Kita pasti sudah familiar dengan logo halal dari Majelis Ulama Indonesia (MUI) yang sering tersemat pada produk makanan/minuman. Bagi negara mayoritas muslim seperti di Indonesia, sertifikat halal menjadi penting terutama bagi para produsen pangan, obat, kosmetika hingga pengelola rumah potong hewan.
Ini mengingat dengan adanya sertifikat halal menunjukan bahwa produk yang dijual atau beredar telah aman baik dari sisi kandungan hingga prosesnya dan tidak bertentangan dengan syari'at islam.
Ironisnya masih ada saja produsen atau pelaku usaha yang mengganggap sertifikat halal sebagai hal sepele. Ini terlihat ketika dengan mudahnya menaruh logo halal di produk yang mereka hasilkan tanpa melalui sertifikasi halal dari MUI. Cukup download gambar halal di mbah Google kemudian ditaruh pada desain kemasan, spanduk atau media promosi.Â
Ini banyak terjadi di masyarakat bahkan saat saya masih kuliah. Ada teman mahasiswa yang melaksanakan program kewirausahaan dan mencantumkan label halal pada produk makanan tanpa melalui sertifikasi halal.
Ketika ditanya kok berani mencantumkan label halal tanpa didaftarkan dan dicek oleh MUI? Jawabannya sederhana, kan bahannya tidak mengandung babi jadi sudah otomatis halal untuk dikonsumsi.
Saat ini saya bekerja di perusahaan produsen minuman air mineral. Kini saya tahu bahwa penyematan label/logo halal pada suatu produk tidak sesederhana yang diucapkan teman saya saat kuliah dulu.
Ada proses panjang yang harus dilalui mulai penyiapan dokumen, pendaftaran sertifikasi halal, monitoring pre-audit, audit dari perwakilan MUI/instansi yang ditunjuk, monitoring pasca audit dan jika semua sudah dilalui dengan memenuhi standar baru mendapatkan sertifikat halal sehingga produsen diperkenankan mencantumkan label halal pada produk.
Ketika masih ada pemikiran bahwa yang penting tidak mengandung unsur babi, darah, atau tulang yang diharamkan dalam ajaran islam serta penggunaan hewan potong telah dilakukan proses pemotongan sesuai syari'at islam maka secara otomatis sudah lolos halal maka pemikiran ini tidak 100 persen benar.
Contoh sederhana, kita menciptakan produk makanan ayam crispy dan dijual ke konsumen. Ayam telah dilakukan pemotongan sesuai syari'at islam, perlengkapan masak juga masih steril dan aman, outlet penjualan juga bersih serta tidak najis namun tanpa sepengetahuannya, minyak goreng yang dipakai selama ini mengandung lemak babi.
Otomatis produk ayam crispy yang dihasilkan sudah tidak memenuhi standar kehalalan produk.
Proses sertifikasi halal akan dilihat dari proses hulu hingga hilir suatu produk yaitu mulai dicek dari bahan baku, proses, SDM tenaga kerja, hingga proses bentuk penanganan kita apabila ditemukan produk yang tidak memenuhi standar namun sudah terlanjur beredar di pasar.
Sedikit informasi bahwa ada 11 kriteria yang perlu dipenuhi oleh pihak produsen baik dari sisi dokumen hingga pengecekan terhadap kesesuaian oleh auditor. 11 Kriteria itu antara lain :
- Kebijakan Halal
- Tim Manajemen Halal
- Pelatihan dan Edukasi
- Bahan
- Produk
- Prosedur Tertulis Aktivitas Kritis
- Fasilitas Produksi
- Kemampuan Telusur (Traceability)
- Penanganan Produk yang Tidak Memenuhi Kriteria
- Â Audit Internal
- Kaji Ulang Manajemen
Tanggal 9 Juli 2020, perusahaan saya melakukan proses perpanjangan sertifikat halal terhadap produk yang dihasilkan. Ini karena sertifikat halal berlaku hanya 2 tahun dan kebetulan masa habis sertifikat halal berakhir saat masa pandemi Covid19.
