup takut tidak diterima dikarenakan background saya dari jurusan perhotelan dan tidak begitu mempelajari akuntansi atau finance secara mendalam. Saya sampai mem-prepare dan mempelajari berbagai materi akuntansi dan finance, juga informasi mengenai hotel Intercontinental Pondok Indah, Jakarta. Tidak sia-sia karena setelah interview, tidak lama saya langsung dinformasikan kalau saya diterima training di departemen finance. Dan yang paling saya senang itu adalah ternyata semua pekerja termasuk atasan di departemen finance itu sangat baik, welcome dan tidak pelit ilmu.

Waktu training dilaksanakan 5 hari dalam seminggu dimulai dari hari Senin sampai Jumat, pukul 09:00 -- 18:00 WIB dengan waktu istirahat selama 1 jam. Awalnya saya ditempatkan di divisi Income Audit selama 3 bulan sekaligus membantu Manager Credit, kemudian divisi Purchasing, Receiving, dan Payroll selama 2 bulan terakhir.

Income Audit sendiri merupakan salah satu sub bagian dari Finance & Accounting department yang memiliki tugas melaksanakan pekerjaan memeriksa, mencatat, dan melaporkan informasi data tentang hasil penjualan hotel dan residence sehari penuh. Setiap pagi Income Audit mulai melakukan pemeriksaan dari setiap transaksi yang sudah fix masuk dalam laporan transaksi untuk mengetahui balance atau tidaknya revenue yang didapat dengan hasil yang diperoleh, dan mengecek kecocokan antara bukti - bukti pendukung yang diberikan oleh cashier FO seperti cashier closing report, guest folio, bill, captain order The Lounge, Sugar & Spice Restaurant, Bar, deposit voucher, bank copy, dan bukti bank transfer dengan rincian yang secara otomotis sudah ada di sistem dan telah direkap dan diteliti terlebih dahulu oleh Night Auditor (Duty Manager).

Kegiatan yang saya lakukan saat training di divisi income audit yaitu:

1.  Membantu mengecek Bill Complimentary Voucher IHG Reward
2. Membantu memisahkan  dan mengecekbill revenue, non revenue dan bill offline
3. Menginput dan mengecek berbagai data dari system Opera
4. Menemani Pengecekan EDC di Outlet restoran
5. Membantu Menyusun Journal Cover
6. Mengecek Discount Report dan void

Purchasing merupakan salah satu sub bagian dari Finance & Accounting department yang bertugas mencatat, mengumpulkan semua kebutuhan hotel dan residence dari tiap department dan membeli barang yang dibutuhkan dari berbagai vendor atau pemasok yang bersangkutan. Purchasing juga bertugas untuk mencari pemasok atau vendor terbaik dan termurah yang nantinya akan diajak kerjasama dengan pihak hotel dan residence Intercontinental Pondok Indah, Jakarta.

Berikut merupakan kegiatan yang dilakukan oleh trainee saat training di divisi purchasing:

1. Menyiapkan dan menerbitkan surat pemesanan (Purchase Order)
2. Meng-update daftar harga barang-barang menggunakan aplikasi Material Control
3. Merapihkan berkas-berkas Purchase Order dan Order Requisition kemudian memasukannya ke ordner per department

Selain kegiatan yang dilakukan pada bagian purchasing, trainee juga membantu bagian Finance lainnya seperti receiving. Receiving sendiri merupakan salah satu sub department Finance & Accounting yang bertugas untuk mencatat, memastikan barang-barang yang diterima oleh hotel dari vendor sudah sesuai dengan pesanan yang sudah di pesan oleh purchasing melalui sistem dan nantinya disalurkan ke bagian account payable.

Berikut merupakan kegiatan yang dilakukan oleh trainee saat training di divisi receiving:

1. Meng-input setiap item yang datang pada hari itu ke sistem Material Control
2. Memastikan apakah harga sudah sesuai antara harga ketika pemesanan dengan harga yang tertera pada invoice
3. Menghitung ulang jumlah harga apabila ada perubahan kuantitas atau jumlah pada invoice/faktur
4. Mem-posting barang yang datang ke dalam sistem Material Control dan menge-print order receiving
5. Mengantar barang dan meminta tanda tangan perwakilan dari department saat pesanan barang sudah di antar

Yang terakhir yaitu saya di rolling ke divisi payroll pada department Finance & Accounting. Tugas payroll staff sendiri berhubungan erat dengan pengaturan gaji seluruh karyawan (baik karyawan tetap, kontrak, casual atau daily worker maupun trainee). Dalam sebuah hotel, kehadiran staff payroll akan sangat membantu Director of Finance and Business dan Director of Human Resources dalam melakukan proses penggajian karyawan. Dalam menjalankan tugasnya, staff payroll biasanya hanya seorang saja dan tidak dibantu siapa-siapa karena jobdesknya bersifat confidential atau rahasia. Saya pun dalam membantu payroll staff tidak bisa sembarangan diberi tugas dan hanya dapat membantu yang umum-umum saja seperti:

1. Mengecek ulang secara manual daftar hadir, working hours para pekerja casual agar tidak terjadi kesalahan pembayaran
2. Membantu meng-input nomor rekening para pekerja casual di hotel
3. membantu merapihkan dokumen fisik hotel dan residence

Selama melakukan praktek kerja lapangan di hotel Intercontinental Pondok Indah, Jakarta saya tidak terlalu merasa ada kendala atau kesulitan apapun. Hanya saja pada saat awal belajar menggunakan system atau aplikasi, saya sempat bingung karena step by step yang harus diikuti sangat panjang dan harus dihafal. Selain itu, ada beberapa data dan tugas dari departemen finance yang bersifat confidential sehingga tidak bisa dibantu atau dikerjakan oleh trainee. Kemudian juga diperparah dengan situasi pandemi Covid-19 yang makin parah dari hari ke hari.

Solusi yang saya lakukan untuk mengatasi kendala yang sempat terjadi pada saat melakukan training di hotel Intercontinental Pondok Indah, Jakarta adalah:

• Tidak malu untuk bertanya dan mencatat apa hal yang perlu di catat seperti step by step menggunakan system
• Sebelum mengerjakan tugas yang diberikan, pastikan dahulu apakah tugas tersebut boleh dikerjakan oleh trainee. Apabila tidak boleh, saya akan inisiatif meminta tugas pengganti yang sudah pasti dan boleh dikerjakan oleh trainee
• Selalu menaati protokol Covid-19 sepeti menggunakan masker medis, mencuci tangan, jaga jarak, menghindari kerumunan, dan selalu mengkonsumsi vitamin