Meskipun dalam situasi pandemi, saya dan tim manajemen halal selama sebulan penuh mulai melakukan penyusunan dokumen hingga pendaftaran hingga akhirnya mendapat jadwal pelaksanaan audit halal pada tanggal tersebut.Â
Masa pandemi ini sedikit banyak telah merubah pola proses audit yang biasanya berupa pengecekan langsung dengan tatap muka kini dialihkan ke komunikasi daring melalui video online. Wajar mengingat masih ada kekhawatiran terhadap penularan Covid19 yang masih tinggi di Indonesia.
Akhirnya segala proses audit dilakukan melalui virtual yang berlangsung 1 hari. Saya mengalami 3 keseruan melakukan proses audit halal melalui komunikasi daring.
Keseruan Pertama : Pengalaman Pertama Diaudit Secara Virtual
Ada perasaan was-was khususnya bagi tim manajemen halal yang sudah dibentuk oleh perusahaan. Ini karena audit secara virtual baru ini terjadi. Biasanya tim auditor datang ke perusahaan, kami tim manajemen halal hanya tinggal duduk manis dan menyiapkan dokumen yang ingin dikroscek, memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan serta menunjukkan fasilitas maupun proses produksi saat kunjungan ke lapangan.
Proses audit secara virtual berarti tim manajemen halal duduk di ruangan meeting, melakukan video call dengan auditor, mengkroscek dokumen yang sudah dikirim via email, menjawab pertanyaan secara virtual dan kunjungan ke lapangan pun melalui video call.
Ini dikarenakan komunikasi secara virtual memungkinkan terciptanya faktor X yang mempengaruhi proses audit seperti jaringan internet tidak stabil, panggilan error, suara tidak terdengar, adanya kesalahpahaman antara auditor dengan auditee (pihak yang diaudit) dan faktor lainnya.
Saya ingat betul H-1 audit, tim melakukan gladi resik dan persiapan sarana komunikasi virtual. Antar departemen saling memberikan pertanyaan untuk melatih kesiapan tiap departemen, misal departemen QC menjadi auditor dan departemen produksi sebagai auditee, selanjutnya departemen produksi sebagai auditor dan departemen HRGA sebagai auditee.
Begitu seterusnya hingga semua mendapatkan porsi latihan sebagai auditor maupun auditee. Harapannya jika ada pertanyaan sama saat audit, kita sudah siap terhadap dokumen dan jawaban.
Kami pun sibuk menyiapkan sarana dan prasarana audit seperti mengumpulkan dokumen tiap departemen di ruang meeting, pengecekan jaringan internet, proyektor, laptop, headphone, speaker laptop dan kebutuhan lainnya. H-1 seakan menjadi hari yang sibuk untuk persiapan karena kami berusaha memastikan tidak akan ada faktor X yang dapat mengganggu proses audit.
Keseruan Kedua : Kerja Sama Tim Makin Solid
Proses audit ini baik saat masa persiapan hingga audit di hari H, saya melihat kerja sama tim manajemen halal kian solid. Ini terlihat dimana kita saling peduli tidak hanya terkait kesiapan personal namun juga kesiapan divisi lain.
Kebetulan saya sebagai top manajemen selalu menekankan tentang kerja sama tim dan selalu memiliki berbagai plan terhadap suatu masalah. Artinya ketika kita sudah membuat plan A, kita juga harus menyiapkan plan B dan C apabila plan A berjalan tidak sesuai yang diharapkan.
Saya ingat salah satu anggota tim bertanya, "Pak semisal nanti wifi kantor tiba-tiba lemot saat audit virtual bagaimana? Ini karena wifi kantor juga digunakan oleh staff untuk bekerja sehingga sering error ketika yang menggunakan banyak pihak
Siapkan plan B yaitu gunakan modem dan beli kartu perdana yang sinyalnya bisa terjangkau. Akhirnya kami siapkan Plan B untuk menyiapkan modem dan membeli kartu perdana Tri karena Jaringan 3 Indonesia setelah dilakukan pengecekan stabil dan baik.
Contoh kesolidan lainnya adalah pembagian tugas saat hari H. Saya menginstruksikan bagian PPIC untuk mengurus konsumsi auditee karena pasti proses audit berlangsung seharian dan tidak sempat sarapan atau membeli makan siang.
HRGA menyiapkan berkas dan absensi audit, bagian produksi memastikan ruang produksi sudah bersih ketika pengecekan fasilitas, departmen finish goods membantu penyiapan kelengkapan dokumen yang dibutuhkan, QC menghubungi pihak auditor dan saya membantu memastikan ulang sarana dan prasarana sesuai dan  tidak ada masalah.
Menurut saya, proses audit ini semakin membuat kami solid dan memahami bahwa keberhasilan sertifikasi halal adalah tanggung jawab bersama sehingga sebisa mungkin kita memberikan kontribusi selama proses ini.
Keseruan Ketiga : Pembuktian Jaringan Internet Bukan Hambatan
Plan B terkait penggunaan modem dengan jaringan kartu Tri akhirnya dijalankan karena saat uji coba menjelang audit virtual pada hari H, jaringan wifi kantor mengalami trouble. Inilah pembuktian bahwa perlunya plan B dan C untuk antisipasi terhadap suatu yang tidak terduga. Kami pun bersyukur sudah memikirkan kondisi ini.
Proses audit berjalan lancar meskipun auditor melakukan proses audit di rumahnya yang ada di Jakarta sedangkan kami berada di Pasuruan, Jawa Timur menunjukkan bahwakita bisa kalahkanjarak karena jarak bukanlah masalah selagi internet selama conference call lancar.
Bahkan saat proses pengecekan di lapangan yang jaraknya cukup jauh dari ruang meeting serta harus memasuki ruangan tertutup seperti laboratorium dan ruang produksi, jaringan internet Tri tetap stabil hingga pengecekan dapat berjalan baik dan sesuai yang diharapkan.
Proses audit berlangsung hingga 6 jam dan tidak terlalu banyak temuan karena sesuai prosedur sudah sesuai dengan standar halal hanya mungkin ada penambahan instruksi kerja di dokumen salah satu departemen saja.
Kami pun bisa mengucapkan syukur dan lega meskipun hasilnya baru diinfokan Senin 12, Juni 2020 namun kami yakin 95 persen akan lolos karena tidak ada temuan yang bersifat kritis/major.
Salah satu kunci keberhasilan kami juga berkat Jaringan 3 Indonesia yaitu kartu Tri. Bayangkan jika kami tetap mengandalkan wifi kantor yang ternyata error pada hari H tentu akan menjadi masalah besar. Bisa jadi proses audit akan direschedule dan persiapan kami selama sebulan berantakan hanya karena masalah jaringan.
Saran saya bagi sahabat kompasiana yang juga melakukan proses penting melalui media virtual, pastikan jaringan tidak akan menjadi hambatan karena 1 kesalahan bisa berakibat fatal.
 Itulah 3 Keseruan saya selama proses serfitikasi halal dan berharap perusahaan akan segera mendapatkan informasi lolos sertfikasi dan layak mendapatkan sertifikat halal. Jarak bukanlah hambatan meskipun ditengah pandemi seperti ini dan buktikan bahwa kita bisa #kalahkanjarak dengan jaringan yang baik karena Tri merupakan produk AlwaysOn.
Tulisan ini juga sebagai bagian dari blog competition #KalahkanJarak untuk tetap produktif bersama jaringan baru TriÂ
Bila ingin mengetahui produk Kartu Tri dapat diakses di link website https://bit.ly/2XqKZMI dan  http://www.tri.co.id/ atau klik disini dan @triindonesia untuk twitter, ig ataupun FB.
